Podsumowanie umowy o współadministrowaniu

Podsumowanie informacji dotyczących współadministrowania danymi przez spółki z Grupy Randstad zgodnie z art. 26 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)

Zgodnie z art. 26 RODO, poniższe informacje stanowią podsumowanie działań związanych z przetwarzaniem danych, w przypadku których Randstad Polska i inne podmioty należące do Grupy Randstad wspólnie określają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych użytkownika. Poniższe informacje wyjaśniają również role tych podmiotów oraz sposób, w jaki użytkownik może wykonywać swoje prawa wynikające z RODO w odniesieniu do współadministrowania danych osobowych.

• Kto może być współadministratorem przetwarzającym Państwa dane osobowe?

  • Randstad Polska Sp. z o.o., 02-305 Warszawa, Al. Jerozolimskie 134, wraz z innymi spółkami z Grupy Randstad w Polsce (Randstad Services APO, Gerendis APO, APO oraz Randstad Payroll Solutions)
  • Randstad B.V, zarejestrowana w Izbie Handlowej pod numerem 34126765, z siedzibą w Holandii, Diemermere 25, 1112 TC Diemen; oraz
  • Randstad N.V, zarejestrowana w Izbie Handlowej pod numerem 33216172, z siedzibą w Holandii, Diemermere 25, 1112 TC Diemen, w szczególności w odniesieniu do procedury zgłaszania nieprawidłowości;

  (zwane dalej „Stronami”)

• Co uzgodniły Strony?

  Strony określiły w umowie zasady przetwarzania danych osobowych użytkownika oraz swoje odpowiednie obowiązki w zakresie współadministrowania danymi osobowymi. W szczególności Strony uzgodniły, kto jest odpowiedzialny za rozpatrywanie wszelkich wniosków użytkownika w ramach wykonywania jego praw wynikających z art. 15–22 RODO oraz za odpowiednie informowanie użytkownika o przetwarzaniu jego danych osobowych zgodnie z art. 13 i 14 RODO. 

  Istotna treść niniejszej umowy oraz związane z nią działania związane z przetwarzaniem danych zostały wyjaśnione w poniższych sekcjach.

• Jak zorganizowana jest współpraca między stronami?

  W umowie Strony szczegółowo określiły swoje obowiązki i zobowiązania w zakresie współadministrowania oraz właściwy urząd nadzorczy ds. ochrony danych. 

  W przypadku stron, które wyznaczyły inspektorów ochrony danych, inspektorzy ci będą pełnić funkcję wewnętrznych osób kontaktowych we wszystkich kwestiach związanych z ochroną danych dotyczących wspólnie kontrolowanych czynności przetwarzania. 

• Kto przyjmuje na siebie obowiązki wynikające z RODO?

  Strony zobowiązały się umownie do zapewnienia zgodności z RODO w zakresie swoich obowiązków i działań, w szczególności podział obowiązków obejmuje ogólne zasady dotyczące przetwarzania danych, podstawę prawną, środki bezpieczeństwa, obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych, oceny skutków transferu danych, korzystanie z usług Procesorów/Podmiotów przetwarzających, przekazywanie danych do państw trzecich oraz kontakty z podmiotami danych i urzędami ds. ochrony danych. W szczególności każda ze stron w ramach swoich obowiązków i działań jest odpowiedzialna za następujące obowiązki:

  a) Ogólne zasady ochrony danych: obowiązki dotyczące przetwarzania danych w celu zapewnienia zgodności z następującymi zasadami ochrony danych zgodnie z RODO:

  • Zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość
  • Ograniczenie celu 
  • Minimalizacja danych 
  • Dokładność 
  • Ograniczenie przechowywania 
  • Integralność i poufność;

  b) Podstawa prawna: obowiązek zapewnienia zgodnej z prawem podstawy dla współadministrowania danymi;

  c) Odpowiedzialność: obowiązek wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia zgodności z przepisami i możliwości wykazania tej zgodności;

  d) Obowiązki w zakresie zasady prywatności w fazie projektowania i zasady domyślnej ochrony danych;

  e) Procesor/Podmiot przetwarzający: obowiązek zawarcia pisemnej umowy z podmiotami przetwarzającymi dane; zarządzanie podmiotami przetwarzającymi dane; monitorowanie zgodności podmiotów przetwarzających dane z ich obowiązkami wynikającymi z RODO i umowy powierzenia danych; oraz to, że każda ze stron jest odpowiedzialna za zarządzanie własnymi podmiotami przetwarzającymi dane;

  f) Prowadzenie dokumentacji: obowiązek prowadzenia dokumentacji działań związanych z przetwarzaniem danych/mapowaniem danych;

  g) Powiadomienie o naruszeniu ochrony danych osobowych: obowiązek (wspólnego lub indywidualnego) powiadamiania właściwego urzędu ds. ochrony danych osobowych i/lub podmiotów danych, których dane dotyczą, o naruszeniach ochrony danych osobowych, zgodnie z definicją zawartą w RODO;

  h) Ocena skutków dla ochrony danych osobowych: obowiązek przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych osobowych (wspólnie lub indywidualnie);

  i) Inspektor Ochrony Danych: obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych; oraz 

  j) Przekazywanie danych: obowiązek przestrzegania ograniczeń dotyczących międzynarodowego przekazywania danych.

   

  B. Randstad Polska jest odpowiedzialny za następujące obowiązki:

   

  a) Obowiązek przekazywania informacji podmiotom danych, zgodnie z art. 13 i 14 RODO;

  b) Obowiązek rozpatrywania wniosków podmiotów danych korzystających z przysługujących im praw na mocy RODO, oraz udzielania odpowiedzi na te wnioski; 

  c) Obowiązek udostępnienia podmiotom danych istotnych informacji dotyczących porozumienia o wspólnym współadministrowaniu; oraz

  d) Ewentualnie -  powiadomienie właściwego organu nadzorczego o naruszeniu ochrony danych osobowych.