implementacja benefitów - o czym warto pamiętać?

Zgodnie z wynikami badania Randstad Employer Brand Research atrakcyjne wynagrodzenie i benefity to najbardziej pożądany przez pracowników aspekt zatrudnienia. Benefity są w stanie zwiększyć zaangażowanie personelu, o ile będzie pochodną ogólnej strategii firmy. Ich rola nie kończy się jednak wyłącznie na funkcji motywacyjnej. Stanowią one również element kształtujący wizerunek Twojej marki na zewnątrz – nie tylko jako potencjalnego pracodawcy, ale i dostawcy produktów lub usług. Mogą więc być aspektem, który pozwoli zbudować przewagę konkurencyjną.

Zanim jednak pozapłacowe dodatki motywacyjne zaczną przynosić korzyści Twoim pracownikom i Tobie, warto podjąć 3 kroki, które będą punktem wyjścia do kształtowania polityki benefitowej. Następnie możesz rozpocząć implementację pozapłacowego dodatku. Nie jest to zwykłe zadanie, które łatwo odhaczyć na liście obowiązków, a złożony i czasochłonny proces wymagający zaangażowania wielu działów w firmie. Jak się do tego zabrać?

stwórz plan działania

Zanim zaczniesz pracę nad wdrożeniem konkretnego benefitu, przygotuj plan działania. To absolutna podstawa – warunek, bez którego implementacja się nie powiedzie. Plan powinien zawierać konkretne kroki. Dzięki temu zobrazuje sposób, w jaki poszczególne działania się zazębiają. Dla przykładu, do rozpoczęcia negocjacji z dostawcą będziesz potrzebował akceptacji budżetu na benefit przez dyrektora finansowego czy przełożonego.

W planie warto uwzględnić w nim terminy, do kiedy chcesz wdrożyć dane rozwiązanie. Ustalenie deadline’ów będzie pomocne nie tylko Tobie, ale i całej grupy projektowej, która zajmuje się wdrażaniem benefitu. Taka strategia pozwala również monitorować, na jakim etapie zaawansowania znajduje się projekt, a w konsekwencji usprawnia pracę.

Co ważne plan wdrożenia benefitów warto opracowywać indywidualnie dla każdego pozapłacowego dodatku.

współpraca z innymi działami

Za wdrożenie benefitu najczęściej odpowiedzialny jest dział HR. W implementację mogą być jednak zaangażowane także inny działy. Co więcej, by całość zakończyła się sukcesem, konieczna jest ścisła współpraca między nimi. Jak wygląda to w praktyce?

1. Dział IT może odpowiadać za ulokowanie benefitu na platformie, na której pracownicy mają dokonywać rejestracji i wyboru konkretnego pakietu motywacyjnego, jednak platforma może zostać dostarczona przez zewnętrzną firmę.
2. Platformę tę należy zintegrować z systemem kadrowo-płacowym. Procesy wewnętrzne i przepisy sprawiają, że integracja może być czasochłonna. Co więcej, spójność informacji znajdujących się na platformie benefitowej z tymi zebranymi przez kadry i płace jest kluczowa dla powodzenia całego przedsięwzięcia. 
3. Dział prawny natomiast jest niezbędny na etapie konsultacji prawnych oraz negocjacji treści umów, zgód i aneksów. W jego gestii leży również przeprowadzenie weryfikacji związanych z RODO.

Na wszystko to trzeba mieć czas. Dlatego uwzględnienie tych kroków w planie działania z pewnością ułatwi pracę nad implementacją benefitu Tobie i pozostałym zespołom. 

Implementację benefitu można – a nawet warto – prowadzić równolegle na wielu płaszczyznach. Już na etapie rozmów z dostawcą warto dyskutować o dodatku pozapłacowym, jaki miałby pojawić się w firmie. Przyspieszy to proces jego wdrażania.

poznaj jak najwięcej dostawców

Kolejną kluczową kwestią jest wybór odpowiedniego dostawcy benefitu. Zanim to jednak nastąpi, stwórz listę firm, z którymi rozważasz nawiązanie współpracy. Nie powinien być to jednak zamknięty katalog podmiotów. Być może Twoi koledzy z branży są w stanie zarekomendować kogoś godnego uwagi. Dodatkowo dzięki spotkaniom z dużą liczbą dostawców będziesz w stanie dokonać analizy rynku.

Przy okazji spotkań warto weryfikować to, czy dany dostawca ma własną platformę kafeteryjną czy też może zostać dołączony do platformy, której już używasz. Zdarza się, że dostawca nie zgadza się na dodanie do innej platformy niż swoja, co może przekreślać dalszą współpracę.

Pod uwagę należy wziąć twarde dane – nawet po udanej rozmowie warto jeszcze raz zebrać wszystkie informacje zgromadzone o dostawcy i dokładnie je przeanalizować, a następnie dać sobie czas do namysłu.

Szczegółowej ocenie warto poddać również referencje dostawców. Zazwyczaj nie powinieneś mieć problemów z ich uzyskaniem. Jeśli jednak jakaś firma wzbrania się przed ich okazaniem, powinien być to dla Ciebie sygnał ostrzegawczy. Warto również ustalić z potencjalnymi dostawcami termin na przygotowanie przez nich dokumentacji ofertowej. Finalnie bowiem to na Tobie ciąży odpowiedzialność, by zamknąć projekt w określonym czasie. Nie czekaj więc w nieskończoność aż dostawcy zaczną działać.

Odpowiednio kształtowana polityka benefitowa może być elementem, który pozwala budować przewagę nad konkurencją. Dlatego też warto wiedzieć, czego oczekują Twoi pracownicy i jak to, co im oferujesz wygląda na tle konkurencji. Znajomość trendów dynamicznie zmieniającego się rynku benefitów i umiejętność elastycznego wprowadzania zmian z pewnością pomoże Ci wzmocnić swoją markę pracodawcy.

Autor: Igor Życki