dlaczego komunikacja z pracownikami w dobie niepewności rynkowej jest tak ważna?

Każde przedsiębiorstwo cieszy się z pozytywnych momentów w trakcie prowadzenia swojej działalności. Jednak podstawą sukcesu są nie tylko dobre osiągnięcia, ale także umiejętność wychodzenia z opresji. Na sukces firmy składa się bowiem wiele czynników, a jednym z nich jest odpowiednia komunikacja z pracownikami. Kiedy osoby zatrudnione w firmie otrzymują jasne komunikaty, działają efektywniej.

wpływ na to, jak jesteś postrzegany ma też to, w jaki sposób się komunikujesz

Odpowiedni sposób komunikacji z pracownikami (i nie tylko z nimi) odgrywa ogromną rolę w sytuacjach trudnych i kryzysowych. Takie chwile mogą pojawić się przecież w każdym momencie działalności. Zakłócają one funkcjonowanie firmy i wymagają natychmiastowej reakcji. To, w jaki sposób będziesz komunikował się z pracownikami w tym wymagającym czasie, może wpłynąć na to, czy będą oni identyfikować się z firmą i z takim samym zaangażowaniem wspierać ją w realizacji celów biznesowych.

To, jak kluczowym aspektem w momencie pojawienia się nieprzewidywalnych okoliczności jest komunikacja wewnętrzna, pokazała pandemia Covid-19. Żeby ograniczyć negatywny wpływ koronawirusa na prowadzoną działalność, przedsiębiorstwa musiały szybko wdrażać procedury bezpieczeństwa i podejmować szereg innych działań mających na celu zapewnienie ciągłości funkcjonowania biznesu. Bez odpowiednio poinformowanej załogi osiągnięcie założonych celów było jeszcze bardziej wymagające.

A to do zadań komunikacji wewnętrznej należy właśnie przekazywanie pracownikom informacji o nadchodzących zmianach oraz wyjaśnianie ich przyczyn i potencjalnych następstw. Dzięki temu załoga firmy jest na bieżąco z działaniami, które podejmuje organizacja. Każdy przedsiębiorca powinien jednak zdawać sobie sprawę, że praca nad wizerunkiem jest złożona i niełatwa.

Mając świadomość tego, że w firmie mogą pojawić się trudności, warto zawczasu określić przyczyny, które mogą do nich doprowadzić. Cenne w takiej sytuacji jest stworzenie listy możliwych zagrożeń. Pozwoli ona:

• ustalić, jakie problemy pojawiały się w organizacji w ostatnich latach (w oparciu o doświadczenia z przeszłości),
• zdefiniować, z jakimi trudnościami borykały się przedsiębiorstwa o podobnej specyfice działania i z tej samej branży,
• określić plan działania firmy na najbliższe lata.

Te trzy czynniki pomogą Ci zweryfikować postać, pod jaką może wystąpić kryzys, i określić najlepsza formę komunikacji wewnętrznej. Zastanów się także nad tym, jakich elementów zabrakło w obiegu informacji w przeszłości – to właśnie brak zastosowania odpowiedniej komunikacji z pracownikami przyczynia się do eskalacji aktualnie panującego niepokoju. Podstawą tworzenia zaufania na linii pracodawca-pracownik jest bowiem dostarczanie aktualnych informacji personelowi. Dzięki temu pracownicy czują się uspokojeni, nawet jeśli sytuacja jest dynamiczna i zmienia się z dnia na dzień.

stwórz grupę projektową

Dlatego tak ważne jest, aby w sytuacjach kryzysowych zadbać o dobry i przemyślany plan działania. Warto również stworzyć odrębny zespół, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie planu w życie.

Postaraj się pamiętać o tym, aby określić:

• osoby, które będą reprezentacją w kierunku otoczenia. Dzięki temu pracownicy zyskają poczucie, że otrzymują wiarygodne informacje, gdyż ich źródłem będzie osoba oddelegowana właśnie do przekazywania im na bieżąco informacji o aktualnej sytuacji,
• grupy, które będą zainteresowane odbiorem tych przekazów,
• media i środki, które zostaną wykorzystane w procesie komunikacji. W tym wypadku należy również oszacować, która forma komunikacji sprawdzi się najlepiej dla danej grupy odbiorców.

dobierz odpowiednią formę komunikacji

Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspierać komunikację z pracownikami. Najczęściej wykorzystywanym sposobem przekazywania informacji jest Internet, w tym zwłaszcza mailing i Intranet. Jest to prosta i niewymagająca forma komunikacji, dlatego tak popularna.

Najwcześniejszym, i wciąż praktykowanym, sposobem komunikacji jest gazetka ścienna w postaci tablicy korkowej lub materiałowej. Lokuje się ją w najbardziej widocznym miejscu firmy, które jest dostępne dla wszystkich. Jednak w XXI wieku gazetki coraz częściej przyjmują formę newsletterów przesyłanych drogą mailową. Forma ta jest elastyczna, gdyż pracownik może do niej powrócić w każdym momencie i o każdej porze.

Kolejną metodą komunikacji z załogą firmy jest radiowęzeł. Jego wielką zaletą jest to, że podawane informacje trafiają do wszystkich odbiorców w tym samym czasie. Dzięki temu nie występuje podział na wcześniej poinformowanych pracowników i tych, którzy o nowościach dowiedzieli się w późniejszym czasie.

Nie należy również zapominać o tradycyjnej metodzie przekazywania informacji, czyli rozmowie. W przedsiębiorstwach przybiera ona najczęściej formę zebrania lub spotkania, na których załoga ma okazję posłuchać, co szefostwo ma do zakomunikowania, oraz może zadawać pytania. Rozmowa „twarzą w twarz” może kojarzyć się natomiast ze zdarzeniem oficjalnym i urzędowym. Dlatego każdy pracodawca powinien pamiętać, że powinna ona przebiegać w atmosferze swobody i zrozumienia dla pracownika. W końcu wszyscy jesteśmy tylko ludźmi.

Tym, co pozytywnie może wpłynąć na kreowanie wizerunku przedsiębiorstwa w okresie niepowodzeń, jest przedstawianie wyjaśnień i przekazywanie uspakajających informacji przez najwyższy szczebel firmy. Słuchacze czują się wtedy zaspokojeni i nie domniemają, że przedsiębiorstwo bagatelizuje sytuację.

Najmniej odpowiednią formą rozwiązania problemu jest milczenie przedsiębiorstwa oraz przekazywanie zdawkowych informacji, pod którymi nic się nie kryje. W takich przypadkach opinia publiczna zazwyczaj sama kreuje osąd o danej sytuacji i tak się też dzieje w zakładzie pracy. Dlatego należy pamiętać, że otwarta komunikacja zawsze przybliży firmę do osiągnięcia pozytywnego rezultatu.

Istnieje wiele strategii, które można by zastosować w komunikacji z pracownikami. Strategie łagodzące wiążą się z okazaniem odpowiedzialności i wiarygodności, jak również budowaniem zaufania. Dzięki temu firma stwarza pracownikowi bezpieczną strefę i udowadnia, że to on jest najważniejszy. Język to główne narzędzie komunikacji. Pozwala zjednywać i uspokajać. Odpowiednio dobrany zapewni, że firma jest w stałym kontakcie z pracownikiem. Celem tych działań jest stworzenie w pracownikach świadomości, że są na bieżąco informowani o poczynaniach, jakie mają miejsce w organizacji. Dzięki temu buduje się w nich wrażenie, że za te zmiany odpowiedzialni są także oni, gdyż firma nie ma przed nimi żadnych tajemnic.

Skuteczna, dobrze zaplanowana komunikacja wewnętrzna stanowi również doskonałe narzędzie employer brandingu. Z jednej strony pozwala zatrzymać najbardziej utalentowanych pracowników – dobrze poinformowany personel czuje się częścią organizacji, dzięki czemu nie chce z niej odchodzić. Z drugiej strony zachęca osoby poszukujące pracy do aplikowania na stanowiska oferowane przez daną firmę. W dobie Internetu wieści rozchodzą w tempie błyskawicy. Jeśli przedsiębiorstwu, pomimo trudnej sytuacji, udało się zadbać o odpowiednią komunikację wewnętrzną, pracownicy na pewno to docenią i podzielą się tym ze swoimi znajomymi. Nie omieszkają również skrytykować organizacji, jeśli nie zadba ona o właściwy obieg informacji, przez co przez cały okres niepewności będą odczuwać strach, np. przed zwolnieniem.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie to czynnik, który znacząco wpływa na postrzeganie marki pracodawców. Kandydaci coraz częściej poszukują informacji o pracodawcach w sieci. Co piąty bacznie przygląda się w tej kwestii postom w mediach społecznościowych. W raporcie Randstad Employer Brand Research 2020 sprawdzamy, skąd Polacy czerpią informację o pracodawcach.

wyciągnij wnioski

Trudno nazwać kryzys dobrym zdarzeniem w firmie, ale jeśli już miało miejsce, warto wyciągnąć wnioski na przyszłość i spróbować zapobiec jego powstaniu w kolejnych latach. Jak wszystkie działania w firmie, tak i konflikty mają swoje pozytywne oraz negatywne strony. Należy jednak przemyśleć aspekt komunikacji z pracownikami. Na jakim poziomie aktualnie się znajduje? A na jakim powinien się znajdować? Istnieje szansa, że dobra komunikacja z pracownikami pomoże nam w rozwiązaniu aktualnej skomplikowanej sytuacji w firmie. Przedsiębiorstwo na co dzień napotyka różne trudności, jednak to, jak sobie z nimi radzi, wzbogaca je o kolejne doświadczenia i pozwala wyciągnąć wnioski na przyszłość.