komunikacja regularna i spontaniczna - jej rola w realizacji procesów produkcyjnych

W dobie intensywnego postępu technologicznego wdrażane są coraz to bardziej zaawansowane rozwiązania, nie tylko technologiczne, ale również z obszaru szeroko pojętego zarządzania przedsiębiorstwami. Jednym z aspektów miękkiego zarządzania jest budowanie efektywnego systemu komunikacji, który pośrednio i bezpośrednio przyczynia się do sprawnego funkcjonowania naszej organizacji.

Fabrykę można porównać do maszyny, w której poszczególne elementy muszą zazębiać się ze sobą, aby spełniała swoją funkcję, czyli np. produkowała wyroby zgodne z przyjętymi normami. Odpowiednikami trybików maszyny są działy: produkcji, jakości, procesu, utrzymania ruchu, HR, zakupów, sprzedaży, R&D itp. 

Aby produkcja przebiegała zgodnie z planem, powinniśmy mieć wypracowany odpowiedni system komunikacji. W ostatnim okresie, gdy rozpoczęliśmy zdalne zarządzanie produkcją, nabrało to jeszcze większego znaczenia. Pandemia wymusiła na organizacjach zastosowanie różnych nowoczesnych narzędzi komunikacji. Rezultaty są imponujące, a jednocześnie zaskakujące. Wiele firm sprawnie radzi sobie ze zdalnym zarządzaniem, minimalizując przy tym koszty i oszczędzając czas. O ile w tym obszarze mocno się rozwinęliśmy, o tyle nie każda organizacja kładzie nacisk na odpowiednią komunikację wewnętrzną, z góry zakładając, że jeśli mają odpowiednią strukturę (pracownicy - brygadziści - kierownik - menedżer), to komunikacja “na żywo” powinna być efektywna.

komunikacja regularna i spontaniczna

Komunikację w dziale produkcji możemy podzielić na regularną i spontaniczną.

komunikacja regularna

Komunikacja regularna odnosi się do cyklicznych spotkań z ustanowioną agendą omawiania wskaźników, analizowania ich, układania planu działań, aby osiągać założone cele. Mam tu na myśli: przekazanie zmian, przeglądy wskaźników z kierownikami obszarów, menedżerami, interdyscyplinarne zespoły rozwiązujące problemy.

Kierownicy obszarów produkcyjnych również regularnie omawiają wskaźniki ze swoim przełożonym, zwykle menedżerem produkcji. Na tym poziomie komunikacji, analiza odchyleń powinna być połączona z planem działań, który eliminuje odchylenia i wpływa na doskonalenie procesu produkcyjnego. Mówiąc o przeglądach wskaźników i planach działań, nie możemy zapomnieć, że nasza maszyna ma trybiki takie jak: jakość, technologia, utrzymanie ruchu, co jest kluczowe.

komunikacja spontaniczna

Co z kolei kryje się pod zwrotem komunikacji spontanicznej i jaki jest jej cel? Rozpocznę od określenia “celu”. Problemem, z którym od dawna borykają się fabryki, jak i całe przedsiębiorstwa jest duża rotacja pracowników produkcyjnych. Ta kluczowa dla produkcji grupa ma bardzo dużą łatwość pozyskania podobnej pracy, na podobnych warunkach w innej, bardzo często mieszczącej się po sąsiedzku fabryce. To sprawia, że kluczowe jest zbudowanie lojalności i poczucia przynależności do naszej organizacji. 

Komunikacja spontaniczna, czyli tworzenia dobrej relacji na linii lider - pracownik, przyczynia się do budowania wspomnianej już lojalności. Lider jest częścią zespołu i powinien znać swoich współpracowników. Bez zbytniej ingerencji w życie osobiste warto, by wiedział z jakimi wyzwaniami mierzą się pracownicy i w jakiej są sytuacji. Takie zainteresowanie i spontaniczna komunikacja buduje relacje między ludźmi, a pracownikowi daje poczucie, że jest on istotną częścią zespołu. To, że może na kogoś liczyć sprawia, że lider i organizacja mogą liczyć na niego. 

Ostatnie miesiące postawiły wielu pracowników w sytuacji niepewności. Komunikacja spontaniczna to również otwarte udzielanie informacji o tym, co dzieje się w firmie. Jeżeli mówimy o budowaniu poczucia przynależności powinniśmy dać pracownikom okazję do wyrażenia opinii, zadania pytania i możliwości uzyskania odpowiedzi. Zawsze musimy mieć pewność, że przekaz został dobrze zrozumiany. 

Jako osoby zarządzające powinniśmy inwestować swój czas i energię nie tylko w nowe technologie i ciągłe doskonalenie procesów. Równie istotne jest miękkie zarządzanie - budowanie relacji, komunikacja czy pozapłacowa motywacja pracowników.