5 powszechnych przyczyn nieobecności w pracy i sposób zarządzania nimi

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności oraz wielkości i charakteru przedsiębiorstwa sukces biznesowy zawsze zależy od ludzi.

Jeśli chcesz pozyskiwać klientów, zachowywać przewagę nad konkurencją i być na bieżąco z najnowszymi trendami, wyzwaniami i możliwościami w branży, konieczny jest mocny i niezawodny zespół, na którym można polegać.

Z tego powodu monitorowanie absencji w pracy i zarządzanie nimi powinno być priorytetem dla pracodawców. Korzystanie przez pracowników z nieplanowanych dni wolnych (czyli takich, które nie obejmują urlopów wypoczynkowych ani wakacji) jest nieuniknionym elementem prowadzenia działalności biznesowej. Jednak zbyt liczne niezapowiedziane absencje mają wiele niepożądanych skutków, w tym utratę wydajności i morale.

Aby zrozumieć zakres swojego problemu z absencjami trzeba najpierw zapoznać się ze sposobami mierzenia obecności. Następnie należy zbadać przyczyny, dla których Twoi pracownicy nie przychodzą do pracy. Dopiero to pozwoli na stworzenie strategicznego planu działania zmierzającego do ograniczenia nieobecności pracowników i poprawy wyników finansowych.

pomiar wskaźnika absencji

Wzór obliczania absencji zestawia przepracowane dni robocze z dniami absencji w określonym zakresie dat. Możesz rejestrować dane o frekwencji pracownika na poziomie indywidualnym, na poziomie działu albo obszaru geograficznego. Oto proste studium przypadku dotyczące jednego pracownika, który w ubiegłym roku miał przepracować 260 dni. (Przy obliczaniu dni roboczych dostępności należy pominąć ewentualne święta czy planowe urlopy.)

W ciągu roku pracownik miał 15 dni nieobecności.

15 / 260 × 100 = 5,7% wskaźnik absencji

Wskaźniki absencji są różne w poszczególnych branżach, regionach i okresach. Na przykład w 2021 r. w Stanach Zjednoczonych średni wskaźnik absencji wynosił 3,2% dla wszystkich zawodów. Jednak w usługach wskaźniki były znacznie wyższe, czasem sięgając 5,0%, podczas gdy sektor finansowy miał jeden z najniższych wskaźników, 1,9%.

Możesz szybko rozpoznawać niepożądane trendy w swojej działalności dzięki monitorowaniu średniej wartości wskaźnika absencji pracowników. Będziesz też mieć możliwość porównania wskaźników swoich pracowników z pracownikami innych firm podobnej wielkości z tej samej branży.

Zarówno mając aktualnie problem z nieobecnościami pracowników jak i chcąc proaktywnie działać na rzecz obniżenia u siebie ich wskaźnika, trzeba zrozumieć główne powody nieobecności w pracy przed podjęciem działań zmierzających do jej ograniczenia.

zdrowie i sprawność fizyczna pracowników

Przyczyną znacznej części absencji w miejscu pracy są różnego rodzaju dolegliwości fizyczne, jak urazy bądź choroby. Pandemia COVID-19 może być skrajnym przykładem tego, jak bardzo niszczycielski wpływ choroba fizyczna może mieć na pracowników.

Jednak pomimo strategii szczepień i pracy z domu nieobecności w pracy wciąż rosną. Według raportu ze stycznia 2022 r. amerykańskiego Biura Statystyki Pracy około 7,8 miliona pracowników było nieobecnych w pracy ze względu na kwestie zdrowotne, czyli chorobę, uraz albo wizytę u lekarza. Jest to dwukrotność 3,7 miliona pracowników, którzy byli nieobecni w pracy w styczniu 2021 r.

Ponadto około 4,2 miliona pracowników przeszło w styczniu 2022 r. na niepełny wymiar czasu pracy z uwagi na zły stan zdrowia – czyli ponad dwukrotnie więcej, niż w 2021 r., gdy było to 1,8 miliona.

Według Centers for Disease Control and Prevention, CDC amerykańscy pracodawcy ponoszą koszty w wysokości 36,4 mld dolarów (27,2 mld euro) rocznie z powodu absencji, wynikającej z pięciu głównych chorób przewlekłych albo czynników ryzyka. Są one następujące:

• wysokie ciśnienie krwi,
• cukrzyca,
• palenie tytoniu,
• brak aktywności fizycznej,
• otyłość.

Wraz ze wzrostem otyłości na świecie, która w 2019 r. dotyczy niemal 39% dorosłych, rosną także związane z nią zagrożenia dla zdrowia, wpływające na wzrost absencji i prezenteizmu w miejscu pracy. Na przykład według danych z 2022 r. w Brazylii absencja pracowników z powodu otyłości kosztowała spółki 2,21 miliarda dolarów amerykańskich. Hiszpania i Meksyk pozostawały niewiele w tyle, z wynikiem odpowiednio 1,84 i 1,68 miliarda.

Ponadto w badaniach wśród pracujących osób dorosłych w Portugalii stwierdzono, że otyłość i zagrożenia dla zdrowia z nią związane stanowiły jedną z przyczyn niższej frekwencji pracowników, którzy byli nieobecni w pracy o 66% więcej dni pracy, niż ich nieotyli współpracownicy.

jak pomóc pracownikom zachować zdrowie?

Podejmowanie aktywnych działań, które pomogłyby pracownikom zadbać o zdrowie i utrzymać sprawność fizyczną, będzie równie korzystne dla firmy, jak i dla pracowników. Warto rozważyć strategie takie jak:

• wprowadzanie świadczeń dodatkowych albo systemów grywalizacji, które zachęcałyby pracowników do przychodzenia do pracy pieszo albo przyjeżdżania do niej rowerem;
• dbanie o to, aby osoby wykonujące pracę głównie w trybie siedzącym regularnie robiły sobie przerwy na krótkie spacery bądź ćwiczenia;
• promowanie dni i wydarzeń związanych ze świadomością zdrowotną, np. Światowego Dnia bez Papierosa;
• zapewnianie darmowych, zdrowych przekąsek.

Przykładem spółki dążącej do poprawy zdrowia pracowników jest Nomura International. Zarejestrowana w Tokio firma z sektora bankowości została w 2022 r. po raz kolejny wyróżniona jako najzdrowsze miejsce pracy w Wielkiej Brytanii.

Wśród idących z duchem czasu programów spółki są firmowa siłownia i przychodnia zatrudniająca rozmaitych specjalistów w zakresie ochrony zdrowia, wsparcie w rzucaniu palenia, zdrowe posiłki dostępne po korzystnych cenach, miejsca parkingowe dla osób dojeżdżających rowerem i sesje mindfulness. 

Nomura nie tylko zyskuje na zdrowszych pracownikach i w związku z tym na mniejszej absencji. Programy wellness są też atutem przy rekrutacji i utrzymywaniu utalentowanych pracowników.

trudności związane ze zdrowiem psychicznym

Minęły już czasy, gdy chorobę fizyczną postrzegano jako jedyny uzasadniony powód nieobecności. Na szczęście w ciągu ostatnich lat coraz więcej osób zdaje sobie sprawę, że dobrostan psychiczny jest równie ważny, jak zdrowie fizyczne i ma wpływ nie tylko na samo przychodzenie do pracy, ale również na odpowiednie wykonywanie swoich obowiązków.

Najnowsze szacunki Światowej Organizacji Zdrowia wskazują na utratę 12 miliardów dni roboczych z powodu zagrożenia zdrowia psychicznego w wyniku problemów takich jak depresja i zaburzenia lękowe. Przekłada się to na wydajność niższą o 1 biliard dolarów amerykańskich.

W raporcie Australijskiej Komisji ds. Wydajności określono roczne koszty absencji i spadku wydajności na 17 mld dolarów australijskich (13,6 mld dolarów amerykańskich).

Według Badania stanu globalnych miejsc pracy w 2022 r. przeprowadzonego przez Gallupa poziom stresu pracowników osiągnął najwyższe notowane wartości. I chociaż stres nie zawsze jest wywołany pracą, niewątpliwie występuje w pracy. Codzienne odczuwanie emocji – niepokoju, zmartwienia, złości i smutku odbija się na pracownikach i co za tym idzie ich współpracownikach i na ogólnych wynikach.

McKinsey Health Institute powołuje się na dane, wg których 25% pracowników na świecie przeżywa wypalenie zawodowe, będące istotną przyczyną odchodzenia przez pracowników z pracy i nieobecności. Ponadto 59% badanych pracowników przyznało, że ma co najmniej jeden problem ze zdrowiem psychicznym.

Co zatem może zrobić pracodawca, aby pomóc swoim pracownikom utrzymać dobry stan psychiczny?

jak zmniejszyć absencje związane ze zdrowiem psychicznym?

Poniższe kroki umożliwią Ci promowanie zdrowia psychicznego w miejscu pracy. Inwestycje w zapewnienie pracownikom dobrego zdrowia psychicznego prawdopodobnie zwrócą się dzięki poprawie frekwencji pracowników. Ponadto prezenteizm (do którego dochodzi, gdy produktywność pracowników jest niższa, ponieważ przychodzą do pracy mimo tego, że źle się czują) również stanie się mniej powszechny.

1.  szczere rozmowy na temat tej kwestii mogą ograniczyć jej stygmatyzowanie oraz zachęcić pracowników do zwracania się do współpracowników albo przełożonych w razie, gdyby potrzebowali pomocy;
2. zadbanie, że miejsce pracy, które tworzysz, nie szkodzi zdrowiu psychicznemu i nie powoduje niepotrzebnego stresu. Oznacza to natychmiastowe i zdecydowane reagowanie na toksyczne zachowania;
3. wsparcie swoich pracowników poprzez udostępnienie zasobów takich jak warsztaty, seminaria oraz materiały online dotyczące zdrowia psychicznego;
4. włączenie opieki psychologicznej i poradnictwa do pakietów świadczeń dodatkowych;
5. zachęcanie do zdrowego trybu życia – na przykład regularnej aktywności fizycznej i odpowiedniej diety.

mobbing i nękanie

Jeśli znęcanie się i nękanie staną się problemem w miejscu pracy, wskaźnik absencji będzie wyższy niż przeciętnie, ponieważ osoby, których ten problem dotyczy, mogą z powodu związanego z nim stresu i niepokoju korzystać z urlopu.

Niestety, jest to poważny problem w różnych miejscach pracy. Globalny portal rekrutacyjny Monster.com uzyskał wyniki, według których 90% respondentów stwierdziło, że ma albo miało problem z mobbingiem w miejscu pracy. Oprócz tego niestety ponad połowa (51%) respondentów przyznała, że doświadczyła mobbingu ze strony szefa albo przełożonego – osoby, która powinna ich prowadzić i motywować. 

jak powstrzymać mobbing?

• opracowanie odpowiednich polityk, które określają, jakie zachowania uznaje się za mobbing albo nękanie oraz w jaki sposób firma będzie na nie reagować;
• określenie kanałów i metod, z jakich można skorzystać w celu zgłaszania zdarzeń albo obaw w sposób całkowicie poufny;
• wdrożenie przejrzystej procedury, w tym sprecyzowanych ram czasowych, których należy przestrzegać w przypadku każdego zgłoszenia albo skargi;
• regularne przeprowadzanie weryfikacji polityk związanych z mobbingiem i nękaniem oraz gromadzenie opinii zwrotnych na ich temat w celu zapewnienia, że odpowiednio spełniają swój cel.

poszukiwanie pracy

Inną powszechną przyczyną brania nieplanowego wolnego jest chęć udania się na rozmowę kwalifikacyjną do innej pracy. Pracownicy mogą również wziąć zwolnienie chorobowe, aby mieć więcej czasu na szukanie innej pracy czy zaktualizowanie swojego CV.

Przypuśćmy, że masz problem z wysokim wskaźnikiem absencji w miejscu pracy, który Twoim zdaniem wynika częściowo z poszukiwania pracy przez pracowników. Może to oznaczać, że należy przyjrzeć się zaangażowaniu pracowników, możliwościom rozwoju w ramach firmy oraz dostępności elastycznego środowiska pracy.

Przykładowo z raportu Randstad Workmonitor 2023 wynika, że coraz więcej pracowników chce i spodziewa się elastyczności życia zawodowego, polegającej na przykład na możliwości dopasowania godzin pracy (83%) czy wyboru miejsca jej wykonywania (71%). Zatem nie będąc konkurencyjnym w tym obszarze, możesz tracić pracowników na rzecz innych pracodawców, idących bardziej z duchem czasu.

co robić z pracownikami szukającymi pracy?

Jest to kolejny przykład, w przypadku którego warto stosować przejrzyste polityki, dzięki czemu pracownicy będą wiedzieć, jakie powody nieobecności w pracy spółka uznaje za akceptowalne.

Niektórzy pracodawcy są skłonni zapewnić pracownikom elastyczne godziny pracy, aby mieli możliwość udania się na rozmowę kwalifikacyjną w trakcie regularnych godzin pracy. Może to wzbudzać obawy dotyczące zwiększenia rotacji pracowników, jednak zapewnianie pracownikom pewnej swobody może podnieść poziom zadowolenia z pracy, dzięki czemu prawdopodobieństwo, że będą chcieli odejść z pracy, będzie mniejsze.

Prowadź rozmowy z odchodzącymi pracownikami, aby poznać przyczyny, dla których odchodzą. Jeśli zauważysz trend, na przykład dotyczący skarg na przełożonego czy współpracownika albo niekonkurencyjnych wynagrodzeń, możesz odpowiednio zareagować.

opieka nad bliskimi

Współcześni pracownicy muszą opiekować się dwiema różnymi grupami społecznymi – dziećmi i osobami starszymi. Opieka nad dziećmi jest droga, a według danych Światowego Forum Ekonomicznego niektóre rodziny poświęcają  jedną trzecią swoich przychodów na dwoje dzieci. A gdy dzieci chorują, placówki zapewniające opiekę nad dziećmi oczekują, że pozostaną w domu – z mamą albo tatą.

Absencja pracowników może też wynikać z opieki nad starszymi rodzicami. Oprócz przypadków czasowej choroby, u osób starszych mogą występować przewlekłe stany, wymagające odbywania wizyt i regularnych zabiegów.

McKinsey Health Institute podaje, że chociaż oczekiwana długość życia uległa istotnemu wydłużeniu, odsetek dorosłego życia spędzony w złym/umiarkowanym stanie zdrowia nie uległ zmianie. Oznacza to, że pracownicy muszą zajmować się rodzicami przez długi czas.

jak wspierać pracowników w obowiązkach związanych z opieką?

W naszym badaniu Randstad Workmonitor 2023 94% pracowników bardzo ceni równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym, a niemal połowa rzuciłaby pracę, która przeszkadza im w cieszeniu się codziennym życiem. Aby utrzymać zaangażowanie i lojalność pracowników, musisz znaleźć sposoby na poprawę tej dynamiki, szczególnie wśród pracowników zajmujących się opieką nad bliskimi. 

Firmowa opieka nad dziećmi jest benefitem mile widzianym przez pracowników, jednak nie rozwiązuje problemu pracowników, których dzieci zachorują albo którzy muszą opiekować się starszymi rodzicami. Rozwiązaniem mogą być elastyczne grafiki.

Oceń swoje polityki dotyczące czasu wolnego i poszukaj możliwości uczynienia ich bardziej atrakcyjnymi dla pracowników bez szkody dla wydajności. Na przykład oferowanie ułamkowych części dni wolnych może ułatwić pracownikom umawianie się na wizyty lekarskie bez całodniowej absencji.

Zastanów się, czy w Twojej firmie można wprowadzić czterodniowy tydzień pracy i dać pracownikom dzień na zajęcie się innymi obowiązkami bez nieobecności w pracy. Francuska spółka LDLC stwierdziła, że przejście na czterodniowy tydzień pracy ograniczyło absencje przy równoczesnym wzroście wydajności. Ponadto pracownicy doceniają elastyczność i przychodzą do pracy mniej zestresowani.

Inną strategią może być model pracy hybrydowej, pozwalający pracownikom pracować z domu, dzięki czemu mogą zajmować się chorym dzieckiem albo starszymi rodzicami. Ponownie kluczowa jest zdolność adaptacji, dzięki której dla Twoich pracowników godzenie pracy i spełniania potrzeb rodziny nie stanowi wyzwania.

wpływ absencji na miejsce pracy

Chociaż może się wydawać, że wdrożenie powyższych strategii może podwyższyć koszty zatrudnienia, w rzeczywistości długoterminowe koszty absencji pracowników mogą być znacznie wyższe. 

zmniejszona produktywność

Jeśli nie występuje przerost zatrudnienia (co samo w sobie stanowi problem), nie da się utrzymać przepływu pracy w przypadku niezapowiedzianej nieobecności pracownika. Od tego tylko krok do niezrealizowanych zleceń, niezadowolonych klientów i spadku płynności finansowej.

strata finansowa: dla spółki i dla pracownika

Utrata klienta albo partnera biznesowego z powodu niedotrzymania terminów w wyniku absencji może mieć kluczowe znaczenie dla działalności o niskich marżach. Podobnie z punktu widzenia pracownika, dla którego absencja po wykorzystaniu dni płatnego urlopu oznacza straty finansowe.

negatywna kultura firmy

Pracownicy z wysoką frekwencją często muszą wykonywać pracę za innych. W końcu prowadzi to do wypalenia zawodowego, frustracji i złości. W najgorszym przypadku odejdą z pracy, a Ty zostaniesz z bumelantami. 

Aby przybliżyć Ci problem absencji w pracy opracowaliśmy krótki przewodnik, w którym bardziej szczegółowo opisano temat obecności i absencji pracowników i omówiono sposoby zmierzenia się z tym wyzwaniem.

Jest to zaktualizowana wersja artykułu, który pierwotnie opublikowano 27 kwietnia 2021 roku.

Autor: Bartosz Roszkowski