nieobecności pracowników - jak wpływają na firmę i w jaki sposób możesz je ograniczyć?

Liderzy zarządzania zasobami ludzkimi zawsze poszukują sposobów na zwiększenie wydajności pracowników. Często w niestandardowy sposób podchodzą do podnoszenia kwalifikacji swoich specjalistów, inwestują w narzędzia wykorzystujące sztuczną inteligencję czy wprowadzają metodologię lean, by zwiększyć efektywność. Możliwe jest jednak podjęcie pewnego działania, o którym firmy nierzadko zapominają, a które może znacznie zwiększyć wydajność, bez inwestowania dużych zasobów. Mowa o ograniczeniu nieobecności pracowników.

Sytuacja, w której pracownicy nie przychodzą do pracy z powodu choroby, stresu, spraw rodzinnych, niezadowolenia z charakteru obowiązków albo po prostu biorą dodatkowy dzień urlopu, powinna być sygnałem ostrzegawczym, że w organizacji istnieje poważniejszy problem związany z satysfakcją z pracy i innymi, powiązanymi kwestiami. Niezależnie jednak od przyczyny firmy mogą poprawić wydajność swoich zespołów, wprowadzając szereg działań, które zachęcą pracowników do regularnego przychodzenia do pracy i wynagrodzą ich za to.

Skutki częstych absencji mogą mieć wpływ na działalność firmy i morale osób w niej pracujących. Nieplanowane nieobecności mogą sprawić, że osoby, które przyszły do pracy będą mieć więcej obowiązków, niewykluczone, że będą musieli wziąć także nadgodziny. Jeśli natomiast nieobecny pracownik współpracuje z klientami, taka sytuacja może mieć negatywny wpływ na relacje biznesowe. Nieuniknionymi skutkami absencji są opóźnienia w wykonywaniu projektów czy podejmowaniu decyzji.

Nawet jeśli w swojej firmie nie odnotowałeś znaczącego zmniejszenia wydajności spowodowanego absencjami, to i tak warto podjąć kroki, by zidentyfikować oraz ocenić najpowszechniejsze przyczyny nieobecności i przeciwdziałać im. Może to wymagać zmiany kultury organizacyjnej, podejścia do zarządzania czy komunikacji wewnętrznej. Warto jednak podjąć ten wysiłek, gdyż może to mieć pozytywny wpływ nie tylko na obecności osób zatrudnionych w organizacji. Z czasem zaangażowanie pracowników i ich przywiązanie do miejsca pracy może się zwiększyć, co z kolei może poprawić wyniki przedsiębiorstwa, przyczyniając się do jego rozwoju.

identyfikacja problemu

Większość organizacji nie przygląda się regularnie powodom absencji wśród zatrudnionych dopóki nie wynikną z tego większe problemy. Nie powinno to jednak zniechęcać Cię przed badaniem przyczyn nieobecności. To, że kierownicy nie zawsze dostrzegają problem, nie znaczy, że ten nie istnieje. Ostrzeżeniem może być gwałtowny wzrost wykorzystywania urlopów zdrowotnych, coraz częstsze wnioski o urlopy z powodów rodzinnych czy wyższe koszty ubezpieczeń zdrowotnych. Ponadto, nieobecności mogą w prostej linii prowadzić do wzrostu dobrowolnych zwolnień, a to wskazuje na poważny problem z zarządzaniem.

obecności planowane vs nieplanowane

Pierwszą kwestia, którą warto rozważyć jest zdefiniowanie nieobecności planowanych i nieplanowanych. Zadanie to może okazać się bardziej skomplikowane niż się wydaje. Urlopy macierzyńskie i ojcowskie przyszłych rodziców powszechnie uznaje się za planowane, jednak gdy rodzic nie wraca po urlopie do pracy lub prosi o jego przedłużenie, powinniśmy zakwalifikować to jako nieobecność nieoczekiwaną. Jeśli osoba, z którą rozliczasz się za każdą godzinę pracy, z jakiegoś powodu nie jest w stanie wykonać swojej pracy do końca, to czy pozostały czas powinno uznawać się za nieobecność nieoczekiwaną? Istnieje wiele innych przykładów nieobecności trudnych do skategoryzowania, jednak mimo to należy je monitorować - tylko w ten sposób będziesz w stanie odnaleźć jakiś wzór.

wpływ na organizację

Gdy już zidentyfikujesz nieplanowane nieobecności wykorzystaj uzyskane dane, by określić, jak absencje te wpływają na Twoją organizację. Czy do wykonania niezbędnych zadań konieczne jest zatrudnienie pracowników tymczasowych? Czy terminy realizacji ulegną przesunięciu? Czy wpłynie to na wyniki sprzedaży? W szerszej ocenie warto uwzględnić również drobne kwestie, np. czy z powodu choroby jednego albo większej liczby członków zespołu konieczne jest przełożenie telekonferencji lub spotkania.

Następnie możesz zacząć mierzyć skalę problemu. Zacznij od punktu wyjścia, którym może być chociażby liczba opuszczonych dni pracy w miesiącu. To pozwoli Ci poznać skalę nieobecności wśród pracowników. Następnie przyjrzyj się poszczególnym komórkom, liniom biznesowym, w których absencje są szczególnie wysokie. Aby zwiększyć dokładność obserwacji, zwróć uwagę na konkretne osoby, u których nieobecności zdarzają się najczęściej.

środki zaradcze

Wszystkie te kroki pozwolą Ci lepiej zrozumieć, dlaczego pracownicy nie zjawiają się w pracy zgodnie z grafikiem i będą punktem wyjścia do znalezienia najlepszych środków zaradczych. Powodów absencji może być mnóstwo: stres, złe samopoczucie, niskie zaangażowanie, nieodpowiednie wynagrodzenie. Oto, kilka przykładów, jak przeciwdziałać najczęstszym przyczynom niskiej frekwencji. 

stres w pracy 

Jednym z najczęstszych powodów absencji jest związany z pracą stres. Nadmiar bądź niedostatek zadań, zostawanie w biurze po godzinach, presja wyników. Nawet bez stresu pracownicy potrzebują regularnego odpoczynku od wykonywanych obowiązków, a gdy ten się pojawia, potrzeba wytchnienia jest jeszcze większa. Z badań wynika, że więcej nieobecności jest skutkiem stresu i lęku niż urazów i chorób fizycznych. Zarówno działy kadr, jak i bezpośredni przełożeni pracowników, powinni być przeszkoleni w taki sposób, by dostrzegali oznaki nadmiernego obciążenia pracownika i byli w stanie dyskretnie proponować sposoby jego zmniejszenia.

opieka nad członkiem rodziny 

Przepisy prawa pracy dotyczące urlopów na opiekę nad członkiem rodziny różnią się od siebie na całym świecie. Być może jednak w Twojej organizacji warto zaproponować takie rozwiązania w zakresie świadczeń dodatkowych, które będą korzystniejsze niż minimum wymagane przepisami prawa. Nieobecności spowodowane opieką nad członkami rodziny są nie do uniknięcia, dlatego warto sprawdzić, czy obowiązujące w firmie zasady odpowiadają potrzebom pracowników. Warto wziąć również pod uwagę alternatywne rozwiązania w zakresie wykonywania pracy, takie jak np. praca z domu, co da pracownikom swobodę związaną chociażby z wyborem godzin pracy.

samopoczucie

Nie sposób całkowicie wyeliminować chorób, można jednak zachęcać pracowników do dbania o własne zdrowie. Takie działania mogą nie tylko zmniejszyć poziom absencji, ale także przełożyć się na większą efektywność. Wspierając pracowników w ich dążeniach do dobrej kondycji fizycznej nie należy zapominać, że równie ważne jest dobre samopoczucie psychiczne. Dobry program powinien zatem obejmować również potrzeby w tym zakresie.

mobbing/ nękanie

Reagowanie na przypadki mobbingu i nękania i przeciwdziałanie tym procederom powinno być priorytetem każdej organizacji. Zdarzenia takie mają nie tylko niekorzystny wpływ na morale pracowników. Każdy taki przypadek może mieć bardzo poważne konsekwencje dla firmy. Warto dać pracownikom możliwość poufnego zgłaszania takich zdarzeń, a w razie otrzymania zgłoszenia - podjąć natychmiastowe działania.