nieplanowane nieobecności pracowników – jak sobie z nimi radzić?

Nieobecności w pracy dzielą się na te planowane i pożądane oraz na takie, które mogą stanowić dla firmy duże wyzwanie. Do tych drugich należą choroby pracowników, ale nie tylko. Braki kadrowe, zwłaszcza te wcześniej nieprzewidziane, mogą wpływać na wydajność pracy i dotrzymywanie przez przedsiębiorstwo terminów. A to z kolei pociąga za sobą często straty finansowe. Bardzo ważne jest monitorowanie powodów absencji pracowników i wdrożenie rozwiązań zapewniających realizację najważniejszych zadań. 

powody nieobecności

Nieobecności w pracy nie zawsze są czymś negatywnym. Urlopy planowane przynoszą firmie korzyści, bo pozwalają pracownikom na odpoczynek, przełamanie rutyny i powrót do biura z nową energią. Sprzyjające rozwojowi firmy są też nieobecności spowodowane udziałem w szkoleniach, bo podnoszą i dywersyfikują kompetencje zespołu. Można je uwzględnić w grafiku i zaplanować zadania załogi na dany dzień. Bardziej problematyczne są absencje, które trudno przewidzieć. Ich przyczyną często jest choroba, ale nie tylko. To także na przykład:

• doświadczany w pracy stres albo mobbing,
• konieczność opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny,
• brak zaangażowania w pracę,
• poszukiwanie nowego zatrudnienia. 

Nieplanowane nieobecności mogą mieć negatywny wpływ nie tylko na finanse firmy, ale też na jej wizerunek.

przejrzystość

Chyba każdy pracodawca marzy o zmotywowanym i efektywnym zespole. Przede wszystkim jednak chciałby polegać na swoich podwładnych w podstawowej kwestii, czyli mieć pewność, że przyjdą do pracy. Dla pracowników z kolei ważne jest nie tylko wynagrodzenie, ale też panująca w firmie atmosfera i motywacja do pracy. Dużą rolę w układaniu relacji pracodawca - pracownik odgrywa przejrzysta komunikacja. Zatrudnione w firmie osoby muszą wiedzieć, jakie nieobecności są akceptowalne, a także, jak i komu je zgłaszać. 

postawa proaktywna

Warto monitorować absencję pracowników. Dowiedzenie się, dlaczego ma miejsce, może pomóc odkryć kwestie, które wymagają rozwiązania i wdrożyć działania naprawcze. Jeśli przyczyną nie jest choroba, wiele może zmienić postawa pracodawcy. Czasem proste inicjatywy przynoszą spektakularny efekt. Monitorowanie nieobecności nie tylko pozwala podjąć kroki, mające na celu zmotywowanie pracowników do przychodzenia do firmy, ale też pomaga stworzyć model zarządzania przedsiębiorstwem w momencie chwilowych braków kadrowych. Organizacja pracy przy niskiej frekwencji ma kluczowe znaczenie.

nieobecności a biznes

Nieobecną w pracy osobę zwykle ktoś musi zastąpić, a to wielokrotnie wiąże się z koniecznością zapłacenia mu za nadgodziny. Do tego dochodzą koszty pośrednie nieplanowanej absencji. Chodzi m.in. o frustrację pracowników, na których spadają dodatkowe obowiązki, stres z powodu presji czasu czy ogólny spadek produktywności zespołu.

z wyprzedzeniem

Umiejętność skutecznego eliminowania negatywnych skutków nieobecności pracowników jest ważna, ale równie istotne jest bycie przygotowanym na wystąpienie tego problemu. Warto opracować listę najważniejszych zadań zespołu i określić kompetencje poszczególnych pracowników. Pozwoli to nie tylko ustawić priorytetowe zadania, ale też z góry określić, kto najskuteczniej zastąpi nieobecną osobę. Kiedy ktoś nie przyjdzie do pracy, można płynnie przestawić się na realizację najważniejszych celów danego dnia. Uszeregowanie czynności - od kluczowych po te, które można wykonać później - pozwala zadbać o finanse firmy, ale też o satysfakcję klientów. Dodatkowo, warto zainwestować w szkolenie pracowników. Nabycie przez nich dodatkowych kompetencji może pomóc utrzymać produktywność także przy obniżonej frekwencji.

przyczyna - działanie

Monitorowanie powodów nieobecności pracowników pozwala dostosować rozwiązania do panującej w firmie sytuacji. W zależności od tego, co jest przyczyną absencji, można wdrożyć różne działania naprawcze. Oto występujące często powody nieobecności i przykłady rozwiązań:

• CHOROBY. Warto zachęcać pracowników do zdrowszego stylu życia. Jednym z rozwiązań może być zaoferowanie im w trakcie pracy zdrowych przekąsek - np. owoców i warzyw. Może być to też karta sportowa do klubów fitness albo propagowanie chodzenia do pracy na pieszo.
• OPIEKA NAD DZIECKIEM LUB INNYM CZŁONKIEM RODZINY. Jeśli okazuje się, że przyczyną nieobecności jest konieczność zapewnienia opieki bliskim, czasami wystarczy bardziej elastycznie ustawić czas pracy. Można np. zastosować system zadaniowy albo umożliwić tygodniowe bądź miesięczne rozliczenie czasu pracy.
• STRES. LĘK. MOBBING. Sytuację może znacznie poprawić umożliwienie łatwiejszego kontaktu z przełożonym, stworzenie atmosfery zachęcającej do otwartego i bieżącego mówienia o problemach. 
• BRAK MOTYWACJI. Zaangażowanie pracowników można zwiększyć poprzez poprawienie atmosfery w zespole. Tu ważną rolę odgrywają luźne rozmowy przy kawie (warto zadbać o zapewnienie przerw i stworzenie przyjemnej przestrzeni sprzyjającej pogawędkom), wspólne wyjścia po godzinach, akcentowanie takich okazji jak święta czy urodziny. Czasem sporo może zmienić zapewnienie bardziej przyjaznego stanowiska pracy. Motywację skutecznie też zwiększają premie i benefity. Mogą być m.in. zależne od frekwencji.

wsparcie

Nie wszystkie firmy stać na wypłacanie wynagrodzenia za dużą liczbę nadgodzin. Nie w każdym przedsiębiorstwie będzie też możliwe płynne przesuwanie pracowników na inne stanowiska. Jeśli reorganizacja pracy jest trudna, rozwiązaniem może być współpraca z agencją zatrudnienia. Ma ona stały dostęp do bazy wykwalifikowanych i sprawdzonych pracowników, jest też w stanie szybko ich zatrudnić.

Kolejnym nie bazującym na istniejących w firmie zasobach kadrowych rozwiązaniem w przypadku często zdarzającej się absencji jest automatyzacja. Odciąża pracowników w podstawowych pracach i pozwala efektywniej wykorzystać ich umiejętności w kluczowych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Z badania przeprowadzonego przez Deloitte wśród ponad 500 reprezentantów wyższej kadry kierowniczej z różnych branż w 26 krajach wynika, że dzięki automatyzacji spodziewają się wzrostu wydajności personelu o 27 procent w ciągu najbliższych trzech lat.