w jaki sposób absencja i prezenteizm wpływają na produktywność?

Masz 100 ważnych zleceń do wykonania do końca tygodnia. W poniedziałek i wtorek jeden z członków głównego zespołu produkcyjnego nie przychodzi do pracy. W środę i czwartek wygląda na to, że inny pracownik nie wykazuje zaangażowania. Wreszcie nadchodzi piątek i trzeba się spieszyć, aby ukończyć projekt.

Brzmi znajomo? Jeśli często zdarzają się takie sytuacje, możesz mieć problem z absencją i prezenteizmem. Poniżej przedstawimy obie koncepcje, a następnie powiemy, jak ograniczyć częstotliwość występowania zarówno prezenteizmu, jak i absencji, w celu zwiększenia produktywności pracowników.

co to jest absencja?

Z absencją mamy do czynienia, gdy pracownicy mają w zwyczaju nie stawiać się do pracy w biurze albo do pracy zdalnej bez dobrego powodu. Przy obliczaniu wskaźnika absencji nie wlicza się nieobecności, które zostały uprzednio zatwierdzone, takich jak wakacje i święta.

jakie są przyczyny absencji?

Czasami absencja wynika z nierozpoznanej, przewlekłej choroby fizycznej. Do innych częstych przyczyn absencji należą:

• choroba psychiczna: w opublikowanym przez brytyjski organ ds. bezpieczeństwa i higieny pracy Health and Safety Executive sprawozdaniu z grudnia 2021 r. jako przyczyny ponad 50% przypadków nieobecności w pracy z powodu „choroby” wskazano stres, zaburzenia lękowe i depresję;
• mobbing: członkowie zespołu, którzy są nękani w pracy, mogą nie przychodzić do biura, aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji. W przeprowadzonej przez Monster.com ankiecie ponad 50% respondentów stwierdziło, że padło ofiarą mobbingu ze strony szefa albo przełożonego;
• rozczarowanie: pracownicy mają poczucie braku zaangażowania, są niezadowoleni z miejsca pracy i znudzeni nim. Tacy pracownicy mogą również aktywnie szukać innej pracy;
• wypalenie zawodowe: gdy pracownicy odczuwają stres i są wyczerpani przez dłuższy okres, często mają już dość i czują się wypaleni. W przeprowadzonym przez McKinsey Health Institute badaniu ankietowym z 2022 r. dotyczącym zdrowia psychicznego i dobrego samopoczucia pracowników stwierdzono wysokie wskaźniki wypalenia zawodowego na całym świecie, których wartości wahały się od niskich, wynoszących 19% (w Meksyku i Szwajcarii), do wysokich, wynoszących 38% (w Indiach);
• opieka nad osobami zależnymi od pracownika: osoby, które opiekują się rodzicami w podeszłym wieku, niepełnosprawnymi krewnymi i dziećmi również muszą czasami wziąć więcej dni urlopu.

Przykład nr 1: Jan czuje się źle od miesięcy i ledwo daje radę wstać rano z łóżka. Nic już go nie interesuje, w tym wykonywana praca, i często zgłasza nieobecność w ostatniej chwili.

Przykład nr 2: Kolega Sary bardzo mocno krytykuje jej pracę, a gdy w biurze nie ma jej bezpośredniego przełożonego, zaleca się do niej mimo jej negatywnych reakcji. Czuje się zastraszona, dlatego w miarę możliwości unika przychodzenia do biura.

Przykład nr 3: Joanna wraz z mężem są głównymi opiekunami dla obojga rodziców każdego z nich. Przynajmniej dwa razy w miesiącu zgłaszają nieobecność ze względu na umówione wizyty u lekarza i wizyty wynikające z nagłych przypadków.

co to jest prezenteizm?

Pracownicy, którzy funkcjonują w pracy poniżej zwykłego poziomu ze względu na chorobę, stan psychiczny albo brak zainteresowania wykonywanymi obowiązkami, wykazują prezenteizm. W rezultacie wykonywanie zadań może im zajmować więcej czasu, ponieważ wyłączają się, robią sobie częste przerwy albo po prostu pracują w wolniejszym tempie niż osoby w ich otoczeniu.

Może być ciężko zauważyć pracownika spełniającego wymagania definicji prezenteizmu, ponieważ fizycznie siedzi on przy swoim biurku, jednak mentalnie nie jest zaangażowany w pracę. Czasami można nawet nie zdawać sobie sprawy z występowania prezenteizmu do czasu nieobecności pracownika albo dopóki nie odejdzie on z pracy, pozostawiając za sobą wiele niedokończonych zadań.

jakie są przyczyny prezenteizmu?

Prezenteizm w miejscu pracy jest powszechnym zjawiskiem, które występuje zarówno w przypadku pracy w biurze, jak i w przypadku pracy zdalnej. Trudno jest określić częstotliwość jego występowania, dlatego tego tematu nie podejmuje się tak często jak tematu absencji. Niemniej jednak jest to równie ważne zagadnienie. Prezenteizm może wynikać z dobrych zamiarów albo z braku zaangażowania pracowników. Główne powody prezenteizmu to na przykład:

• brak zwolnień lekarskich: jeśli pracownikom nie przysługują zwolnienia lekarskie (albo jeśli już je wykorzystali), mogą przychodzić do pracy nawet wtedy, gdy są ciężko chorzy i nie są w stanie osiągać rezultatów;
• lojalność: osoby, które z jakiegokolwiek powodu nie są w stanie pracować, mogą w dalszym ciągu być obecne, ponieważ są lojalne wobec kierownika albo spółki;
• niedobory personelu: chorzy albo niesprawni pracownicy czasem przychodzą do pracy, aby zrekompensować niedobory personelu;
• lęk przed utratą pracy: z obawy przed konsekwencjami, jakie niosą ze sobą nieobecności, ludzie przychodzą do pracy nawet wtedy, gdy nie mogą się na niej skoncentrować.
• poczucie bycia niezastąpionym: gdy pracownicy wykonują najwięcej pracy albo mają najwięcej obowiązków w swoim dziale, mogą mieć poczucie, że nie powinni brać urlopu – nawet jeśli naprawdę go potrzebują.
• nuda: pracownicy, którzy nie odczuwają zaangażowania w wykonywaną pracę, mogą wykorzystywać każdą okazję, aby unikać faktycznej pracy. Dotyczy to w szczególności osób, które wykonują powtarzające się zadania albo nie mają możliwości awansu;
• praca zdalna: niestety niektórzy pracownicy wykorzystują pracę zdalną w celu zalogowania się bez wykonywania produktywnej pracy. Mogą równocześnie wykonywać prace domowe, bawić się z psem albo rozmawiać przez telefon, podczas gdy wszystko wygląda, jakby byli obecni zdalnie.

Przykład nr 1: Michał cierpi na przewlekłą chorobę. Wykorzystał wszystkie zwolnienia lekarskie, ale potrzebuje wynagrodzenia za pełen wymiar czasu pracy, aby pokryć koszty życia. Michał stawia się codziennie do pracy, jednak czuje się fatalnie, co widać po wykonywanej przez niego pracy.

Przykład nr 2: Iwan ma tendencję do mikrozarządzania. Często przychodzi do pracy, kiedy jest chory, ponieważ nie wierzy, że jego podwładni prawidłowo wykonają zadania.

Przykład nr 3: Jan odlicza już czas do emerytury. Przychodzi codziennie do pracy, jednak wykonuje jak najmniej zadań i wdaje się w pogawędki ze współpracownikami.

w jaki sposób prezenteizm i absencja wpływają na przedsiębiorstwa?

Zarówno absencja, jak i prezenteizm sprawiają problemy w przedsiębiorstwie. Nieprzychodzenie pracowników do pracy prowadzi do spadku produktywności – zadania pozostają niezrealizowane, a współpracownicy są przeciążeni pracą. Z kolei kiedy przychodzą do pracy, jednak nie wykazują zaangażowania, są nieuważni albo rozsiewają zarazki wśród współpracowników, również prowadzą do spadku produktywności.

W opublikowanym przez dział badań Statista badaniu z 2022 r. stwierdzono, że ponad 54% kierowników zakładów uważało absencję za ważny czynnik w codziennej działalności, co oznaczało wzrost o 7 punktów w stosunku do ubiegłego roku.

Lockton, globalna firma zajmująca się pośrednictwem ubezpieczeniowym, sporządziła sprawozdanie za 2022 r. „Waking up to Absence” (Otwarcie oczu na nieobecność). Kluczowe wnioski wskazują na niezwykle wysokie koszty związane z absencją, w tym utratę produktywności, motywacji i bezpieczeństwa pracownika. Ponadto spółka stwierdziła, że w przypadku pracowników, którzy mają w zwyczaju nie przychodzić do pracy (przez ponad 70 dni w roku), prawdopodobieństwo odejścia ze spółki wynosi 65%.

Prezenteizm w miejscu pracy powinien martwić pracodawców w równej mierze.

W badaniu przeprowadzonym w 2020 r.  wśród strażników więziennych pracujących w Wielkiej Brytanii stwierdzono bezpośredni związek pomiędzy częstymi przypadkami prezenteizmu i gorszym stanem zdrowia psychicznego, słabszymi wynikami pracy i obniżonym bezpieczeństwem w miejscu pracy.

W badaniu stanu globalnego środowiska pracy przeprowadzonym przez Instytut Gallupa przedstawiono oszałamiające liczby związane z problemem prezenteizmu – 8,8 biliona dolarów! Tyle właśnie przedsiębiorstwa tracą z powodu niskiej produktywności spowodowanej brakiem zaangażowania.

Jeżeli to nie jest jeszcze wystarczający powód do zmartwień, w badaniu ankietowym Randstad Workmonitor 2023 stwierdzono, że pracownicy nie wahają się, aby odejść z pracy, która nie przynosi im spełnienia osobistego i zawodowego – w szczególności dotyczy to pokolenia Z (58%) i milenialsów (54%). W związku z tym pracownicy, którzy wykazują oznaki prezenteizmu, mogą równie dobrze być kolejnymi, na których miejsce trzeba będzie szukać zastępstwa.

Na szczęście, chociaż bezpośrednie i pośrednie koszty związane z nieobecnościami i niedbałym wykonywaniem obowiązków są znaczne, pracodawcy, którzy reagują, aby ograniczyć te problemy, odnoszą wymierne korzyści. W szczególności sprawdza się to w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw, które prowadzą działalność w trudnych warunkach finansowych i kadrowych. Te korzyści to głównie:

• obniżone koszty związane z zatrudnianiem pracowników;
• podwyższone morale pracowników;
• większa produktywność.

radzenie sobie z prezenteizmem i absencjami w przedsiębiorstwie

Jak zatem położyć kres niezatwierdzonym nieobecnościom i ograniczyć prezenteizm w miejscu pracy? Odpowiedzią (jak również nową drogą do produktywności) jest planowanie z wyprzedzeniem, słuchanie pracowników i zapewnianie wsparcia. Zapoznaj się z poniższymi sugestiami, które skategoryzowano według czynników motywujących.

złe zdrowie fizyczne i psychiczne

• zachęcanie pracowników do powrotu do zdrowia w domu: pracodawca ponosi ostatecznie mniejsze koszty, gdy chorzy pracownicy pozostają w domu. Nie zarażają swoich współpracowników, ani nie wykonują swojej pracy w sposób niedokładny albo poniżej oczekiwań i wymagający poprawek;
• zapewnianie wykonywanych na miejscu badań przesiewowych pod kątem powszechnych chorób: programy badań przesiewowych ciśnienia krwi czy też w kierunku cukrzycy albo nowotworów w całym przedsiębiorstwie mogą pomóc rozpoznać problemy zdrowotne, zanim staną się na tyle poważne, aby wpływać negatywnie na obecności pracowników;
• oferowanie programów wsparcia zawodowego: pracownicy, którzy otrzymują wsparcie związane z chorobami przewlekłymi, mają często bardziej pozytywne nastawienie i są bardziej produktywni niż osoby, które takiego wsparcia nie otrzymują. W rezultacie zwiększa się zarówno poziom obecności, jak również skrupulatność przy wykonywaniu zadań.

środowisko pracy

• Inwestowanie w kierowników wysokiej jakości: w raporcie Gallupa z 2022 r. dotyczącym stanu globalnego środowiska pracy stwierdzono, że wszystkie pięć przyczyn wypalenia zawodowego pracowników łączy jedna wspólna cecha – zły szef. W rzeczy samej jeden kiepski kierownik może zrujnować cały dział, tworząc środowisko podatne na absencje i prezenteizm. Programy szkoleniowe i rozwojowe mające na celu rozwój wspaniałych liderów mogą znacznie poprawić środowisko pracy w przedsiębiorstwie;
• przyjęcie stanowczej postawy w kwestii mobbingu i nękania: należy stosować anonimowe ankiety i prowadzić rozmowy z odchodzącymi pracownikami, aby ustalić sprawców mobbingu w miejscu pracy. Następnie trzeba podjąć szybkie działania, zaczynając od szkoleń, a w razie konieczności kończąc na zwolnieniach;
• oferowanie możliwości rozwoju: według sprawozdania Randstad Workmonitor 2023 pracownicy szukają sposobów, aby się rozwijać, a 30% z nich w razie konieczności chętnie zmieni pracę, żeby uzyskać możliwości awansu. Ponadto szkolenia i możliwości rozwoju mogą pomóc w zwalczaniu braku zaangażowania, który stanowi poważny czynnik wpływający na „cichą rezygnację z pracy”. Doskonalenie umiejętności i przekwalifikowywanie pracowników może pomóc poprawić morale i zapewnić utalentowanych pracowników do przezwyciężenia niedoborów kadrowych.

planowanie

• zbadanie możliwości pracy hybrydowej i zdalnej: nie każda spółka czy dział ma możliwość stosowania stanowisk wirtualnych. Jednak zapewnianie pracownikom możliwości wykonywania pracy z domu może pomóc w przypadku niektórych rodzajów absencji. Ponadto 40% pracowników badanych przez Randstad twierdzi, że elastyczność w zakresie miejsca wykonywania pracy ma kluczowe znaczenie dla przyjęcia przez nich oferty pracy; 
• elastyczne godziny pracy: wraz z elastycznością w kwestii miejsca pracy pracownicy pragną elastyczności w zakresie czasu pracy. Przejście na pracę w elastycznych godzinach albo czterodniowy tydzień pracy zapewnia pracownikom czas na zaplanowanie wizyt i opiekę nad członkami rodziny;

• opcje związane z opieką nad dziećmi: pracujący rodzice czerpią ogromne korzyści z sytuacji, w których pracodawcy zapewniają możliwość korzystania z elastycznych form pracy. Ustalenia dotyczące pracy z domu, rozwiązania w zakresie pracy w niepełnym wymiarze czasu czy też możliwość sporządzania własnych grafików pomagają zwiększać produktywność wśród pracowników. W globalnym badaniu Cisco z 2022 r. dotyczącym pracy hybrydowej stwierdzono, że praca hybrydowa pomogła odzyskać równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Przy czym ważnym czynnikiem była oszczędność czasu w związku z brakiem konieczności dojeżdżania do pracy, jak również odbywania zbędnych interakcji w biurze.

   

w jaki sposób Randstad może pomóc

W świecie zdominowanym przez technologie niektórzy zostają w tyle. Co jeśli możliwe byłoby wykorzystywanie korzyści oferowanych przez technologie, jednocześnie zachowując ten ludzki wymiar? W Randstad naszą misją jest wspieranie ludzi oraz pomaganie przedsiębiorstwom i ich pracownikom w osiąganiu pełnego potencjału. We współpracy z każdym z naszych klientów łączymy najnowsze technologie rekrutacyjne ze spersonalizowanym programem zatrudniania. 

Randstad może pomóc określić stopień absencji w odniesieniu do przedsiębiorstwa oraz zapewnić wsparcie w obszarze HR – od sporządzania elastycznych grafików pracy zmianowej do oddelegowania specjalnego zespołu wewnętrznego do przeprowadzenia oceny morale i produktywności oraz ustalenia programów szkoleniowych.

Uważamy, że bez indywidualnego wkładu produktywność z czasem spada. Przywróć ten ludzki wymiar, a Twoi pracownicy ponownie zaangażują się w pracę w przedsiębiorstwie niezależenie od tego, czy pracują na miejscu, czy zdalnie. Możemy Ci pomóc poprzez ścisłą współpracę z Twoim działem HR oraz dzielenie się spostrzeżeniami, aby pomóc kierownikom natychmiast zareagować na absencje i prezenteizm.

Jest to zaktualizowana wersja artykułu, który pierwotnie opublikowano 24 lutego 2021 r.