w jaki sposób radzić sobie z nieobecnością pracowników w pracy?

Absencja to problem znany i nieunikniony we wszystkich branżach. Pracownicy nie pojawiają się w pracy z różnych przyczyn – głównie z powodu lżejszych chorób, urazów, wizyt lekarskich, ale także ze względu na inne czynniki, takie jak stres, zobowiązania rodzinne czy niezadowolenie z pracy.

Ponieważ konsekwencje absencji mogą mieć bezpośredni i pośredni wpływ na działalność firmy, potrzebujesz dobrze zaplanowanej i skutecznej polityki frekwencji w pracy, aby zapobiec utratom zysków i klientów.

Na szczęście możesz wdrożyć kroki i strategie, aby zaradzić absencji, zaczynając od zidentyfikowania przyczyn dla których pracownicy nie przychodzą do pracy. Po określeniu problematycznych obszarów pora na podjęcie działań.

Poniżej dowiesz się, jak możesz proaktywnie zapobiegać niedoborom pracowników zamiast jedynie reagować na braki kadrowe w momencie ich wystąpienia.

koszty absencji

Trudności, z jakimi firmy mogą się mierzyć w obliczu znaczącego wzrostu poziomu absencji, można było wyraźnie zaobserwować w trakcie pandemii, gdy zamknięcia działalności i absencje związane z chorobami wywarły istotny wpływ na branżę produkcyjną, dostawczą i usługową.

Chociaż niektóre konsekwencje długotrwałej absencji wpływają na firmy na całym świecie, inne są charakterystyczne dla określonych branż albo właściwe dla danego przedsiębiorstwa. Nikt nie zna Twojego przedsiębiorstwa lepiej niż Ty, dlatego musisz określić, w jakich obszarach absencja najbardziej Ci zaszkodzi. 

Z przeprowadzonego niedawno przez Gallupa badania wynika, że absencja pracownika kosztuje przedsiębiorstwo średnio 340 USD dziennie w kosztach bezpośrednich i pośrednich.

bezpośrednie koszty absencji

Gdy pracownicy są nieobecni, ktoś musi ich zastąpić. Może to oznaczać konieczność płacenia za nadgodziny zwykłemu pracownikowi albo polegania na wsparciu agencji zatrudnienia w sytuacji awaryjnej. Tak czy inaczej musisz wypłacić dodatkowe wynagrodzenie – oraz płacę dla pracownika, w zależności od Twojej polityki dotyczącej frekwencji w pracy.

Ponadto musisz zapłacić przełożonemu, aby zaradzić niedoborowi pracowników, a także personelowi działu HR, aby wszystko udokumentować.

pośrednie koszty absencji

Powyższe koszty bezpośrednie stanowią jednak zaledwie część strat poniesionych wskutek nieplanowanych absencji. Pracownik zastępczy będzie potrzebował czasu na wdrożenie w zadania, zweryfikowanie celów i określenie, w którym miejscu poprzedni pracownik przerwał pracę.  Poleganie na pracownikach pracujących w nadgodzinach albo zastępczych z innego działu może się wiązać z większą liczbą błędów, wolniejszym czasem produkcji i problemami związanymi z bezpieczeństwem.

Ponadto pracownicy, którzy muszą przejąć obowiązki nieobecnych, mogą się czuć sfrustrowani i przepracowani, co obniża ich morale.

Połączenie wyższych niż zwykle wydatków oraz obniżonej produktywności nieuchronnie skutkuje utratą dochodów.

koszty absencji ponoszone przez pracownika

Gdy pojedynczy pracownicy regularnie biorą urlop, wpływa to niekorzystnie również na nich.

Po pierwsze, po wykorzystaniu przydzielonego płatnego urlopu otrzymają mniejsze wynagrodzenie. Po drugie – i ważniejsze – ciągła absencja jest często objawem większego problemu. Przykładowo, pracownik może zmagać się z przewlekłą chorobą, trudną sytuacją rodzinną albo problemami w pracy.

Z badania przeprowadzonego przez Harvard Business School wynika, że niemal dwie trzecie pracowników jest zaangażowanych w opiekę nad dzieckiem, rodzicem albo innym członkiem rodziny lub przyjacielem.

Dzięki poznaniu niektórych z powszechnych przyczyn zwiększonej absencji możesz wdrożyć plan poprawy frekwencji pracowników, oferujący rozwiązania i wsparcie dla pracowników.

ustalenie pierwotnego powodu nieobecności w pracy

Przed rozpoczęciem proaktywnego planowania polityki dotyczącej absencji należy zrozumieć, dlaczego pracownicy nie przychodzą do pracy.

prywatne przyczyny zwiększonej absencji

Według amerykańskiego Biura Statystyki Pracy przyczyną 71% wszystkich absencji w ciągu roku wśród pracowników w 2021 r. były choroby albo urazy, skutkujące wskaźnikiem 2,3%.

Podobnie w Wielkiej Brytanii wskaźnik absencji spowodowanych chorobami osiągnął 2,2% w 2021 r., co stanowi wzrost po kilku latach spadku.

Poważniejsze choroby, w tym przeziębienie i grypa, mogą spowodować wzrost wskaźnika absencji, zwłaszcza w miesiącach zimowych. Jednak tego rodzaju absencje są zazwyczaj ograniczone. Powtarzające się absencje tej samej osoby związane ze stanem zdrowia mogą być skutkiem długotrwałego złego stanu zdrowia albo przewlekłej choroby.

Wysokie ciśnienie krwi i cukrzyca oraz ryzykowne zachowania takie jak palenie, brak aktywności fizycznej i przejadanie się stanowią istotne czynniki wpływające na powtarzającą się absencję, przez którą amerykańscy pracodawcy tracą ponad 36 miliardów dolarów rocznie według danych CDC (Centers fo Disease Control and Prevention, Centrów Zapobiegania i Kontroli Chorób).

Inne przewlekłe schorzenia skutkujące częstymi albo długotrwałymi absencjami obejmują choroby serca, nowotwory, zapalenie stawów i migreny.

Ostatnio więcej uwagi poświęca się zdrowiu psychicznemu pracowników, w tym jego wpływowi na wskaźniki obecności. Przykładowo, w ramach Panelu Gallupa przebadano amerykańskich pracowników pod kątem ich stanu psychicznego. Na podstawie wyników badania Gallup prognozuje, że pracownicy, których stan zdrowia psychicznego według ich własnej oceny jest zły albo słaby, będą nieobecni w pracy około pięć razy częściej w skali roku niż ci, który oceniają swój stan lepiej.

McKinsey Health Institute przebadał pracowników w 15 krajach i odkrył, że ponad połowa z nich zmagała się z problemami psychicznymi na pewnym etapie życia. Druga strona równania jest jeszcze ważniejsza z perspektywy pracodawcy. Pracownicy, którzy zgłaszali problemy psychiczne, częściej wykazywali słabe wskaźniki pracownicze, w tym niski poziom satysfakcji z pracy i zaangażowania – co stanowi prostą drogę do częstej absencji.

przyczyny absencji związane z pracą

Niektóre z powyższych przyczyn niskiej frekwencji mogą współistnieć z kwestiami związanymi z pracą. Jednak jako pracodawca masz znacznie większą kontrolę nad problemami w pracy, co powinno Cię zachęcić do skoncentrowania się na planowaniu pracy pracowników w tych obszarach. 

• mobbing albo złe zarządzanie w miejscu pracy
• ogólny brak zaangażowania i niezadowolenie z pracy
• brak elastyczności w zakresie godzin pracy i lokalizacji
• negatywna kultura firmy
• wypalenie zawodowe
• brak szkoleń i możliwości rozwoju

proaktywne planowanie pracy pracowników w Twoim przedsiębiorstwie

Pracodawcy, którzy chcą skutecznie radzić sobie z absencjami i ograniczać ich konsekwencje, stosują proaktywne planowanie zamiast jedynie reagować na niedobory personelu i mozolnie łatać dziury kadrowe.

dokonaj analizy kadr

Zacznij od zgromadzenia danych, aby uzyskać jasny obraz obecnej sytuacji w zakresie przestrzegania polityki frekwencji w pracy. 

Zidentyfikuj trendy, przyglądając się średniemu wskaźnikowi absencji w wybranych okresach. Najpierw rozważ przeprowadzenie obliczeń na poziomie całej firmy w celu dokonania kompleksowej oceny. Następnie skoncentruj się na działach, a na końcu na poszczególnych pracownikach. Dane te pomogą Ci określić, czy problem dotyczy działu, czy występuje tylko w określonych porach roku, czy konieczne jest całkowite przeformułowanie polityki dotyczącej absencji.

Przeprowadź audyt wydajności pracowników, aby określić, gdzie najprawdopodobniej wystąpią najpoważniejsze problemy w przypadku absencji. Umożliwi Ci to również sprawdzenie, w jakich obszarach masz problem z niedoborem personelu i musisz zatrudnić więcej utalentowanych pracowników albo gdzie możesz zmienić grafik pracy lub zmiany, aby zapewnić lepsze rozłożenie pracy.

Może to być również dobry moment na rozważenie bardziej elastycznych opcji wykonywania pracy. Przykładowo, czterodniowy tydzień pracy staje się coraz bardziej popularny w wielu firmach, podobnie jak korzystanie z aplikacji do zarządzania pracą zmianową i modelem pracy hybrydowej.

Czynności takie jak audyty umiejętności pracowników pozwolą Ci określić wiedzę i umiejętności pracowników wymagane do wykonywania zadań. Następnie możesz się skoncentrować na wszelkich niedoborach umiejętności, jakie występują albo mogą się pojawić przy wdrażaniu nowych technologii i zobaczyć, w jakich obszarach konieczna jest rekrutacja albo przeniesienie pracowników.

Dokładne określenie kompetencji niezbędnych do realizacji kluczowych zadań i jasny obraz umiejętności, jakimi dysponuje personel, umożliwi także opracowanie odpowiednich planów w zakresie szkoleń i rozwoju. Doskonalenie umiejętności pracowników w tych kluczowych obszarach pomoże zapewnić, że działalność firmy w podstawowym zakresie pozostanie niezagrożona nawet w przypadku braków kadrowych.

Gdy jest taka możliwość, firmy przekonują się, że doskonalenie umiejętności i przekwalifikowywanie obecnych pracowników przynoszą duże korzyści z perspektywy kosztów i morale pracowników. Przykładowo, globalne badanie przeprowadzone przez McKinsey dotyczące firm, które w ostatnim czasie pomyślnie przeszły cyfrową transformację wykazało, że osiągały lepsze o 35% wyniki w zakresie przekwalifikowywania obecnych pracowników niż firmy, które zmagały się z problemami w trakcie przystosowywania.

analizuj działania biznesowe

W przygotowywaniu się na okres ograniczonych możliwości pracowników bardzo ważne jest określenie, jakie zadania są kluczowe dla funkcjonowania firmy. Dzięki temu łatwiej określić, które działania należy traktować priorytetowo, a które – pod nieobecność kluczowych pracowników – można odłożyć na później. 

Planowanie i harmonogramy wykorzystania siły roboczej dają pewność, że zawsze najlepiej wykorzystujemy umiejętności dostępnych pracowników i kierujemy ich tam, gdzie ich wydajność będzie największa niezależnie od aktualnej sytuacji pod względem absencji.

zajmij się problemami pracowników

Po przyjrzeniu się statystykom absencji i określeniu, jakie zasoby utalentowanych pracowników są niezbędne do osiągnięcia sukcesu, pora skoncentrować się na zarządzaniu absencjami.

Na początek zastanów się nad najczęstszymi fizycznymi przyczynami absencji i poszukaj długoterminowych rozwiązań na poziomie całej firmy.

• przewlekłe problemy zdrowotne: Wspieraj dobre nawyki wśród pracowników, w tym poprzez zachęty do aktywności, zdrowe przekąski, infrastrukturę do ćwiczeń w miejscu pracy albo inne świadczenia dodatkowe w zakresie dobrego samopoczucia
• sezonowe absencje: Zainwestuj w lepszą wentylację, środki do dezynfekcji rąk oraz bezdotykowe kosze na śmieci i zachęcaj do szczepień
• problemy psychiczne: Prowadź otwarty dialog, aby pracownicy mogli swobodnie dyskutować o wszelkich problemach i zadbaj, by wiedzieli o dostępnych programach wsparcia

W przypadku absencji związanych z pracą dotarcie do sedna problemu może się okazać trudniejsze. Aby zidentyfikować tego rodzaju problemy, trzeba mieć bliski kontakt z pracownikami. Badania opinii są kluczowe dla odkrywania, jak pracownicy postrzegają swoją pracę, jednak nie należy zapomnieć o wdrożeniu dynamicznych rozwiązań na podstawie ich wyników.

• Mobbing albo toksyczne środowisko pracy: W środowisku pracy nie ma miejsca na nękanie i należy je bezwzględnie zwalczać. Rozważ szkolenia z umiejętności miękkich dla przełożonych, aby zadbać, by kadra kierownicza zapewniała swojemu zespołowi wsparcie emocjonalne i społeczne
• brak zaangażowania: Zapewnij swoim pracownikom poczucie celu, pokazując im ich miejsce w celach przedsiębiorstwa. Stowarzyszenie Zarządzania Zasobami Ludzkimi zaleca wyrażanie uznania wobec zespołu i poszczególnych osób, aby pomóc rozwijać inkluzywność i lepszą wydajność
• wartości firmowe: Badanie Randstad Workmonitor 2023 wykazało, że pracownicy pragną czegoś więcej niż stałej pracy. Szukają również spełnienia i okazji, by zmieniać świat na lepsze. Ponadto 42% z nich jest skłonnych bronić swoich wartości, odmawiając pracy dla firmy, której działalność stoi w sprzeczności z ich systemem przekonań społecznych i środowiskowych. Jeżeli Twoje przedsiębiorstwo posiada cele zrównoważonego rozwoju albo wspiera określone inicjatywy, należy zadbać o to, by pracownicy mieli świadomość, w jaki sposób mogą uczestniczyć w tych przedsięwzięciach.
• szkolenie: Badanie Workmonitor 2022  wykazało również, że pracownicy w każdym wieku pragną się kształcić i doskonalić, ponad 50% z nich chce programów, które pomogą im na obecnych stanowiskach. Inne obszary zainteresowań obejmowały umiejętności miękkie oraz szkolenia kadry kierowniczej i kompetencje techniczne.
• elastyczność Chociaż pandemia nie stworzyła pracy hybrydowej, z pewnością go wzmocniła. Szukaj możliwości, aby oferować swoim pracownikom większą kontrolę nad ich grafikami, poprzez pracę zdalną, skrócony tydzień pracy albo dostosowanie zmian.

Aby zapewnić powodzenie Twojego planu poprawy frekwencji pracowników, warto skorzystać z profesjonalnej rady ekspertów z branży HR.

W ramach rozwiązania Randstad Inhouse Services oferujemy program opieki, który pomaga pracodawcy mierzyć satysfakcję pracowników i rozpoznawać, które obszary wykonywanej pracy sobie cenią, a które uważają za trudne. Możemy także udzielić wsparcia w ogólnym dążeniu pracodawcy do optymalizacji zatrudniania i działań kadrowych. Takie wsparcie może mieć kluczowe znaczenie w przypadku niedoborów kadrowych czy potrzeby szybkiego zatrudnienia pracowników, na których można będzie polegać.

Jest to zaktualizowana wersja artykułu, który pierwotnie opublikowano dnia 4 maja 2021