w jaki sposób randstad może pomóc radzić sobie z absencją pracowników?

Absencje w miejscu pracy to problem, z którym borykają się wszystkie przedsiębiorstwa i który stanowi szczególne wyzwanie w przypadku zarządzania dużą liczbą pracowników. Częste nieobecności mogą spowodować gwałtowny wzrost kosztów i spadek produktywności.

Na poziom absencji mogą wpływać wyjątkowe albo nieoczekiwane zdarzenia, takie jak ogólnoświatowa pandemia. Jednakże w większości przypadków przyczyną nieobecności w pracy jest choroba fizyczna, uszczerbek na zdrowiu, konieczność opieki nad bliskimi albo niezadowolenie z pracy.

Niezależnie od zewnętrznych okoliczności i czynników wpływających na taką sytuację, trzeba proaktywnie radzić sobie z absencją, aby uniknąć szkód dla marki swojego przedsiębiorstwa. 

W tym wpisie na blogu przedstawiono niektóre sposoby, dzięki którym Randstad może pomóc opanować ten problem – od bieżącego wsparcia w zakresie obsadzania stanowisk aż po długoterminowe zarządzanie pracownikami oraz większą dbałość o nich.

pracownicy wtedy, gdy ich potrzebujesz

Do prowadzenia podstawowej działalności biznesowej potrzebne są przede wszystkim odpowiednie zasoby kadrowe, a absencje powodują błyskawiczne zaburzenie podstawowych procesów.

Na przykład pracodawcy działający w branży produkcyjnej w Stanach Zjednoczonych stracili około pięciu dni pracy na każdego pracownika w 2021 r. (w oparciu o średnią liczbę 250 dni roboczych rocznie). Wyniki były jeszcze gorsze w Kanadzie, gdzie w podobnych branżach wystąpiły straty wynoszące 12 dni pracy w tym samym okresie.

W przypadku niedoboru pracowników w przedsiębiorstwie trzeba szybko reagować, aby utrzymać produktywność i wydajność w środowisku pracy.

Zapewniamy pomoc w postaci natychmiastowego uruchomienia działań rekrutacyjnych, które z sukcesem pozwolą uzyskać określoną liczbę pracowników,  w niektórych lokalizacjach dajemy dostęp do sprawdzonej sieci pracowników. Pracodawcy, którzy już teraz borykają się ze zmniejszoną wydajnością, nie mają czasu na poszukiwanie i ocenianie pracowników, którzy mogą w krótkim czasie uzupełnić luki kadrowe.

Przygotujemy dla Twojej firmy gotową pulę pracowników, z której będzie można korzystać w razie potrzeby. Wtedy, dzięki wstępnie przeszkolonym pracownikom, którzy są gotowi i chętni, aby zacząć pracę, oraz znają branżę, można szybko przywrócić odpowiednie tempo na linii produkcyjnej.

Powierzenie tego procesu zaufanej i doświadczonej firmie działającej w branży HR pozwala oszczędzić czas i zagwarantować dokładną weryfikację i ocenę osób polecanych na dane stanowisko.

Nie musisz wyznaczać kierowników obszarów produkcyjnych do samodzielnego szukania wymaganej obsady. Współpracując z doświadczonym partnerem HR pozwalasz swoim pracownikom rozwijać się w swojej roli i robić to, w czym są najlepsi.

Mamy 60 lat doświadczenia w odpowiadaniu na potrzeby rekrutacyjne i kadrowe przedsiębiorstw z różnych branż. Dzięki temu, że poświęcamy czas na zapoznanie się z działalnością firmy, jej głównymi wyzwaniami, celami i priorytetami, mamy pewność, że zapewniamy odpowiedni personel w odpowiednim czasie.

zarządzanie kadrami i tworzenie harmonogramów

Szybka, responsywna rekrutacja często okazuje się decydująca w przypadku potrzeby tymczasowego zwiększenia zdolności kadrowych. Jednak równie ważna jest dobra znajomość dostępnych już zasobów kadrowych oraz opracowanie planu jak najlepszego ich wykorzystania.

Priorytetem dla każdej firmy powinno być zawsze zapewnienie możliwości każdorazowego obsadzenia kluczowych stanowisk – takich, które są niezbędne do codziennej działalności. Jeden ze sposobów, by skutecznie radzić sobie z nieobecnościami, to posiadanie dyspozycyjnego personelu, który może zastąpić innych pracowników i wykonać kluczowe zadania za nich.

Ważne jest również opracowanie planu dotyczącego stanowisk, wymagających specjalistycznego przeszkolenia albo wiedzy specjalistycznej, na które trudno jest znaleźć kandydatów na rynku pracy. W takich sytuacjach pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na szkolenia i rozwój pracowników, który te braki może zniwelować.

Logistyka spontanicznego obsadzania stanowisk w wyniku absencji wymaga zaawansowanej technologii i wiedzy specjalistycznej. Tu właśnie może pomóc Randstad Relevate Workforce Schedule. Ta aplikacja automatyczna uwalnia Cię od ciężaru samodzielnego wykonywania pracy. Najpierw informacje na temat wolnych stanowisk na zmianach są automatycznie wysyłane od puli sprawdzonych już pracowników. Następnie pracownicy mogą przyjąć albo odrzucić ofertę pracy bez angażowania Ciebie, co pozwala oszczędzić dużo czasu w przypadku pracodawców zatrudniających pracowników tymczasowych na dużą skalę. Takie narzędzie sprawdza się na niższych stanowiskach, które nie wymagają dodatkowych kwalifikacji.

Wydajne tworzenie harmonogramów personelu pozwala na zapewnienie, że w przypadku braków kadrowych spowodowanych absencją będą dostępne osoby, które je wypełnią. Ponadto zapewnia również czas i elastyczność konieczną do przeszkolenia pracowników i pozyskania przez nich nowych kwalifikacji. Dobrym rozwiązaniem jest szkolenie krzyżowe, czyli zaopatrywanie pracowników w wiedzę z więcej niż z jednej linii czy obszaru, tym sposobem łatwiej wdrożymy zastępstwa na czas absencji.

W związku z obecnym niedoborem pracowników dobre wykorzystywanie pracowników, których już zatrudniasz, ma większe znaczenie niż kiedykolwiek wcześniej. Przekwalifikowywanie obecnych pracowników do wykonywania innych zadań w przedsiębiorstwie może pomóc uzupełnić braki kompetencji bez potrzeby zatrudniania nowych pracowników na stałe.

W Harvard Business Review zauważono, że przyjęcie podejścia opartego na intensywnych szkoleniach typu „boot camp” pomogło wielu przedsiębiorstwom przeszkolić pracowników w celu dostosowania do nowych procesów. Ta metoda jest szczególnie skuteczna w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, które potrzebują szybko przysposobić swoich pracowników do nowej technologii, w tym automatyzacji na linii produkcyjnej.

Ponadto, w sprawozdaniu Randstad Workmonitor 2023 stwierdzono, że pracowników interesuje uczenie się i doskonalenie. A prawie jedna trzecia z nich chętnie zmieni pracę, aby odkryć więcej możliwości rozwoju. Tym samym doskonalenie umiejętności pracowników pomaga zwiększać wydajność przedsiębiorstwa, jednocześnie podnosząc zadowolenie z pracy – to sytuacja, w której każdy odnosi korzyści.

Nasze rozwiązanie w zakresie usług świadczonych na miejscu pomoże lepiej poznać zdolności kadrowe i zoptymalizować zarządzanie pracownikami w celu uniknięcia problemów związanych z brakami kadrowymi. Może to obejmować położenie nacisku na planowanie i szkolenia, które pomogą wdrożyć pracowników, zapewnić im rozwój i zatrzymać ich.

nasz program opieki

Oczywiście podstawowe świadczenia, takie jak wynagrodzenie są dla pracowników bardzo ważne, ale pracodawcy, którzy chcą stworzyć długotrwałą relację z najbardziej wartościowymi pracownikami muszą zapewnić im coś więcej, niż tylko wynagrodzenie zasadnicze.

W przeprowadzonym przez Gallupa badaniu stanu globalnego środowiska pracy wzięli udział pracownicy z ponad 160 krajów. Stwierdzono powiązanie zadowolenia z pracy z zadowoleniem z życia, co oznacza, że pracownicy, którzy są szczęśliwi w pracy, są również szczęśliwi w życiu i odwrotnie. Stworzenie pozytywnego, dającego satysfakcję środowiska pracy jest możliwe, jeżeli wie się, czego pragną pracownicy. Zawsze więc pierwszym narzędziem powinno być regularne badanie satysfakcji pracowników.

W badaniu Randstad Workmonitor 2023 przyjrzano się dokładnie nadziejom, marzeniom i pragnieniom pracowników we wszystkich kategoriach wiekowych. Stwierdzono, że ogólne nastawienie pracowników ulega zmianie, ponieważ większość z nich (94%) chce lepszej równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Ponadto prawie połowa (48%)  pracowników na całym świecie odeszła ze stanowisk, które nie współgrały z ich życiem prywatnym.

Pracownicy chcą od swojej pracy również czegoś więcej niż tylko wypłata. Lubią czuć, że przyczyniają się do wprowadzania zmian na świecie, przy czym 36% pracowników w Europie Północno-Zachodniej woli pracować w przedsiębiorstwie, które podziela ich cele społeczne i środowiskowe.

Pracodawcy, którzy chcą ograniczyć niską frekwencję i zachęcić nowych pracowników, muszą liczyć się z wagą, jaką pracownicy przykładają do kwestii elastyczności – zarówno w zakresie miejsca, jak i czasu pracy. Prawie trzy czwarte badanych pracowników chciało elastyczności w zakresie miejsca wykonywania pracy, ale tylko ponad połowa miała w Momencie przeprowadzania badania możliwość pracy zdalnej. Ponadto 45% pracowników powiedziało, że nie przyjęłoby oferty pracy, gdyby nie zapewniała im możliwości kontrolowania swojego grafiku w pewnym stopniu. Firmy logistyczne i produkcyjne już badają wdrażanie tej elastyczności, która jest powodowana oczekiwaniami pracownika, a nie narzucona poprzez zmienną produkcję.

Czynniki takie jak równowaga między pracą a życiem prywatnym, elastyczność i tworzenie pozytywnej atmosfery w miejscu pracy są bezpośrednio związane ze wskaźnikiem absencji, ponieważ istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że osoby, które czują się dobrze i są zaangażowane w miejscu pracy, będą brały wolne ze względu na takie problemy jak stres, niepokój i wypalenie zawodowe.

Ponadto tworzenie z pracownikami silnych więzi opartych na współpracy ułatwia przeprowadzanie szczerych rozmów, które pomogą uniknąć problemów związanych z brakami kadrowymi.

Kluczową częścią naszej oferty skierowanej do klientów jest program opieki w ramach naszego rozwiązania Randstad Inhouse Services. Może on pomóc w określeniu, co jest naprawdę ważne dla pracowników, z jakimi problemami się zmagają oraz, w rezultacie, co wywołuje wysokie wskaźniki nieobecności. 

Innym kluczowym elementem naszego rozwiązania Randstad Inhouse Services jest oddelegowanie konsultanta do pracy w placówce klienta. Dzięki temu uzyskujemy informacje z pierwszej ręki na temat danego miejsca pracy oraz tego, jakie zmiany przyczynią się do poprawy samopoczucia, stanu zdrowia i bezpieczeństwa pracowników. Wiemy, czego potrzeba, aby wzbudzić w pracownikach poczucie zaangażowania, i możemy pomóc w opracowaniu wyjątkowych strategii dla konkretnej branży i działalności, a przede wszystkim dostosować to pod konkretne i indywidualne potrzeby klienta.

Zapewniamy również wsparcie większego zespołu, który może zaoferować analizę całego procesu rekrutacji i funkcjonowania działu HR z szerszej perspektywy. Zaproponujemy zmiany i dostosowania aby pozytywnie wpłynąć na elastyczne zasoby ludzkie.

podejście całościowe

Gdy braki kadrowe wynikające z absencji przeradzają się w poważny problem dla przedsiębiorstwa, konieczne jest znalezienie dynamicznych strategii zgodnych z określonymi potrzebami. Jak można się przekonać, aby skutecznie poradzić sobie z tym wyzwaniem, nie wystarczy zastosować jednej metody, ale należy jednocześnie wykorzystywać szereg taktyk, które przyniosą pozytywne i trwałe rezultaty.

Należy zacząć od zrozumienia potrzeb w zakresie pracowników, a potem rozważyć, z czym trzeba sobie obecnie poradzić. Wykorzystanie w pierwszej kolejności dostępnych umiejętności i zasobów umożliwia lepsze przygotowanie się do zidentyfikowania stanowisk, które trzeba będzie obsadzić w przyszłości. Inteligentna rekrutacja i specjalistyczne porady ze strony partnera HR umożliwią szybkie przygotowanie puli pracowników tymczasowych na czas wystąpienia braków kadrowych w przedsiębiorstwie.

Po skompletowaniu zespołu pracowników należy rozważyć, które obowiązki są szczególnie istotne i dopilnować, aby mieć personel zastępczy w razie nagłego nieprzyjścia pracownika do pracy. W przypadku przewidywanej w przyszłości reorganizacji trzeba ocenić przyszłe braki wykwalifikowanych pracowników i określić, kto je wypełni.

Oprócz responsywności i szybkiego reagowania na wyzwania związane z obsadzaniem stanowisk należy proaktywnie utrzymywać kontakty z pracownikami. Szybkie dotarcie do przyczyn źródłowych problemu związanego z pracą pozwala zadbać o to, by pracownicy odczuwali zadowolenie z pracy, które będzie przenikać do ich życia prywatnego.

Ostatecznie nie można zapomnieć, że problemy fizyczne znajdują się na szczycie listy przyczyn zgłaszanych nieobecności. Należy zachęcać w pracy do zdrowszego stylu życia, w tym poprzez oferowanie zajęć fitness, pożywnych przekąsek i pozycji w menu oraz aktywności fizycznej promowanej przez firmę, takiej jak liczenie kroków.

Krótko mówiąc, w zarządzaniu pracownikami trzeba stosować holistyczne podejście skoncentrowane w równym stopniu na takich aspektach jak dobre samopoczucie pracowników, zaangażowanie i satysfakcja z wykonywanej pracy, jak i na podstawowych procesach kadrowych, na przykład tworzeniu harmonogramów i rekrutacji.

Randstad może zapewnić wsparcie na różnych etapach misji ograniczenia braków kadrowych i zwiększenia wydajności, w tym w zakresie:

• rekrutowania i zatrudniania elastycznych pracowników, gdy jest to konieczne w celu zwiększenia produktywności personelu;
• utrzymywania puli pracowników tymczasowych i harmonogramowania ich pracy;
• optymalizowania szkoleń, aby pomóc obecnemu personelowi w osiągnięciu pełni jego potencjału;
• przedstawiania wnikliwych informacji dotyczących aspiracji i oczekiwań pracowników.

Aby dowiedzieć się więcej na temat tego, jak pomogliśmy naszym partnerom pokonać wyzwania związane z obsadzaniem stanowisk, zobacz case study. W tej sytuacji pomogliśmy globalnej spółce logistycznej, która zwróciła się do nas, gdy wysoki wskaźnik absencji spowodował niedotrzymywanie terminów i zbyt wysokie koszty nadgodzin.