cyfryzacja w firmie. jak oswajać pracowników z nowymi technologiami?

Aplikacje generujące treści i grafiki, roboty samodzielnie pakujące i sortujące towary, samojezdne wózki magazynowe czy automatyczne systemy obsługi klienta i kasy samoobsługowe – to tylko niewielka część nowych technologii, które w ostatnich latach na szeroką skalę pojawiły się w przedsiębiorstwach na całym świecie. Firmy wdrażają dziś nowe technologie, aby z ich pomocą zwiększyć szybkość i jakość swoich procesów oraz ułatwić pracownikom wykonywanie codziennych zadań. Powszechna cyfryzacja biznesu staje się faktem. A rozwiązania z zakresu sztucznej inteligencji, robotyzacji i automatyzacji coraz silniej wkraczają w zawodową codzienność wielu pracowników – wg danych 53. Edycji Monitora Rynku Pracy Randstad aż 30% z nich styka się obecnie w swojej pracy z robotami i AI.

nowe technologie – ułatwienie czy zagrożenie?

I o ile większość pracowników widzi w technologiach ułatwienie, nawet co piąty zgłasza obawy związane z wpływem nowych technologii na utrzymanie lub znalezienie zatrudnienia. Zmiana budzi największy lęk wśród tych pracowników, którym pracodawcy nie zapewnili dotąd wsparcia w zrozumieniu nowych technologii i nabyciu umiejętności pozwalających na swobodną pracę z nimi.

Właśnie dlatego, w czasach postępującej cyfryzacji środowiska pracy, jednym z kluczowych wyzwań, z jakimi muszą zmierzyć się pracodawcy, jest nie tylko sprawna adaptacja nowych rozwiązań do realiów środowiska pracy, ale przede wszystkim skuteczne oswojenie z nimi pracowników. To niezbędny warunek, by nowe technologie z sukcesem wspierały rozwój biznesu.

jak pracodawcy mogą pomóc pracownikom oswoić się z nowymi technologiami?

Umiejętne wsparcie pracowników w poznaniu, a następnie w pracy z nowymi technologiami, może przebiegać na wiele sposobów. Poniżej prezentujemy kilka przykładów działań, które pomagają pracodawcom przeprowadzić taki proces.

podnoszenie kompetencji technicznych

Podstawowym, a zarazem najskuteczniejszym sposobem na zaznajomienie pracowników z nowymi technologiami są szkolenia i warsztaty powiększające ich kompetencje cyfrowe. Mogą to być kursy prowadzone przez zewnętrznych ekspertów lub inicjatywy wewnątrzfirmowe, organizowane wspólnie przez działy IT i HR. Szkolenia powinny być dostosowane do różnych poziomów umiejętności pracowników, od podstawowych po bardziej zaawansowane. Ważne jest, aby szkolenia były interaktywne, angażujące oraz skupione na praktycznym wykorzystaniu nowych technologii w codziennej pracy. By pomóc pracownikom utrwalić zdobytą wiedzę i sprawić, aby łatwo do niej wracali, warto wzbogacić szkolenia dodatkowymi materiałami w różnych formatach: instrukcjami wideo, listami kontrolnymi czy zestawami najczęstszych pytań i odpowiedzi.

pokazywanie korzyści ze stosowania technologii w codziennej pracy

Kolejnym sposobem na oswojenie pracowników z nowymi technologiami jest pokazanie im korzyści, jakie wiążą się z włączeniem nowoczesnych rozwiązań do ich codziennej pracy. Dlaczego to ważne? Posłużmy się przykładem.

Jedną ze sztandarowych technologii Randstad, która wspiera firmy naszych klientów w transformacji cyfrowej procesów HR, jest myRandstad WorkTime – aplikacja, dzięki której przedsiębiorstwa mogą odejść od tradycyjnych papierowych dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych służących do ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy na rzecz nowoczesnego, automatycznego systemu. Aplikacja pozwala na kompleksowe gromadzenie w jednym miejscu danych niezbędnych do zaplanowania obsad, przygotowania ewidencji i rozliczania czasu pracy. Jest zintegrowana z aplikacją mobilną, w której pracownicy mogą określać swoją preferowaną dostępność oraz podejrzeć własne grafiki pracy. Dzięki takiemu podejściu korzyści odnosi każda ze stron procesu: pracownicy, przełożeni, konsultanci HR i specjaliści ds. rozliczeń. Właśnie dlatego, podczas wdrażania tej aplikacji u klientów, szczególną wagę przywiązujemy do szkolenia ukazującego nie tylko sposób korzystania z tego rozwiązania, ale także wszystkie ułatwienia, z jakimi się wiąże – zarówno dla pracownika, jak i całej organizacji.

stopniowe wprowadzanie zmian

Zamiast wprowadzać wszystkie zmiany związane z nowymi technologiami w jednym momencie, warto robić to stopniowo. Długofalowe, zaplanowane w dłuższym okresie podejście do wdrażania nowych rozwiązań daje pracownikom cenny czas na adaptację i przyswajanie nowych umiejętności we własnym tempie.

włączanie pracowników w proces wdrażania nowych technologii

Dzięki angażowaniu pracowników w proces wprowadzania technologii do firmy — na przykład poprzez zbieranie ich opinii i sugestii na temat nowych rozwiązań — można zauważalnie zwiększyć zaangażowanie zatrudnionych i poczucie bycia częścią zmiany. Takie podejście pozwala także lepiej dostosować nowe technologie do rzeczywistych potrzeb pracowników i może pomóc w identyfikacji obszarów, które wymagają dodatkowej uwagi.

właściwa komunikacja

Transparentna komunikacja o wprowadzanych zmianach to kolejny ważny element procesu. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie konkretnie kroki podejmuje i planuje firma w zakresie wprowadzania nowych technologii. Przydatne będą tu regularne spotkania z pracownikami, np. w formie sesji pytań i odpowiedzi, bieżąca komunikacja mailowa oraz materiały informacyjne na temat wprowadzanych technologii i wiążących się z nimi zmian.

wzmacnianie kultury otwartej na innowacje i naukę

Otwarta na zmiany i innowacje kultura organizacyjna znacznie ułatwia sprawne wprowadzenie nowych technologii do firmy. Właśnie dlatego warto zachęcać pracowników do eksperymentowania z nowymi narzędziami i oferować im przestrzeń do nauki oraz wolność popełniania błędów podczas zdobywania nowych kompetencji. W ten sposób pracownicy poczują się bezpiecznie i swobodnie w nowej rzeczywistości. I bez większych obaw zaczną testować nowe technologie oraz uczyć się ich obsługi.