dlaczego warto współpracować z wirtualną asystentką?

W dobie cyfryzacji oraz globalizacji coraz częściej poszukujemy niestandardowych rozwiązań. Technologia powoduje ogromne zmiany na rynku pracy. Co więcej, korzystając z niej możesz poprawić jakość swoich produktów, świadczonej usługi lub obniżyć koszty prowadzenia firmy. Rosnącym wyzwaniem każdej organizacji jest zapewnienie jej sprawnego funkcjonowania.

Niezależnie od tego czy zarządzasz wielką korporacją, czy raczkującym start up-em skupiasz się na optymalizacji procesów oraz zapewnieniu usprawnień. Szukasz rozwiązań, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas, pieniądze i dziesiątki niepotrzebnych stresów. Coraz większa liczba kontrahentów powoduje, że zdajesz sobie sprawę, iż obowiązki administracyjne wypełniają sporą część Twojego dnia. Brzmi znajomo? Działania backofficowe to bolączka wielu firm bez względu na ich wielkość, a liczba pracowników administracyjnych coraz częściej obciąża budżety organizacji. Koszty związane z tworzeniem dodatkowych miejsc pracy, zwiększeniem powierzchni biurowych oraz zapewnieniem niezbędnego wyposażenia biur, to wyzwanie dla wielu dyrektorów finansowych.

Możesz zadbać o wiele z tych aspektów, bez konieczności zatrudniania armii pracowników. W tym wszystkim może Cię wesprzeć wirtualna, wielozadaniowa asystentka, która nawet z drugiego końca świata może pomóc Ci w prowadzeniu firmy.

wirtualna asystentka, czyli kto

Ze swoich obserwacji wiem, że wielu z nas słyszących ‘wirtualna asystentka’ ma przed oczami Siri, Amazon Alexa, Google Assistant, Bixby czy Alice i wiele innych aplikacji oraz systemów komputerowych, utożsamianych błędnie z klasyczną definicją wirtualnej asystentki. Tymczasem VA (wirtualna asystentka) nie jest programem czy aplikacją. To realna osoba, która jednak nie przychodzi do twojego biura, ale wszystkie zadania wykonuje wirtualnie (online). Pomaga w sytuacjach, gdy nie masz czasu, określonej wiedzy czy umiejętności. Wirtualna pomoc skupia się zatem przede wszystkim na przejęciu pewnych, często wąsko ukierunkowanych zadań. Nowe technologie ułatwiają zatrudnianie specjalistów na całym świecie i pozwalają czerpać z kluczowych kompetencji pracowników. Dzięki temu, możesz współpracować z osobą, która znajduje się na drugim końcu świata - zamiast tego, skąd pracuje, istotniejsze jest posiadanie przez nią kompetencji potrzebnych do wykonania danego zadania. W dzisiejszym cyfrowym świecie nie potrzebujesz już fizycznej infrastruktury tradycyjnego biznesu - biur, witryn sklepowych, mebli, parkingów, a nawet pracowników pełnoetatowych.

jak to wygląda w praktyce?

Prawie dla każdego zadania będziesz w stanie znaleźć odpowiednią wirtualną asystentkę. Co więcej, możesz zatrudnić kilka takich osób, każdą wyspecjalizowaną w innej dziedzinie. Dzięki temu oszczędzasz nie tylko czas, ale masz także gwarancję, że obszarami zajmą się osoby, które posiadają wiedzę na ten temat. A aspektów, w których może wesprzeć Cię wirtualna asystentka jest naprawdę wiele. Może przejąć od Ciebie prowadzenie kalendarza spotkań biznesowych, a nawet dołączyć do spotkania poprzez telekonferencję i przygotować z niego raport. Tym samym angażujesz ją tylko przez dwie czy trzy godziny i ponosisz koszt właśnie takiego czasu, a nie całej podróży służbowej, jak w przypadku klasycznej dyspozycyjnej asystentki.

Skoro już o podróżach mowa, to rozliczenie delegacji także jest czymś, co może zrobić dla Ciebie wirtualna asystentka. Przygotowuje zestawienia, prezentacje, skontaktuje się z klientami, a nawet zaopiekuje się stroną i mediami społecznościowymi Twojej firmy. Co więcej, jest w stanie prowadzić administrację całego biura - a to wszystko online. Spotkałam się z sytuacją, w której w jednej z firm rola asystenta biura ograniczałaby się do odbioru poczty dwa razy w tygodniu oraz maksymalnie 60 godzin pracy związanej z obsługą administracyjną biura. Zamiast tworzyć kolejny stały etat, firma zdecydowała się outsourcingować zadania administracyjne do VA, rozliczając się tylko za wykonaną usługę.

Outsourcing pewnych procesów wiążę się zatem z oszczędnościami dla Twojej firmy. Mam tu na myśli nie tylko sposób rozliczenia. Nie przypominam sobie sytuacji, w której firma ponosiła koszty związane z zapewnieniem wirtualnej asystentce narzędzi do pracy (komputer czy dostęp do licencji, oprogramowań). Nie jesteś przecież jej jedynym kontrahentem.

dla kogo wirtualna asystentka?

Wirtualne asystentki częściej wspierają małe, także jednoosobowe działalności gospodarcze lub start-upy. Wynika to z faktu, iż takie firmy nie zawsze są w stanie zatrudnić wąsko wyspecjalizowanych, pełnoetatowych pracowników backofficu. Zwykle nie potrzebują też takich współpracowników w pełnym wymiarze czasu pracy. Z usług wirtualnych asystentek korzystają więc firmy, które chcą dokonać outsourcingu niewielkiego fragmentu zadań. Nie oznacza to, że duże firmy nie widzą korzyści w takiej formie współpracy. Wręcz przeciwnie - idą nawet o krok dalej i zatrudniają całe zespoły wirtualnych asystentów, odpowiedzialnych za chociażby obsługę administracyjną. W swojej pracy wielokrotnie realizuje projekty rekrutacyjne, w których poszukuję personal assistant dla Top Managementu w Szwajcarii czy USA.

Wirtualne Asystentki to bardzo często freelancerzy, podejmujący się wielu, krótkoterminowych zleceń, współpracują z wieloma kontrahentami i posiadają elastyczny harmonogram pracy, nie muszą spędzać długich godzin na dojazdach do firmy, a koszt współpracy z nimi jest zdecydowanie tańszy. Niezależnie od tego czy zdecydujesz się na współpracę z wirtualną asystentką, czy klasycznym pracownikiem pamiętaj o tym, jak ważna jest relacja i zaufanie, które zbudujesz z tą osobą. W obu sytuacjach zwróć uwagę na to, by stopniowo zwiększać odpowiedzialność zadań, które jej zlecasz. Dzięki temu będziesz miał pewność, że istotne dla Ciebie informacje nie trafią w niepowołane ręce.

Digitalizacja postępuje w zawrotnym tempie. Coraz łatwej w wielu sytuacjach zastąpić ludzi. Popularne chatboty oraz interaktywne interfejsy z każdym rokiem potrafią więcej i więcej. Kto wie, może w ramach takich projektów powstaną wirtualni asystenci – awatary, które zastąpią pracowników, a Siri nie będzie już błędnym skojarzeniem pojęć.

Autor: Aneta Łyszkowicz