ewidencja czasu pracy pracowników – na czym polega, dlaczego jest istotna i w jaki sposób ją przeprowadzać?

Ewidencjonowanie czasu pracy pracowników to bardzo ważny proces. Dzięki niemu przedsiębiorca może m.in. lepiej kontrolować to, co dzieje się w jego firmie, oraz sprawniej zarządzać zespołem. Pracodawca jest także zobowiązany do jego przeprowadzania przepisami prawa. Aby ułatwić sobie to zadanie, może korzystać ze specjalnej aplikacji np. myRandstad WorkTime.

Ewidencjonowanie czasu pracy wielu pracownikom kojarzy się negatywnie, ponieważ przywodzi na myśl kontrolę. W praktyce jednak proces ten nie ma z kontrolą nic wspólnego. Co więcej, przynosi korzyści nie tylko z punktu widzenia przedsiębiorcy, lecz także pracowników, których wynagrodzenie naliczane jest na jej podstawie. Po stronie pracodawcy leży więc wybór jak najlepszego programu do ewidencji czasu pracy, którego zalety będą widoczne dla obu stron.

ewidencjonowanie czasu pracy w świetle przepisów prawa

Zgodnie z art. 149 § 1 prowadzenie ewidencji czasu pracy stanowi przede wszystkim podstawę do ustalania wysokości pensji oraz pozostałych świadczeń każdego pracownika.

To jednak nie jedyny akt prawny stwierdzający konieczność ewidencji czasu pracy każdego pracownika z osobna. Tę kwestię porusza także Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej dotyczące zakresu, w jakim pracodawcy prowadzą dokumentację związaną ze sprawami wynikającymi ze stosunku pracy oraz sposobu, w jaki prowadzone są akta osobowe. Oprócz tego o prowadzeniu ewidencji czasu pracy mówi ustawa z dnia 22 lipca 2016 roku opublikowana w związku ze zmianą ustawy traktującej o pensji minimalnej oraz niektórych innych ustaw.

Jak widać, ewidencjonowanie czasu pracy pracowników nie jest fanaberią pracodawcy, tylko obowiązkiem nałożonym na niego przez prawo. Prowadzenie ewidencji przynosi także szereg korzyści.

dlaczego prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników jest tak istotne?

Ewidencja czasu pracy jest przede wszystkim podstawą do obliczenia należnego im wynagrodzenia oraz innych świadczeń, a tym samym do przygotowania poprawnej listy płac. Oprócz tego pozwala m.in. na:

• zwiększenie transparentności – przejrzystość realizowania poszczególnych projektów, jasne raporty przepracowanych godzin są dużą zaletą dla klientów;
• poprawne planowanie i organizowanie pracy pracowników;
• poprawę zarządzania zespołem;
• optymalizację kosztów poprzez bieżącą kontrolę potencjalnych sytuacji wpływających na powstanie niepotrzebnych kosztów.

Jak łatwo zauważyć, mierzenie czasu pracy jest bardzo przydatne i potrzebne zarówno przedsiębiorcy, jak i zatrudnionym przez niego osobom. Aby tak się jednak stało, konieczne jest przeprowadzanie tego procesu we właściwy sposób i przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi.

dawne metody vs nowoczesna aplikacja do ewidencja czasu pracy

Tradycyjna metoda prowadzenie ewidencji czasu pracy polega na uzupełnianiu papierowego arkusza lub arkusza Excel. Obie metody nie zabezpieczają właściwie ochrony danych osobowych, wymagają przepisywania danych do systemu płacowego i są obarczone ryzykiem błędu. Nowoczesny sposób prowadzenia ewidencji oparty jest dziś na przeznaczonych do tego celu aplikacjach, które naturalnie eliminują z procesu wykorzystanie papieru, w odpowiedni sposób chronią dane osobowe, a przy tym sprawiają że sam proces jest przejrzysty i przebiega zgodnie z przepływem informacji. Niewątpliwą zaletą jest też wspomaganie poprawności prowadzenia ewidencji poprzez zastosowanie walidacji zgodnych z przepisami prawa. Wyjątkowo ciekawą i użyteczną aplikacją tego typu  jest myRandstad workTime od Randstad.

myRandstad WorkTime, czyli sprawdzony program do mierzenia czasu pracy, który realnie pomaga przedsiębiorcom

myRandstad WorkTime to świetna aplikacja do ewidencji czasu pracy, która zawiera wiele ciekawych i użytecznych funkcjonalności. Dzięki niej rozliczanie czasu pracy jest  naprawdę proste, a za sprawą automatyzacji cały proces ewidencji jest szybki i pozwala na sporą oszczędność czasu. Przedsiębiorcy mogą liczyć na m.in. na ułatwienia związane nie tylko z ewidencją i kontrolą obecności pracowników oraz przepracowanych przez nich godzin w tym nadgodzin, lecz także tworzeniem harmonogramów czy modyfikacją już istniejących planów. Co więcej, platformy jak myRandstad WorkTime umożliwiają digitalizację procesu ewidencji czasu pracy we wszystkich modelach pracy (stacjonarnej, hybrydowej, zdalnej), co pozwala na eliminację błędów związanych z prowadzeniem papierowej ewidencji czasu pracy i ma pozytywny wpływ na środowisko.

myRandstad WorkTime jest także wygodny dla pracowników, ponieważ daje możliwość prowadzenia lub podglądu ewidencji czasu pracy poprzez aplikację mobilną myRandstad App (aplikacja dostępna jest tylko dla pracowników Randstad), tym samym minimalizuje konieczność dopytywania specjalistów z działu HR o kwestie dotyczące planu pracy. Aplikacja mobilna myRandstad App świetnie sprawdza się także w różnych modelach pracy - stacjonarnym, hybrydowym czy zdalnym.

Aplikacja myRandstad WorkTime gwarantuje ponadto pełne bezpieczeństwo wszystkich danych. Ich ochrona jest bardzo ważna zarówno z punktu widzenia pracodawcy, jak i zatrudnionych przez niego osób. Program do mierzenia czasu pracy jest więc zabezpieczony zgodnie z najwyższymi standardami.