które procesy hr może wspierać automatyzacja?

W wielu firmach i sektorach gospodarki pojęcie automatyzacji wydaje się z roku na rok zyskiwać na znaczeniu.

Skutki tego trendu obserwujemy na rynku pracy. Jak wskazuje KPMG w serii swoich sprawozdań Rise of the Humans, połączenie sztucznej inteligencji, automatyzacji i uczenia maszynowego „ma ogromny wpływ na pracowników”.

Śledzący tę tendencję managerowie HR będą się zapewne zastanawiać, jak można wykorzystać automatyzację w ich firmach i zespołach, unikając jednocześnie negatywnych konsekwencji tego procesu.

Oto kilka najważniejszych obszarów HR, w których automatyzacja może przynieść szczególne korzyści.

zatrudnienie

Jednym z podstawowych obowiązków działu HR jest rekrutacja i zatrudnienie pracowników, których potrzebuje dane przedsiębiorstwo, aby z powodzeniem realizować cele biznesowe. Zadanie to bywa czasochłonne i niełatwe – zwłaszcza w obliczu takich trudności jak niedobór wykwalifikowanych pracowników czy konieczność szybkiego zatrudnienia personelu ze względu na pilną potrzebę, np. sezonowy wzrost zamówień.

Zautomatyzowane narzędzia mogą wyręczyć pracowników zespołów HR, przejmując część najbardziej uciążliwych zadań, dzięki czemu będą oni mogli skoncentrować się na ważnych obowiązkach wymagających ludzkiej ingerencji.

Współczesne przedsiębiorstwa dysponują szeregiem narzędzi i technologii, które umożliwiają optymalizację procesu zatrudnienia poprzez jego automatyzację. Przykładem są czatboty, które mogą wykonać znaczną część pracy na wczesnym etapie selekcji kandydatów i zarządzania bazą osób zainteresowanych pracą.

Jednym z systemów wyposażonych w funkcję czatbota jest Allyo – platforma rekrutacyjna wspomagana sztuczną inteligencją, zdolna realizować wiele zadań i procesów, w tym pozyskiwanie kandydatów, ich selekcję, ocenę i planowanie rozmów kwalifikacyjnych.

Również oferowane w Randstad rozwiązania w zakresie wideorozmowy kwalifikacyjnej i cyfrowej weryfikacji kompetencji kandydatów mogą ułatwić ich selekcję, dzięki takim elementom jak testy online czy grywalizacja.

sprawdzanie referencji

Elementem procesu zatrudnienia, którego wydajność w znaczącym stopniu może usprawnić automatyzacja, jest sprawdzanie referencji. To kluczowy etap rekrutacji, podczas którego szczególnie liczy się skrupulatność – dzięki temu mamy pewność, że podejmujemy właściwą decyzję o zatrudnieniu kandydata.

Tradycyjne weryfikowanie referencji pochłania cenny czas zespołu, a jeśli nie mamy do tego odpowiednich zasobów, ryzykujemy zatrudnienie osób, których kompetencje nie odpowiadają tym potrzebnym na danym stanowisku.

To doskonały przykład korzyści, jakie automatyzacja przynosi przedsiębiorstwu: usprawnia i przyspiesza proces, jednocześnie czyniąc go bardziej niezawodnym.

Także i w tym przypadku dostępne jest przeznaczone specjalnie do tego celu oprogramowanie HR. Przykładem jest narzędzie Checkster, które wykorzystuje między innymi tzw. inteligencję zbiorową, aby umożliwić podejmowanie lepszych decyzji o zatrudnieniu w firmie.

wdrażanie nowych pracowników

Optymalizacja procesu wdrażania nowych pracowników może przynieść szereg korzyści zarówno przedsiębiorstwu, jak i samym pracownikom.

Firmy, które dobrze radzą sobie z rekrutacją nowych pracowników, dostrzegą następujące zalety usprawnienia tego procesu:

• silne zaangażowanie zatrudnionych od samego początku współpracy
• niższa rotacja pracowników
• dobre relacje w zespole
• lepsza wydajność i wyższa produktywność.

– Wdrażanie nowych pracowników to magiczna chwila, w której podejmują oni decyzję o tym, czy w pełni zaangażują się w budowanie sukcesu firmy, czy też nie. To okazja, by wywrzeć na nowych pracownikach trwałe dobre wrażenie, które pozostanie z nimi przez całe ich życie zawodowe – prezes Interchange Group, Amy Hirsh Robinson.

Platforma Modern Hire może pomóc w procesie wdrażania nowych pracowników dzięki specjalnym materiałom wideo przygotowanym dla osób nowo zatrudnionych w firmie.

Wprowadzenie automatyzacji w tym obszarze HR oznacza, że część administracyjna nie angażuje już tak bardzo pracowników działów personalnych. Dzięki temu mogą oni skupić się w pełni na nowym pracowniku, ułatwiając mu zadomowienie się w nowej pracy. Pozwala to także uniknąć najbardziej typowych błędów związanych z wdrażaniem nowych osób w firmie.

Do takich narzędzi, pomocnych zarówno w automatycznym, jak i zdalnym wdrażaniu nowych pracowników, należy między innymi oprogramowanie do onboardingu firmy Bamboo HR, oferujące takie funkcje jak powitalne wiadomości e-mail, moduły weryfikujące dostęp do zasobów IT firmy i usprawniające elektroniczny obieg dokumentów kadrowych.

analiza danych o zatrudnieniu i planowanie zadań

Jednym z najbardziej typowych wyzwań, z jakimi mierzą się dziś managerowie HR, jest zarządzanie dużą ilością danych dotyczących zatrudnienia i analiza tych informacji.

Przeczytaj: Czym jest analiza zasobów ludzkich?

Skuteczne działania w tym obszarze pozwalają uzyskać wartościową wiedzę na temat personelu firmy, kompetencji zgromadzonych w organizacji, ale też luk kompetencyjnych, którymi warto się zająć.

Jednak w obliczu ogromnych baz danych, wydobycie takich użytecznych informacji spośród setek gigabajtów może nie być takie łatwe.

– Aktywne zarządzanie kompetencjami w organizacji to nowa dziedzina obszaru HR, wymagająca umiejętności, z którymi działy HR często nie są zaznajomione, przede wszystkim analizy opartej na wiedzy i danych oraz traktowanie przedsiębiorstw jako złożonych organizmów – wskazuje partner Globalnego Centrum Doskonałości ds. Kadr i Zmiany w KPMG, Robert Bolton.

Na przykładzie platform takich Crunchr widać, jak nowe technologie pomagają sprostać wyzwaniom związanym z danymi pracowników i wykorzystać analizę predykcyjną do bardziej efektywnego planowania tego obszaru w organizacji.

rutynowe zadania

Wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Gartner pokazują, że średnio 69% czasu managerów zajmują czynności, które można by powierzyć technologii.

Firma przytoczyła przykłady sprawozdań dotyczących kosztów w obszarze HR, które można sporządzić z pomocą systemów zarządzania kosztami, oraz bieżący coaching, który można wesprzeć takimi rozwiązaniami jak czatboty.

Przykładów rutynowych zadań, które można zautomatyzować, jest więcej. Są to miedzy innymi:

• zatwierdzanie kart czasu pracy
• obsługa wniosków urlopowych
• aktualizacja kartotek pracowników
• planowanie szkoleń.

Dzięki zastosowaniu technologii do wykonywania tego typu zadań, można zyskać więcej czasu na to, by zająć się tym, co naprawdę istotne w obszarze HR – budowaniem bezpośrednich relacji pomiędzy organizacją a pracownikiem.