Digitalizacja procesów HR w firmie, choć może wydawać się ogromnym technologicznym wyzwaniem, jest niezbędnym krokiem do rozwoju każdego przedsiębiorstwa. W dobie transformacji biznesowej, która znacznie przyspieszyła w czasie ostatnich dwóch lat, analogowe prowadzenie spraw kadrowo-płacowych czy ewidencji czasu pracy, staje się coraz trudniejsze i coraz bardziej pracochłonne.
Digitalizacja HR, czyli zastosowanie nowoczesnych technologii do zarządzania i wspierania procesów, pozwala znacznie przyspieszyć obieg dokumentów, a także ułatwia generowanie i standaryzację danych, które musi przechowywać firma. To pozwala zaoszczędzić bezcenny zasób każdej organizacji: czas pracodawców i pracowników. Postaram się w tym artykule wskazać Państwu krok po kroku, jak rozpoznać potrzebę digitalizacji procesów HR w swojej firmie, od czego zacząć automatyzację, a w przypadku, gdy już się rozpoczęła – jak sprawdzić, na jakim jest poziomie i jakie konieczne zmiany pozostały jeszcze do wdrożenia?
po czym poznać, że Twoja firma już teraz potrzebuje digitalizacji procesów HR?
Sygnałów, które mówią o potrzebie wprowadzenia digitalizacji HR w firmie, jest z pewnością kilka. Należy do nich m.in. wyraźna „nadprodukcja” dokumentów w wersji papierowej – wiąże się to z zauważalnymi kosztami ich drukowania, a potem fizycznego magazynowania. Poruszanie się w dużym archiwum takich dokumentów jest utrudnione – na różnych poziomach: dla działu HR, dla menedżerów i dla pozostałych pracowników.
Kolejnym sygnałem może być też nie dość sprawne działanie procesów rekrutacyjnych. W dużych organizacjach, gdzie nierzadko rekrutacje są prowadzone na wiele stanowisk i aplikacje są zbierane z wielu źródeł równolegle, problemem może być stworzenie przejrzystej i kompletnej bazy kandydatów. Trudności widoczne są także w wypadku, gdy osoby aplikujące prześlą CV poza okresem oficjalnej rekrutacji. Bez dobrze zorganizowanej bazy, trudno odnaleźć takie dokumenty, czy wrócić do ich rozpatrywania.
Bodźcem do podjęcia decyzji o digitalizacji powinny się stać także sygnały napływające od obecnych pracowników, czyli ich employee experience w zakresie funkcjonowania procesów HR. Szczególnie dla młodego pokolenia możliwość skorzystania z cyfrowego złożenia wniosku urlopowego czy pobrania zaświadczenia o zarobkach jest niezwykle ważna i jest praktyką, którą cenią u pracodawców.
Przeczytaj artykuł: transformacja cyfrowa w praktyce, czyli jak randstad pomaga klientom.
od czego zacząć digitalizację procesów HR w firmie?
Jeśli w Twojej firmie widzisz któryś z powyższych sygnałów, to czas, by podjąć kroki do wprowadzenia usprawnień cyfrowych, które rozwiążą te problemy. Aby digitalizacja przebiegła sprawnie, najpierw kluczowe jest przeprowadzenie analizy bieżącego stanu digitalizacji procesów oraz rozplanowanie w czasie jej kolejnych elementów. Jakie kroki należy podjąć w pierwszej kolejności?
- nazwanie i zinwentaryzowanie wszystkich aktualnych procesów HR w firmie,
- określenie uczestników każdego procesu i poznanie ich potrzeb,
- zaangażowanie odpowiednich osób i działów w operacyjne i strategiczne działania wiążące się z digitalizacją, w tym: zarządu, działu prawnego, działu HR, działu IT, menedżerów, przedstawicieli pracowników.
Ostatni z wymienionych kroków jest niezwykle istotny. Odpowiednie przygotowanie i oswajanie całego zespołu z nadchodzącymi zmianami, pozwoli uniknąć zakłóceń w działaniu przedsiębiorstwa. Kolejne rozwiązania cyfryzacyjne powinny być wprowadzane stopniowo oraz wiązać się każdorazowo z jasną wewnętrzną komunikacją.
Poznanie perspektywy wszystkich uczestników procesu digitalizacji HR, a potem omówienie działań zespołów w tym zakresie, pozwoli płynnie wdrożyć planowane rozwiązania.
jak określić aktualny poziom digitalizacji HR w swojej firmie?
Niezależnie od tego, czy Twoja firma dopiero przygotowuje się do digitalizacji obszaru HR, czy już wdrożyła pewne rozwiązania, warto sprawdzić, jakie newralgiczne obszary wymagają działań.
Jak to zweryfikować?
Pobierz naszą specjalną checklistę Randstad, która pozwoli krok po kroku precyzyjnie określić, ile etapów digitalizacji osiągnęła już Twoja firma i co zrobić, żeby transformacja była kompletna.
Dominika Misiak
starszy specjalista ds. marketingu technologii i innowacji w randstad polska
Jestem ekspertem marketingu z wieloletnim doświadczeniem na rynku pracy. Swoje umiejętności budowałam w branżach IT, automotive i HR, realizując skuteczne działania wspierające firmy w zakresie marketingu B2B i B2C. Wierzę w moc storytellingu, digital i content marketingu oraz siłę nowoczesnych technologii. Wokół tych obszarów przede wszystkim skupiam swoje działania zawodowe. W wolnym czasie lubię zatrzymywać chwile na fotografiach oraz pobudzać szare komórki grając w planszówki lub brydża.