optymalizacja kosztów zarządzania pracownikami tymczasowymi

W wielu branżach współpraca firm z elastycznymi pracownikami stała się nieodzownym elementem strategii przedsiębiorstwa. Zgodnie z informacjami Deloitte 77 mln pracowników w Europie, Indiach i Stanach Zjednoczonych określa siebie jako freelancerów, a połowa badanych firm deklaruje zatrudnianie sporej liczby elastycznych pracowników. Z kolei spółka McKinsey szacuje, że tylko w Europie i USA pracę różnego rodzaju zlecenia albo pracę w charakterze freelancera wykonuje 162 mln osób.

Rola elastycznych pracowników z roku na rok jest coraz większa. To szansa dla firm na osiągnięcie większego poziomu elastyczności, szybkiego dostosowywania się do zachodzących zmian - nie tylko na rynku pracy. Istnieje wiele zalet wynikających ze współpracy z elastycznymi pracownikami, ale równolegle niesie za sobą sporo wyzwań.

W zależności od organizacji wydatki związane z pracownikami tymczasowymi mogą się różnić. Niektóre firmy korzystają z pracy tymczasowej, jako rozwiązania w szczycie sezonu, innym pozwala to zaspokoić nagłe potrzeby rekrutacyjne (np. pracownik na zastępstwo). Powodów, dla których warto skorzystać z pracy tymczasowej jest wiele. Bardzo często jednak przedsiębiorstwa nie są w stanie kontrolować wydatków związanych z elastycznym zatrudnieniem czy optymalizować procesy pozyskiwania takich utalentowanych pracowników. W rezultacie nie zawsze zdają sobie sprawę z możliwości wygenerowania oszczędności i osiągnięcia wzrostu wydajności.

Analizę kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników tymczasowym należy rozpocząć od określenie kosztów pośrednich i bezpośrednich.

koszty bezpośrednie

Koszty bezpośrednie to pozycje łatwe do zidentyfikowania. Dotyczą godzin przepracowanych przez pracowników w konkretnym okresie - dniu, tygodniu czy miesiącu. Zdarza się jednak, że decyzje związane z zatrudnieniem pracowników tymczasowych dokonywane są na podstawie stawek godzinowych. Jeżeli wszystkie inne czynniki są takie same, wybrany zostaje kandydat tańszy. Jednak większość przełożonych pracowników tymczasowych wie, że kluczowym aspektem jest nie stawka, a kompetencje kandydatów. Ich brak może wydłużyć czas, który pracownik będzie potrzebował do osiągnięcia produktywności. Niezbędne mogą się także okazać szkolenia, zatem pojawiają się dodatkowe wydatki. 

Inne koszty bezpośrednie mogą być związane z zasobami przeznaczanymi na zarządzanie pracownikami tymczasowymi oraz technologię, takimi jak system zarządzania dostawcami, szkoleniami, obsługą kadrową, a także planowaniem czasu pracy pracowników tymczasowych.

koszty pośrednie

Istotną część budżetu związanego z elastycznym zatrudnieniem mogą stanowić wydatki pośrednie, których monitorowanie jest nieco bardziej skomplikowane. Wyznaczeni kierownicy mogą rozliczać czas pracy, jednak co z czasem poświęconym przez rekruterów na pozyskanie utalentowanych pracowników tymczasowych, dział zakupów, prawny i inne komórki? Weryfikacja kontrahentów, dłuższe procesy zatrudnienia, wysoka rotacja, szkolenia nieformalne - wszystko to może się nawarstwiać. Warto także pamiętać o innych kosztach pośrednich związanych z planowaniem grafików czy czasem potrzebnym na obsadzenie stanowisk.

Istotnym czynnikiem, wymagającym znacznych środków, jest zachowanie zgodności z przepisami. Niezależnie od tego czy weryfikujesz to we własnym zakresie, czy zlecasz to zewnętrznemu partnerowi musisz liczyć się z czasem, pieniędzmi oraz specjalistyczną wiedzą, którą poświęcisz na te działania. Ważna jest także odpowiednia komunikacja z partnerami, dotycząca przestrzegania przepisów związanych z zatrudnieniem pracowników tymczasowych.

Firmy, które na bieżąco badają wspomniane wydatki będą prawdopodobnie skuteczniej identyfikować luki i niespójności w swoich działaniach dotyczących kwestii związanych z zatrudnianiem pracowników. To z kolei może przełożyć się na większe oszczędności oraz wzrost wydajności.

Wiele organizacji jest w stanie samodzielnie zbudować zespół złożony z utalentowanych pracowników tymczasowych. Mają one jednak świadomość, że wiąże się to z poświęceniem sporej ilości zasobów zewnętrznych.

wsparcie zewnętrznych ekspertów

Alternatywą jest skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej, które dysponują ekspercką wiedzą, know-how i odpowiednim zapleczem technologicznym. To, w połączeniu z doświadczeniem zewnętrznego partnera we współpracy z wieloma firmami, pozwala zastosować sprawdzone, a jednocześnie dopasowane do potrzeb organizacji rozwiązania. Dzięki temu możliwe jest zoptymalizowanie procesów zachodzących w firmie, które usprawnień wymagają. 

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z usług zewnętrznej instytucji, punktem wyjścia uczyń przygotowanie benchmarku, do którego będziesz porównywał koszty zatrudnienia pracowników tymczasowych. Zweryfikuj, jakie środki poświęcałeś na pracowników tymczasowych do tej pory, a jeśli to dla Ciebie nowa forma współpracy. W ten sposób będziesz w stanie opracować przejrzyste wskaźniki, które możesz następnie wykorzystać do ciągłego doskonalenia procesu zatrudniania. Dzięki temu nie tylko będziesz w stanie kontrolować wydatki, ale też skrócić czas rekrutacji, podnieść jakość kandydatów, a finalnie poprawić ogólne wyniki firmy.

Istnieje wiele opcji współpracy z zewnętrznymi agencjami, łącznie ze stałą obecnością ekspertów organizacji bezpośrednio w Twojej firmie. Taka forma pozwala na bieżącą analizę Twoich potrzeb i pozwala z wyprzedzeniem planować działania, np. gdy zbliża się szczyt sezonu agencja jest w stanie prowadzić skuteczne działania rekrutacyjne.