zmiany w organizacji z perspektywy działu HR: najważniejsze wyzwania i zadania

Kryzys w organizacji nierozerwalnie wiąże się z koniecznością przeprowadzenia firmy i jej pracowników przez procesy zmian – w tym również przez zwolnienia. W tej sytuacji jedną z kluczowych ról odgrywa dział HR. Jego zadaniem jest zapewnienie, aby wszelkie zmiany w strukturze firmy i zatrudnienia były wprowadzane sprawnie, skutecznie i w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W jaki sposób HR powinien przygotować firmę do wdrożenia i przeprowadzenia procesów zwolnień? Jak powinien komunikować się z pracownikami, którzy zostają objęci zwolnieniami i włączeni do programu outplacementowego? Jakiego wsparcia wymagają osoby, które zostają w organizacji? Po odpowiedzi na te pytania zapraszamy do lektury artykułu.

niezbędne pierwsze kroki 

W kryzysie trzeba działać szybko i efektywnie. Właśnie dlatego przedsiębiorstwa, które znalazły się w tej nadzwyczajnej sytuacji, powinny wpisać na listę priorytetów kilka czynności do natychmiastowego wykonania. Pierwszą i najważniejszą z nich jest powołanie w firmie zespołu ds. zarządzania sytuacjami kryzysowymi i zmianami. Do takiego zespołu warto włączyć specjalistów z zakresu prawa i HR. To właśnie na nim muszą w tej sytuacji spoczywać obowiązki polegające na monitorowaniu i analizowaniu bieżącej sytuacji ekonomicznej i rynkowej firmy oraz identyfikacji związanego z nią ryzyka – wraz ze wskazaniem, w jakim stopniu można je zminimalizować. Zespół zarządzania kryzysowego powinien także szukać narzędzi, które pozwolą firmie uniknąć zwolnień wynikających z kryzysu – lub zmniejszyć ich skalę. Jest także zobowiązany do tego, by określić, jak będzie wyglądał system komunikowania nadchodzących zmian. Zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią. W ten sposób firma zyska solidne fundamenty pod dalsze działania niezbędne w wychodzeniu z trudnego położenia.

dział HR w ogniu zmian 

Rola działu HR w procesie zarządzania zmianą nie może ograniczyć się jedynie do działania w ramach zespołu kryzysowego. Głównym celem działu powinno być strategiczne wsparcie zarządu w kierowaniu firmą przechodzącą ten pełen wyzwań okres. Jeśli zmiana wiąże się z koniecznością przeprowadzenia zwolnień i restrukturyzacji, rolą HR jako strategicznego partnera zarządu powinno być nakreślenie planów i scenariuszy, według których zostaną krok po kroku zrealizowane oba zadania. Zarówno z uwzględnieniem aktualnych regulacji prawnych, jak i zasobów organizacji. 

Istotnym ruchem podczas przygotowań powinno być zabezpieczenie firmowych talentów – znalezienie dla nich miejsca w organizacji, które pozwoli je w długiej perspektywie utrzymać w strukturach firmy. To bardzo ważne, by dział HR umiał zaproponować plan restrukturyzacji zapewniający jednocześnie realizację celów oszczędnościowych, ale jednocześnie pozwalający zachować ciągłość biznesową i zaangażowanie zespołów. Dlatego w trudnej sytuacji zmiany istotne jest, aby HR znajdował się możliwie jak najbliżej pracowników i działał z empatią. W ramach restrukturyzacji warto wdrażać w firmie narzędzia i inicjatywy wsparcia pracowników – zorientowane zarówno na te osoby, które zostają objęte procesem zwolnień, jak i na te, które pozostają w firmie. To właśnie takie działania pomocowe jak wykorzystanie możliwości internal mobility, przekwalifikowania, czy też, jeśli to konieczne zapewnienie atrakcyjnych pakietów odejścia czy sprawnie zorganizowany outplacement, mają duży wpływ na to, w jaki sposób zmiana jest postrzegana wewnątrz i na zewnątrz organizacji. 

Szczególną uwagę w początkowej fazie zmian należy poświęcić managerom. Ich poczucie bezpieczeństwa i odpowiednie nastawienie do nowej sytuacji gwarantuje, że będą niezawodnym wsparciem dla pracowników i organizacji w tym pełnym wyzwań czasie. 

jak komunikować zmiany?

Ogromne znaczenie w procesie przechodzenia przez zmiany organizacyjne ma klarowna komunikacja. Właśnie dlatego jednym z kolejnych obowiązków, które spoczywają na dziale HR, jest ustalenie precyzyjnego planu, według którego powinien odbywać się przepływ informacji na temat zwolnień, restrukturyzacji i nowej sytuacji w firmie. W tym obszarze nie ma miejsca na przypadkowość i improwizację. Dobry plan komunikacji kryzysowej powinien być rozpisany z dokładnością co do dni i godzin. Wchodzące w jego skład wiadomości warto przygotować z odpowiednim wyprzedzeniem, a ich treść skonsultować z całym zespołem zaangażowanym w projekt.

Jak powinny być sformułowane komunikaty na temat zmian organizacyjnych? Przede wszystkim jednoznacznie, otwarcie i precyzyjnie – a więc w sposób, który nie pozostawi odbiorców z domysłami. Wiadomości przekazywane pracownikom powinny mówić na temat aktualnej sytuacji firmy na rynku, podawać powody znalezienia się w obecnym położeniu i informować o podejmowanych w związku z nim inicjatywach. Ich zadaniem jest również pokazanie konsekwencji, jakie wynikają ze zmian dla poszczególnych działów, zespołów i pracowników. Na ile to możliwe w danej sytuacji, komunikacja w zmianie powinna również zapewniać poczucie bezpieczeństwa – na przykład poprzez informowanie, jakie działania podejmuje firma, by zabezpieczyć się przed kolejnymi turbulencjami.

Warto zastanowić się również nad wyborem odpowiedniej formy komunikacji kryzysowej. Wiadomości mailowe, osobiste spotkanie z pracownikami czy organizacja webinaru – możliwości jest wiele. Właściwe dopasowanie sposobu informowania o zmianach do specyfiki i potrzeb organizacji zwiększa szanse powodzenia całego procesu.

niełatwa rozmowa

Częścią komunikacji, którą musi przeprowadzić dział HR i kadra zarządzająca w toku zmian, są rozmowy z pracownikami wskazanymi do zwolnienia. To niewątpliwie jedne z najtrudniejszych momentów całego procesu. Właśnie dlatego warto się do tego zadania odpowiednio przygotować. Jak powinna wyglądać tego rodzaju rozmowa? Jej podstawą zawsze powinno być empatyczne, pełne zrozumienia i troski podejście. To ono pozwala lepiej zrozumieć perspektywę drugiej strony i łatwiej odpowiedzieć na jej potrzeby. Tuż obok empatii bardzo dużą rolę w rozmowie na temat zwolnienia odgrywają logika i racjonalne myślenie. Z ich pomocą łatwiej jest w spokojnym tonie przedstawić rozmówcy wszystkie podjęte decyzje, ich przyczyny i konsekwencje. Kluczowym punktem takiej rozmowy powinno być przekazanie pracownikowi oferty wsparcia, wynikającej z outplacementu. Warto pamiętać o tym, by dać takiej osobie czas na zastanowienie się nad przyjęciem pomocy.

Przeczytaj: zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracowników, czyli prawne spojrzenie na outplacement i zmiany ekonomiczne lub organizacyjne po stronie pracodawcy.

outplacement w praktyce, czyli wsparcie w obliczu zwolnień

Wsparcie pracowników, którym została przekazana decyzja o zwolnieniu, powinno odbywać się w dwóch wymiarach. Pierwszy z nich dotyczy spraw materialnych, takich jak wypłata odprawy, rozstrzygnięcie kwestii zawartych umów szkoleniowych i lojalnościowych czy zaoferowanie możliwości zatrzymania lub odkupienia przez pracownika służbowych sprzętów, takich jak telefon czy komputer. Drugim wymiarem wsparcia jest outplacement, czyli oferta pomocowa w zakresie poszukiwania nowego miejsca pracy. W ramach tych działań warto zapewnić pracownikowi dostęp do takich narzędzi jak diagnostyka kompetencji, wsparcie w napisaniu CV, przygotowanie do rozmów kwalifikacyjnych czy szkolenia wzmacniające kompetencje niezbędne w poszukiwaniu nowej pracy. W przygotowaniu atrakcyjnej dla pracowników oferty outplacementu warto skorzystać z pomocy organizacji specjalizujących się w tym obszarze – takich jak firmy świadczące usługi doradztwa personalnego i pośrednictwa pracy.

jak pomóc pracownikom, którzy zostają w organizacji?

Zmiany w firmie i związane z nimi zwolnienia mają niemały wpływ również na te osoby, które pozostają na swoich stanowiskach. Właśnie dlatego odpowiednie wsparcie zapewnione tej grupie pracowników to ważna część działań związanych z zarządzaniem w nowej, trudnej sytuacji. Co należy zrobić, by zadbać o zatrudnionych, którzy nie są bezpośrednio dotknięci zwolnieniami? Punktem wyjścia powinna być tu otwarta, bezpośrednia rozmowa, w której dział HR i liderzy informują osoby pozostające w organizacji, w jaki sposób bieżący stan, w którym znajduje się firma, wpływa na jej dalsze funkcjonowanie. A także co konkretnie daje przedsiębiorstwu proces zmian, przez który obecnie przechodzi przedsiębiorstwo. Podczas rozmów z pracownikami i liderami warto zachęcać ich do dalszego rozwoju kompetencji i dbania o dobre samopoczucie. Pomocne w tym będą szkolenia, inicjatywy psychoedukacyjne czy celebrowanie małych sukcesów.

Wsparcie firmy i pracowników powinno polegać także na płynnej reorganizacji działów i zespołów, których dotknęły zmiany. Warto sprawdzić stan zachodzących w nich procesów. Być może niektóre z nich wymagają automatyzacji, a inne – poukładania na nowo? W ten sposób tę niełatwą sytuację, w której znalazła się firma, można przekuć w nowe możliwości rozwoju i skutecznie zadbać o jej efektywność.

podsumowanie

Prowadzenie organizacji przez proces zmian wymaga od działu HR zarówno opracowania strategicznego planu działania w tych niecodziennych okolicznościach, jak i sprawnego wdrożenia go. Niekiedy taki plan musi uwzględnić niepopularne i trudne dla firmy działania – takie jak konieczność przeprowadzenia zwolnień. Rolą działu HR jest zadbanie o to, by proces ten przebiegł możliwie jak najsprawniej i w pełnym poszanowaniu potrzeb oraz oczekiwań pracowników bezpośrednio i pośrednio dotkniętych konsekwencjami zmian. Nieocenionym wsparciem w wykonaniu tego zadania jest umiejętnie przeprowadzona komunikacja wewnątrz i na zewnątrz firmy. A także właściwie dobrana oferta outplacementu. To jakość tych dwóch elementów często decyduje o szybkości i łatwości, z jaką organizacja przechodzi trudny czas zmian. Właśnie dlatego warto zadbać o nie odpowiednio wcześnie – zanim na horyzoncie pojawią się pierwsze oznaki nadciągającego kryzysu.