4 aspekty, które powinieneś sprawdzić decydując się na outsourcing

Temat outsourcingu kadr i płac pojawiał się już na naszym blogu - przeczytasz o nim tutaj, sama także jakiś czas temu opisywałam 6 korzyści płynących z wprowadzenia tej usługi. Wyobraź sobie sytuację, że Twoja firma podjęła właśnie decyzję o wprowadzeniu outsourcingu kadr i płac. Co dalej? Na co musisz zwrócić uwagę? Jak wybrać dostawcę?

oczekiwania wobec outsourcingu kadr i płac

W Internecie spotkacie się z mnóstwem artykułów podpowiadających co dalej robić i jak profesjonalnie podejść do tego tematu. Często jednak te wszystkie rady nie do końca trafiają w sedno sprawy. Osobiście wielokrotnie spotykam się z klientami, rozmawiam z nimi i badam ich potrzeby i wiem, że klienci, którzy stoją przed dylematem wyboru firmy outsourcingowej, powinni mieć jasno sprecyzowane oczekiwania. Musisz zadać sobie pytanie czego ja - jako klient - oczekuję od dostawcy? Wydaje się proste, prawda?

Niestety klient decydujący się na wprowadzenie outsourcingu nie zawsze jest świadomy tego, czego potrzebuje - a to powinno determinować wybór dostawcy. Zdarza się bowiem, że dany dostawca nie jest w stanie spełnić wymagań, co okazuje się niestety już po rozpoczęciu współpracy.

Przejdźmy więc przez 4 punkty, które pomogą Ci zobrazować potrzeby Twojej firmy oraz na które najzwyczajniej powinieneś zwrócić uwagę.

nowy system czy outsourcing?

Jeżeli powodem był wybór zewnętrznej firmy ze względu na system wspomagający obsługę kadr i płac, sprawdź na jakim systemie pracują potencjalni dostawcy. Co dla Ciebie jest ważne pod kątem funkcjonalności systemu, to czy np. istnieje możliwość dostępu online do systemu oraz raporty, których masz tak wiele, a chciałbyś je generować od ręki. Poproś dostawcę o prezentację systemu kadrowo-płacowego. Zapytaj również o inne funkcjonalności, np. możliwość zgłaszania urlopów elektronicznie czy komunikację pracowników poprzez wirtualne platformy. To wszystko jest bardzo ważne przy wyborze, ponieważ współczesny poziom digitalizacji jest duży. Dostawca usług powinien pracować na nowoczesnych systemach i proponować współczesne technologiczne rozwiązania. Daje Ci to pewność, że firma jest wiarygodna i inwestuje w rozwój.

gwarancja bezpieczeństwa danych

Dbanie o bezpieczeństwo danych to kolejny powód dla którego Twoja firma mogła zdecydować się na zewnętrznego dostawcę. Poproś go więc o informację na temat jak przetwarzane są dane klientów, kiedy robione są kopie zapasowe danych i jak można odzyskać te dane. Zadaj pytanie czy Twój potencjalny dostawca ma klientów, którzy przeprowadzają audyty bezpieczeństwa w siedzibie dostawcy. Jeżeli tak i co więcej - jeśli audyty te wypadają prawidłowo - "jesteś w domu”.

koszt usługi - na co zwrócić uwagę?

Jeśli powodem wyboru usługi outsourcingu kadr i płac są kwestie finansowe – sprawdź bardzo dokładnie co wchodzi w zakres usługi, a co jest usługą dodatkową. Jeśli nie jesteś w stanie sam przygotować takiej tabeli, poproś kogoś kto stosuje już te usługi u siebie i zapytaj co trzeba wziąć pod uwagę. Możesz też skorzystać z firmy zewnętrznej, która przygotuje Ci dokumentację przetargową lub po prostu podpowie co ująć w zapytaniu ofertowym.

referencje i draft umowy

Tym co powinieneś sprawdzić zawsze, niezależnie od powodu wyboru usługi outsourcingu, są referencje dostawcy. Chodzi tu np. o możliwość rozmowy z obecnie obsługiwanymi klientami. Warto również dopytać na jakich zasadach dany klient jest przez wybranego dostawcę obsługiwany. Koniecznie przeanalizuj również dokładnie draft umowy. Jest to rzecz jasna oczywiste przy podpisywaniu wszelkich umów i może powiedzieć Ci wiele o samym dostawcy.

Jeżeli podobał Ci się ten wpis i chcesz dowiedzieć się więcej o outsourcingu kadr i płac, gorąco zachęcam do pobrania naszego e-booka. Materiał ten przybliży Ci szczegółowo wszelkie zagadnienia dotyczące outsourcingu kadrowo - płacowego, a jeżeli uznasz, że jest to rozwiązanie właśnie dla Ciebie i Twojej firmy, zapraszam do kontaktu: