4 powody, dla których firmy korzystają z outsourcingu kadrowo-płacowego

Outsourcing kadrowo-płacowy stał się usługą, która poza naliczaniem wynagrodzeń zapewnia klientom bardziej kompleksowe wsparcie. Gwarancja poprawnie przygotowanej listy płac oraz dokumentacji kadrowej to już za mało, aby stać się biznesowym partnerem dla pracodawców. Jakie są obecnie najczęstsze powody, dla których przedsiębiorstwa decydują się na outsourcing kadr i płac?

nowoczesna technologia dla firm

Portal pracowniczy, zdalny dostęp do danych pracowników zawartych w programie kadrowo-płacowym, dostęp do raportów płacowych i kadrowych, aplikacja do rozliczania czasu pracy, moduł do administrowania PPK – co najmniej takim zestawem rozwiązań powinien dysponować dział kadr i płac. Pytanie, czy wdrażać wszystkie aplikacje i programy własnymi zasobami, czy skorzystać z gotowych narzędzi, które są dostępne, utrzymywane i rozwijane przez firmy outsourcingowe?

Sami pracownicy, którzy obecnie coraz częściej pracują z domów, oczekują skutecznego załatwienia swoich spraw, bez konieczności odwiedzania siedziby firmy. Złożenie wniosku urlopowego, zgłoszenie zmiany numeru konta czy adresu zamieszkania, odbiór paska wynagrodzeń – wszystko to powinno odbywać się już bez użycia papieru. Obsługa kadr i płac bez wychodzenia z domu, powinni mieć dostęp do narzędzia, które ułatwia im zarządzanie umowami, urlopami i czasem pracy swoich zespołów.

Przedsiębiorstwa, które chcą zapewnić swoim pracownikom dobrą obsługę i wsparcie, wybierają outsourcerów, którzy wykazują merytoryczną wiedzę z zakresu kadr i płac i profesjonalną obsługę tych procesów, a także dostępność informatycznych rozwiązań z zakresu elektronicznej obsługi procesów pracowniczych.

profesjonalna kadra specjalistów

Jak zapewnić firmie, która otworzyła fabrykę z dala od miasta, stały dostęp do doświadczonych specjalistów kadrowo-płacowych? Czy organizacja z siedzibą w metropolii może mieć pewność, że w dziale kadr i płac nigdy nie będzie rotacji? Czasami dostęp do doświadczonych pracowników może być ograniczony. Normalnym jest, że specjaliści ds. kadr i płac opuszczają firmę na stałe z powodu odejścia na emeryturę albo kontynuacji kariery w innym miejscu. Dla przedsiębiorstwa oznacza to inwestycję w nowego pracownika, z którym zawarta umowa o pracę, nawet na czas nieokreślony, nie gwarantuje bezterminowego zabezpieczenia procesów kadrowo-płacowych. Podobnie, jak nie gwarantuje, że nowy pracownik będzie posiadał dostateczną wiedzę z zakresu naliczania wynagrodzenia i prowadzenia kadr, a także czy będzie na tyle aktywny, by poszerzać i aktualizować swoją wiedzę. Najlepsze metody rekrutacyjne, efektywne szkolenia wprowadzające nie dają pewności, że po okresie próbnym pracownik zostanie w organizacji.

Korzystając z outsourcingu kadrowo-płacowego nie stoisz przed wyborem: lokalizacja czy dostęp do specjalistów; rotacja w dziale kadr i płac czy stabilna obsługa. Podpisując bezterminową umowę z firmą zewnętrzną unikasz ryzyka, że pewne procesy i obszary w organizacji zostaną nagle bez opieki. Uzyskujesz gwarancję ciągłości i poprawności naliczania płac, sprawnego wdrażania nowych przepisów prawnych bez względu na okres urlopowy lub chorobowy. 

Rozstanie z pracownikami może również mieć charakter tymczasowy, jak np. w przypadku urlopów macierzyńskich. Również w sytuacji, w której po odejściu specjalisty zatrudnisz kogoś na jego miejsce może nastąpić czas, gdy w firmie brakuje osoby, która zrobi listy płac. W takim przypadku, odpowiednim rozwiązaniem jest terminowa umowa z outsourcerem odnośnie naliczania wynagrodzeń (np. przez pół roku) na zdalnie udostępnionym dostawcy firmowym programie płacowym.

gwarancja i bezpieczeństwo

Podpisując umowę z profesjonalną firmą zewnętrzną zyskujesz gwarancję ciągłości naliczania płac, a odpowiedzialność, także finansowa, za poprawność wykonanej usługi, przechodzi na dostawcę. Zmianie ulega ciężar odpowiedzialności za sprawy kadrowe i płacowe, bo pracodawca odpowiada za błędy swoich specjalistów kadrowo-płacowych, natomiast nie odpowiada za błędy swojej firmy outsourcingowej, która prowadzi kadry i płace. Dlatego wykonawca usługi nie może pozwolić sobie na działania niezgodne z przepisami, na opóźnienia we wprowadzaniu w życie wszelkich nowelizacji, które mają wpływ na listę płac, dokumentację kadrową bądź ustawienia systemu płacowego.

Outsourcer gwarantuje nie tylko należyte wykonanie usługi, ale jako podmiot przetwarzający dane osobowe, odpowiednie zabezpieczenie zbioru danych pracowników. W procesach przetargowych firmy outsourcingowe muszą wykazywać sposoby zarządzania bezpieczeństwem oraz procedury gwarantujące ciągłość biznesu. I tu znów wracamy do technologii i utrzymywania bezpiecznej infrastruktury IT. Zaawansowana technologia, którą dysponuje dostawca musi odpowiednio chronić systemy i aplikacje przed włamaniami. Dlatego też outsourcerzy regularnie poddają się audytom, które weryfikują poziom bezpieczeństwa. 

Dowiedz się więcej o outsourcingu - co powinieneś wiedzieć?

brak dodatkowych kosztów osobowych

Założenia budżetowe i polityka kadrowa niekiedy ma na celu utrzymanie stałej liczby pracowników, czego efektem jest tzw. „blokada etatów”. Wykazywanie żądanej liczby pracowników w raportach zarządczych może przyprawiać o ból głowy kierowników odpowiedzialnych za „twardy HR”. Co zrobić, jeżeli nie jest możliwe zatrudnienie dodatkowej osoby, a trzeba, np. wprowadzić Pracownicze Plany Kapitałowe. Jak obsłużyć przyrost zatrudnienia, kiedy blokada etatów dotyka np. tylko działy wsparcia, czyli w tym także dział kadr i płac? 

Możliwa jest pomoc z zewnątrz - w takich sytuacjach outsourcer, przejmując wszystkie, bądź niektóre zadania odciąża wewnętrznych specjalistów ds. kadr i płac z nadmiaru obowiązków lub pracy po godzinach. Dla przedsiębiorstwa natomiast oznacza to brak nadgodzin. Jest to bardzo popularne rozwiązanie dzielenia się z firmą zewnętrzną obowiązkami. Wyoutsourcować można np. tylko płace lub płace i administrowanie PPK, a kadry pozostawić w rękach wewnętrznych specjalistów. Zakres outsourcowanych zadań może zostać określony przez pracodawcę, w zależności od tego, jaki ma cel: zminimalizowanie wewnętrznego działu kadr i płac, czy zabranie dotychczasowych zadań, aby przydzielić nowe obowiązki związane np. z miękkim HR. 

Rozliczenie z dostawcą-outsourcerem następuje w oparciu o fakturę. Firma nie generuje zatem dodatkowych kosztów osobowych, występujących w przypadku wewnętrznych pracowników. Koszty outsourcingu są elastyczne i reagują na zmianę liczby pracowników, co może być punktem wyjścia do renegocjacji warunków współpracy.

o pełnym wachlarzu możliwości, jakie daje outsourcing kadr i płac możesz dowiedzieć się z naszego bezpłatnego e-booka: