5 aspektów, które warto wziąć pod uwagę, wybierając system kadrowo-płacowy

Niezależnie od tego czy proces naliczania wynagrodzeń dla pracowników danej firmy odbywa się wewnątrz organizacji, czy też prace zlecane są na zewnątrz, w całym procesie  ogromne znaczenie ma program kadrowo-płacowy.

Wbrew pozorom jego wybór nie jest prosty. Być może dzieje się tak dlatego, gdyż korzystamy z niego nie tylko do obliczania pensji, ale niejednokrotnie jest on podstawową bazą danych z której czerpane są informacje do innych narzędzi w firmie.

Dobry program powinien oferować funkcjonalności dopasowane do potrzeb organizacji, a także integrować się z innymi narzędziami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie i generować szeroką gamę raportów. Na tym jednak nie koniec. Na co zwrócić uwagę podczas wyboru odpowiedniego rozwiązania?

analiza procesów kadrowo-płacowych w firmie

Pierwszym krokiem powinna być analiza procesów kadrowo-płacowych w Twojej firmie. Im bardziej zaangażujesz się w nią na początkowym etapie, tym sprawniej program będzie działał po wdrożeniu. Pozwoli Ci to również uniknąć błędów. Zanim wybierzesz program, przeprowadź analizę tego, jak funkcjonuje dział kadrowo-płacowy w Twojej firmie i jak wygląda proces wprowadzania danych do programu. Dla przykładu, w firmie produkcyjnej przyglądamy się, skąd i w jakiej formie przychodzą do nas informacje, np. dane o czasie pracy z produkcji mogą być dostarczane przez kierownika produkcji w pliku Excel lub poprzez narzędzie do rejestracji czasu pracy (RCP). Dane, które otrzymuje dział kadr do naliczenia listy płac możemy podzielić na kadrowe i płacowe.

dane kadrowe

W ich przypadku powinieneś zastanowić się, po pierwsze, ile czasu zajmuje w Twojej firmie wprowadzenie do programu danych nowo zatrudnionych pracowników. Po drugie, jakie dane kadrowe chcesz wprowadzać do programu - czy w Twojej organizacji w programie kadrowo-płacowym wystarczą podstawowe informacje, takie jak imię i nazwisko, dane teleadresowe, podatkowe, a może chcesz wzbogacić je o dodatkowe dane, np. posiadane certyfikaty, znajomość języków obcych itp. Informacje uzupełniające mogą się okazać niezwykle przydatne do przygotowywania raportów w Twojej spółce.

Po trzecie, powinieneś upewnić się, czy dane kadrowe są później eksportowane do innych programów. Niektóre organizacje korzystają z programów globalnych, w którym dział HR jest zobowiązany wpisywać konkretne dane kadrowe. W ten sposób określisz, w jakim wymiarze potrzebna Ci kompatybilność z innymi rozwiązaniami technologicznymi.

dane płacowe

W tym wypadku warto określić, czy parametry programu są na tyle elastyczne, by możliwe było wczytywanie informacji o premiach, bonusach i dodatkowych składnikach wynagrodzenia. Ich ręczne wprowadzanie zabiera Twoim pracownikom cenny czas, który mogliby poświęcić na inne zadania.

Dobrym pomysłem jest sprawdzenie również, czy z programu kadrowo-płacowego da się wygenerować raporty rozliczeniowe do ZUS i PUE (Platforma Usług Elektronicznych), a także czy można automatycznie wczytywać do niego zwolnienia lekarskie i czy pozwala na automatyczne korygowanie procesów, np. wykonywanie korekt rozliczeniowych ZUS, korekt podatku, naliczeń nieobecności chorobowych.

W przypadku płac bardzo istotne jest raportowanie. Pozwala ono pracodawcy kontrolować koszty. Ważnym elementem w raportowaniu jest raport rozksięgowujący listę płac (PK), a także raporty umożliwiające kontrolne o wynagrodzeniach pracowników. Pamiętajmy, że w niektórych firmach istnieje podział kosztów danego wynagrodzenia w poszczególnych działach w jednym miesiącu rozliczeniowym. Wspominam o tym, bo nie każdy program kadrowo-płacowy dobrze radzi sobie z naliczeniem kosztów jeśli połowę miesiąca osoba pracuje w dziale “X”, a od kolejnej połowy w dziale”Y”. Jej wynagrodzenie, jak również koszty z nim związane (ZUS, PDOF), powinny być proporcjonalnie naliczone do danego czasu, jaki przepracował w konkretnym dziale. 

diagnoza potrzeb firmy

Po analizie procesów czas na diagnozę potrzeb. Tej należy dokonać wspólnie z działem kadrowo-płacowym, księgowością, a w przypadku firm produkcyjnych również z działem produkcji. Razem ustalicie, czego dokładnie Wam potrzeba. Sprawny proces przekazywania danych z produkcji to podstawa, punkt wyjścia do efektywnego działania nie tylko programu kadrowo-płacowego, ale i całego przedsiębiorstwa.

Księgowość z kolei przygotowuje zestawienie kontrolne, zajmuje się kosztami, a następnie przekazuje je zarządowi. Dział kadrowo-płacowy natomiast powinien mieć na tyle zautomatyzowane procesy, aby dysponować czasem na dokonanie wszystkich rozliczeń i naliczanie wynagrodzeń – to bardzo istotna kwestia, zwłaszcza we wspomnianych już firmach produkcyjnych, w których czasu na rozliczenie pensji jest często niewiele.

wybór dostawcy programu kadrowo-płacowego

Po dokonaniu analizy procesów, określeniu ewentualnych braków, poznaniu potrzeb i określeniu funkcjonalności programu możesz przejść do wyboru rozwiązania. Postaraj się zawęzić listę potencjalnych dostawców do 3-4 firm. Następnie skontaktuj się z ich przedstawicielami i umów na spotkanie.

Przy wyborze programu zwróć uwagę na referencje. Dowiedz się, jak przebiegały ostatnie wdrożenia, a także jak wygląda współpraca po nim – czy dostawca oferuje testy powdrożeniowe, obejmujące m.in. porównanie list płac starego i nowego programu, sprawdzenie, czy wszystko się zgadza, wyłapanie ewentualnych błędów, ich omówienie z dostawcą i poprawienie.

Jeśli Twoja firma jest bardzo innowacyjna lub pewne aspekty jej funkcjonowania dynamicznie się zmieniają (np. wynagrodzenie ma mnóstwo dodatków do pensji, które mogą wpływać na jego wysokość), to przy wyborze programu kadrowo-płacowego należy zwrócić uwagę na to, czy będzie on na tyle elastyczny, by temu podołać.

Co ważne, warto pamiętać, że nie załatwisz wszystkiego na jednym spotkaniu. Żeby usprawnić proces wyboru, przygotuj listę pytań, które chcesz zadać potencjalnym dostawcom. Jeśli chcesz dobrze poznać program i jego możliwości, musisz poświęcić na pierwsze spotkanie minimum 4 godziny.

Nie bój się poprosić o demo programu, czyli próbkę jego możliwości, np. w formie materiału wideo. Po zapoznaniu się z nim możesz umówić się na kolejne spotkanie lub telekonferencję, na której zadasz precyzyjniejsze pytania. Pozwoli Ci to wyeliminować najmniej pasujące opcje. Poproś także o dokładny harmonogram wdrożenia, jego opis oraz informacje dotyczące wsparcia w trakcie implementacji programu i po niej.

dodatkowa praca dla działu kadr i płac

Odpowiedni wybór programu nie może odbyć się bez zaangażowania działu kadr i płac. Pracownicy tej komórki powinni uczestniczyć we wszystkich spotkaniach z dostawcami, do których zresztą powinni mieć najwięcej pytań. To w gestii zespołu kadr i płac leży dokonanie analizy potrzeb, czyli określenie funkcjonalności, które mają w dotychczasowym programie i wskazanie tych, których docelowo potrzebują. Powinni jednak pamiętać nie tylko o sobie, ale i oczekiwaniach innych komórek. 

Jako pracodawca powinieneś wziąć pod uwagę to, że w związku z wyborem nowego programu pracownicy działu kadrowo-płacowego będą mieli mnóstwo dodatkowych obowiązków. Niewykluczone, że pojawią się nadgodziny lub potrzeba zatrudnienia kolejnych osób. Jedyny aspekt, w który dział kadr i płac nie jest zaangażowany, to negocjacja warunków finansowych.

Pamiętaj, że wdrożenie nowego rozwiązania wymaga czasu. Być może trzeba będzie na to poświęcić minimum pół roku. Odpowiednio zaimplementowany program to 99% późniejszego sukcesu.

jasne warunki współpracy

Wybierając program kadrowo-płacowego warto z wyprzedzeniem wiedzieć, ile Cię to wyniesie i jak będzie przebiegać implementacja. Powinieneś otrzymać nie tylko harmonogram wdrożenia, ale i harmonogram powdrożeniowy. Dokumenty te określą m.in. sposób przeprowadzania testów, termin zakończenia implementacji i rozpoczęcia opieki powdrożeniowej. Przed podpisaniem umowy dowiedz się, na ile godzin konsultacji w możesz liczyć, na jakie aspekty zostaje udzielona gwarancja, co wymaga dodatkowej zapłaty, a co nie (np. jak wygląda kwestia wdrożenia nowych funkcjonalności wynikających chociażby ze zmian legislacyjnych). Powinieneś również jasno określić, które zadania będą realizować Twoi pracownicy, a które dział wsparcia programu.

Wybór optymalnego programu kadrowo-płacowego nie jest łatwym zadaniem i szybkim. Wymaga precyzyjnego określenia potrzeb, zaangażowania pracowników różnych działów oraz dokładnej analizy dostępnych na rynku rozwiązań. W rezultacie można jednak liczyć na innowacyjne narzędzie, które będzie dopasowane do rodzaju, specyfiki i wielkości prowadzonej działalności gospodarczej. Pozwoli to odciążyć pracowników działu kadr i płac oraz usprawni funkcjonowanie firmy.

jakie korzyści daje firmie outsourcing kadr i płac? Dowiedz się z naszego bezpłatnego e-booka: