outsourcing kadr i płac - co możesz zyskać po wprowadzeniu?

Czym jest outsourcing? Szczerze mówiąc nie lubię tego pytania. Dlaczego? Dlatego, że pojęcie outsourcingu jest tak szerokie, że trudno się zorientować jakich usług czy procesów może dotyczyć. W zasadzie powstaje pytanie: czy są jakieś obszary działalności, których nie da się wyoutsourcować? Droga do zrozumienia czym jest outsourcing nie prowadzi jednak przez etymologię tego słowa. W rzeczywistości właściwe pojęcie jego znaczenia okazuje się dużo prostsze. Jakie korzyści z outsourcingu kadrowo-płacowego, bo tego konkretnie dotyczy mój wpis, możesz czerpać Ty i Twoja firma? Opisałam to poniżej w praktyczny sposób.

na czym polega outsourcing?

Wiele funkcjonujących na rynku firm przekazuje część swoich obowiązków i zadań biznesowych zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w danym obszarze. Dzięki temu przedsiębiorca korzystający z usług firmy nie tylko ponosi korzyści z profesjonalnej i dobrej usługi na polu, na którym sam może nie mieć odpowiedniego doświadczenia i narzędzi, ale nie musi również poświęcać czasu na to, by samodzielnie zajmować się danym obszarem działalności. Oszczędza tym samym czas i pieniądze, a jeżeli wierzyć znanemu powiedzeniu, że „czas to pieniądz” - oszczędza pieniądze podwójnie. Na tym w gruncie rzeczy polega outsourcing.

standardy i bezpieczeństwo prowadzenia kadr i płac

Kto w Twojej firmie odpowiada za kadry i płace? Kto prowadzi dokumentację dla pracowników, kto ewidencjonuje czas pracy? Kto nalicza wynagrodzenia i czy te same osoby są jednocześnie odpowiedzialne za rekrutacje? Pewnie nieraz zastanawiasz się nad tym jak to jest zorganizowane w innych firmach. Czy dobrze jest połączyć funkcje tzw. twardego HR (czyli kadry i płace) z odpowiedzialnością za HR miękki (czyli rekrutację, selekcję, tworzenie systemów ocen itd.). W większości firm są to zupełnie oddzielne działy. Zastanawiasz się dlaczego?

Osoby odpowiadające za kadry i płace muszą doskonale znać Kodeks Pracy oraz na bieżąco śledzić wszystkie jego zmiany, niezbędna jest również wiedza z zakresu ubezpieczeń społecznych, znajomość przepisów dotyczących wynagrodzeń i prawa podatkowego. Jest tego naprawdę dużo, a ciągle zmieniające się przepisy prawa pracy nie ułatwiają zadania. Na tym nie kończą się kompetencje tych specjalistów, konieczna jest umiejętność obsługi programów kadrowo-płacowych, Excela, często również znajomość języków.

Sam koszt zatrudnienia takiego pracownika do niskich nie należy, a dodatkowo trzeba przecież wykupić licencje na programy, sprzęt, zapłacić za szkolenia, zapewnić możliwość aktualizacji wiedzy dotyczącej przepisów, zapłacić za popełniane błędy…

No właśnie, o pomyłkę łatwo. W dodatku, ze względu na wagę i poufność danych, najczęściej dział kadr i płac w firmach podlega pod zarząd. Kto zatem musi czuwać nad prawidłowym funkcjonowaniem działu? W przypadku mniejszych firm w najlepszym wypadku zajmuje się tym zarząd, dyrektor personalny, dyrektor finansowy... W najgorszym – nikt.

Co w razie kontroli? I tu pojawia się największy problem. Przecież kontrole z ZUS, PIP i US zdarzają się nierzadko. Kto ponosi odpowiedzialność za popełnione błędy? Kto zapłaci karę? Oczywiście pracodawca. A jeśli wypłyną z firmy jakiekolwiek dane na temat pracowników Znów odpowiedzialność leży na barkach pracodawcy – w końcu to on nie zadbał o bezpieczeństwo tych informacji. Temat bezpieczeństwa danych jest w ostatnich czasach szczególnie gorący i na pewno do niego wrócę na naszym blogu.

Dowiedz się: 6 korzyści z outsourcingu kadrowo-płacowego.

Z której strony by nie patrzeć na temat – połączenie twardego i miękkiego HR wydaje się trudne, dlatego firmy decydują się na wydzielenie działów lub też outsourcing kadr i płac.

czy outsourcing kadr i płac jest dla Ciebie?

Byłam kiedyś na spotkaniu w jednej z firm z branży produkcyjnej. Zastanawiano się tam nad outsourcingiem kadr i płac. Zarząd tej firmy zadawał sobie pytanie, czy to rozwiązanie jest również dobre dla nich – czy outsourcing kadr i płac rzeczywiście sprawdzi się w ich firmie? Odpowiedź brzmiała... nie. Firma ta miała tak dobrze zorganizowane i usprawnione wewnętrzne procesy obsługi kadr i płac oraz optymalnie ustawiony system informatyczny, że korzyści z outsourcingu kadrowo-płacowego nie byłyby aż tak wymierne.

Zobacz również: 4 powody, dla których firmy korzystają z outsourcingu kadrowo-płacowego.

To był jednak jedyny taki przypadek w mojej dotychczasowej karierze, a pracuję na tym rynku już kilkanaście lat. W pozostałych przypadkach zawsze okazywało się, że jest przestrzeń na poprawę wydajności i efektywności, a co najważniejsze na obniżenie kosztów poprzez outsourcing kadr i płac.

Przekazanie obowiązków kadrowo-płacowych pozwala odciążyć firmę z nadmiaru pracy i tym samym daje całemu zespołowi szansę rozwijania kluczowych gałęzi przedsiębiorstwa. Innymi słowy – dzięki pomocy outsourcera firma ma możliwość skupienia się na swojej głównej działalności. Po dłuższym czasie współpracy, odciążona firma może działać efektywniej i tym samym zwiększać swoje zyski. Niemniej jednak, tak jak w przypadku przedstawionej wyżej firmy, istnieją takie organizacje, które przez lata swojej działalności dopracowały do perfekcji procedury kadrowo-płacowe, dzięki czemu ten obszar obowiązków nie niesie ze sobą żadnych komplikacji. Takie przedsiębiorstwa zazwyczaj swoją pracę opierają na zaawansowanych systemach informatycznych i dodatkowych funkcjonalnościach, takich jak np. portal pracowniczy. W efekcie tak rozwinięte firmy działają bardzo produktywnie, niezależnie od tego, czy sprawami kadrowymi zajmują się wewnątrz, czy też przekazują je outsourcerowi. Naturalnie w takich przypadkach pomoc zewnętrznej firmy nie jest konieczna. Warto jednak podkreślić, że przedsiębiorstwa o zaawansowanych procedurach i dobrej organizacji są raczej rzadkością. Ich niezwykle sprawne wykonywanie obowiązków kadrowo-płacowych wynika bowiem z dużego doświadczenia, które firma zdobywała najczęściej dzięki długim latom praktyki. Pozostaje też otwarta kwestia: kto zapłaci za ewentualne błędy, bo nawet najlepiej zorganizowane działy nie wykluczają możliwości popełnienia błędu, za który na koniec zapłaci pracodawca.

Podsumowując – outsourcing kadr i płac jest rozwiązaniem, które doskonale sprawdzi się wszędzie tam, gdzie procesy prowadzenia teczek osobowych i naliczania wynagrodzeń nie są core businessem, a firmy poszukują lepszych informatycznie, tańszych rozwiązań i pozbycia się odpowiedzialności oraz konieczności śledzenia nieustająco zmieniających się przepisów prawa pracy. Ponadto to idealny model dla firm, dla których bardzo ważne jest bezpieczeństwo – zarówno w zakresie ochrony danych osobowych, jak i na obszarze szerzej pojmowanej działalności przedsiębiorstwa.

Jeżeli zainteresował Cię ten materiał, zapisz się na subskrypcję naszego bloga i przeczytaj więcej podobnych wpisów:

Znajdziesz tu informacje między innymi o trendach na rynku pracy, pozyskiwaniu i utrzymywaniu talentów oraz budowaniu atrakcyjnej marki pracodawcy.