Portal pracowniczy to rozwiązanie, które cieszy się coraz większą popularnością. Stanowi rodzaj elektronicznego narzędzia, które pomaga przede wszystkim w przeprowadzaniu procesów o charakterze kadrowo-płacowym. Ułatwia więc pracę zarówno działowi HR, jak i wszystkim pracownikom zatrudnionym w danej firmie.
Wdrożenie portalu pracowniczego ma wiele zalet. Takie narzędzie może mieć naprawdę dużo funkcji, które ułatwiają działanie firmy i przynoszą sporą oszczędność czasu. Nic więc dziwnego, że portale pracownicze są obecne w coraz większej liczbie przedsiębiorstw, zwłaszcza w dużych korporacjach.
Outsourcing kadrowo-płacowy. Pobierz ebook i poznaj szczegóły.
co to jest portal pracowniczy?
Mianem portalu pracowniczego (po angielsku Employee Self-Service) nazywa się rodzaj specjalnego narzędzia, które ułatwia zarządzanie przedsiębiorstwem. Jest to elektroniczne oprogramowanie, za pośrednictwem którego możliwe jest załatwienie wielu procesów z zakresu kadr i płac. Dotyczy to przede wszystkim kwestii związanych z rekrutacjami, tworzeniem harmonogramów, składaniem różnego typu wniosków i zaświadczeń czy obsługą wirtualnych dokumentów. Portal pracowniczy w dużym stopniu pomaga więc nie tylko kadrze zarządzającej i reprezentantom HR, lecz także wszystkim pracownikom. Nie wymaga bowiem bezpośredniego kontaktowania się z działem kadr i płac. Dzięki portalowi pracowniczemu większość spraw związanych z kadrami można załatwić w formie zdalnej za pośrednictwem Internetu.
jakie funkcje może mieć portal pracowniczy?
Działanie portalu pracowniczego jest proste. Dostęp do niego mają wszyscy użytkownicy (a więc osoby zatrudnione w danej firmie). W wyszukiwarkę internetową wystarczy wpisać adres używanego przez firmę portalu pracowniczego (na rynku funkcjonuje wiele takich narzędzi, a wybór jednego z nich zależy od decyzji danego przedsiębiorstwa), a następnie przydzielony login i hasło. Co istotne, z takiej strony można korzystać nie tylko za pośrednictwem sieci firmowej, lecz także każdej innej, co oznacza, że podwładni mają do niej dostęp w dowolnym miejscu i czasie.
To, jakie konkretne funkcje ma portal pracowniczy, zależy od jego rodzaju. W najprostszej formie daje on po prostu dostęp pracownikom do ich najważniejszych dokumentów związanych z kwestiami kadrowymi. W wielu przypadkach narzędzie to jest jednak mocno rozbudowane. Umożliwia ono wówczas m.in.:
- składanie wniosków o urlop (m.in. wypoczynkowy),
- zgłaszanie nieobecności w miejscu zatrudnienia,
- dostęp do danych dotyczących płac, w tym do pasków płacowych,
- składanie wniosków o różnego typu zaświadczenia,
- przeglądanie, wypełnianie i drukowanie deklaracji PIT,
- dostęp do danych osobowych podwładnych wraz z możliwością ich edytowania,
- monitorowanie i prowadzenie procesów bezpośrednio związanych z rekrutacjami,
- wystawianie okresowych ocen pracownikom (np. miesięcznych albo rocznych),
- tworzenie grafików i harmonogramów obowiązków dla pracowników,
- ustalanie i zapisywanie terminów spotkań biznesowych, wyjazdów służbowych czy dat kursów i szkoleń dla zatrudnionych osób,
- odbywanie szkoleń online,
- dostęp do najważniejszych danych dotyczących obowiązujących przepisów prawa związanych z zatrudnieniem.
Kompleksowy portal pracowniczy może też służyć jako firmowy intranet, a także wspierać działania z zakresu miękkiego HR. Wszystko zależy od potrzeb danego przedsiębiorstwa. To właśnie na podstawie jego preferencji i aktualnych wymagań należy wybrać odpowiedni system i dostosować konkretne funkcje takiej platformy.
dlaczego wdrożenie portalu pracowniczego to dobre rozwiązanie?
Wprowadzenie portalu pracowniczego w przedsiębiorstwie przynosi wiele korzyści. Przede wszystkim zapewnia ogromną oszczędność czasu i zmniejsza nakład pracy po stronie pracowników zajmujących się kadrami i płacami. Ułatwia i poprawia też komunikację między nimi a podwładnymi z innych działów, co jest wyjątkowo istotne zwłaszcza w dużych korporacjach lub wielodziałowych firmach.
Portal pracowniczy umożliwia też bezproblemowe załatwianie kwestii administracyjno-kadrowych i szybki przepływ informacji. To niezwykle wygodne rozwiązanie dla wszystkich osób zatrudnionych w danej firmie.
Wdrożenie portalu pracowniczego dobrze oddziałuje również na obraz przedsiębiorstwa w oczach podwładnych. Z tego względu stanowi ciekawy element employer brandingu, czyli budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy. Dodatkowo portal pracowniczy, o ile jest odpowiednio rozbudowany, można wykorzystać jako narzędzie motywacyjne, co przekłada się na poprawę funkcjonowania całej organizacji.
Należy przy tym podkreślić, że tego typu platforma jest łatwa w obsłudze, a przy tym w pełni bezpieczna. Dzięki specjalnym mechanizmom pozwala ona na zabezpieczenie wszystkich informacji na temat pracowników, co chroni je przed wyciekiem i dostaniem się w niepowołane ręce.
Jeśli szukasz zewnętrznego wsparcia w prowadzeniu kadr i płac swojej firmy, zachęcam do pobrania naszego e-booka, który przybliża szczegółowo wszelkie zagadnienia dotyczące outsourcingu kadrowo - płacowego.
Katarzyna Plucińska
dyrektor zarządzający randstad payroll solutions
Dyrektor Zarządzająca outsourcingiem kadr i płac w Randstad Payroll Solutions. Odpowiada za współpracę w Klientami oraz wysoką jakość świadczonych usług. Od 20 lat związana z obszarem twardego HR początkowo jako specjalista, a następnie osoba zarządzającą kilkuset osobowym zespołem. Od kilku lat efektywnie wdraża usprawnianie procesów w podległym zespole.