czym jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i ile wynosi?

Od 2019 roku okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat w odniesieniu do akt pracowniczych. Wcześniej ten czas wynosił aż 50 lat. Zmiany dotyczą jednak głównie osób zatrudnionych po 2019 roku, a nie wcześniej.

Zgodnie z przepisem art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy każdy pracodawca zobowiązany jest do tworzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie można ją przechowywać i archiwizować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Wśród ważnych dokumentów można wyróżnić akta osobowe dotyczące pracownika oraz dokumentację dodatkową związaną z czasem pracy.

ile wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez każdego pracodawcę, bez względu na to, ile osób zatrudnia i jakie ma warunki do stworzenia archiwum. Może być ona nie tylko w formie papierowej, ale również elektroniczne, po spełnieniu określonych wymagań prawnych i technologicznych. Do 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił aż 50 lat, co rodziło sporo problemów, zwłaszcza, że ciągle większość pracodawców posiada wyłącznie dokumenty papierowe. Od 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, jednak dotyczy to wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku. W przypadku pracowników, którzy dołączyli do firmy między 1999 a 2018 rokiem, można skrócić ten okres do 10 lat, po spełnieniu następujących warunków dodatkowych:

• przekazanie oświadczenia do ZUS OSW,
• przekazanie raportu informacyjnego do ZUS RIA. 

W przypadku osób zatrudnionych przed 1999 rokiem nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Po 50 lub 10 latach (w zależności od momentu, w którym zatrudniony był pracownik) akta można zniszczyć. Wcześniej natomiast należy przekazać je pracownikowi na jego żądanie.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi kadrowo-płacowej? Sprawdź nasze rozwiązanie.

W tym miejscu warto jeszcze określić, jak liczyć te 10 lub 50 lat. Uwzględnia się czas od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Przykładowo osoba, która odeszła z miejsca zatrudnienia w 2020 roku, będzie miała jeszcze możliwość otrzymania swoich dokumentów aż do 2031 roku. Z kolei pracownik zwolniony w 1998 roku może zobaczyć swoje akta do 2049 roku. Za brak prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca może zostać ukarany grzywną w wysokości od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych. Z kolei w sytuacji, gdy dana firma ogłosi upadłość, to syndyk musi przekazać dokumentację pracowniczą do przedsiębiorstwa zajmującego się jej prowadzeniem.

co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą akta osobowe, do których można zakwalifikować następujące części:

• część A – oświadczenia i dokumenty, które służyły do ubiegania się o zatrudnienie, na przykład badania lekarskie,
• część B – oświadczenia i dokumenty związane z samym przebiegiem pracy, a więc na przykład umowa o pracę czy zmiany warunków zatrudnienia
• część C – oświadczenia i dokumenty, które były związane z zakończeniem pracy w danej firmie, na przykład wypowiedzenie umowy, kopia świadectwa pracy,
• część D – oświadczenia o ukaraniu pracownika. 

Dodatkowo konieczne jest prowadzenie dokumentacji dodatkowej  związanej ze stosunkiem pracy, a w jej skład wchodzą m.in.:

• dane dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• ubieganie się o urlop wypoczynkowy,
• ewidencja przydziału odzieży.

jak przechowywać dokumentację pracowniczą?

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno opierać się na kilku zasadach. Przede wszystkim można ją trzymać w formie papierowej lub elektronicznej. Dodatkowo szczególne znaczenie ma zachowanie poufności danych i nieudostępnianie dokumentów osobom nieuprawnionym.  Zgodnie z Kodeksem Pracy powinny być one przekazywane zgodnie z zasadami poufności, integralności, dostępności oraz kompletności. Ważne jest także spełnienie odpowiednich warunków, a więc trzymanie dokumentów tak, aby nie zostały zalane czy też zniszczone. W przypadku wersji elektronicznej muszą być one również w odpowiedni sposób zabezpieczone i zapisane na dysku, do którego cały czas będzie dostęp.