czym jest optymalizacja kosztów w firmie i dlaczego warto postawić na outsourcing kadr i płac?

Optymalizacja kosztów w firmie ma na celu m.in. przyniesienie jej oszczędności. Wyróżnia się także innymi zaletami. Warto przy tym pamiętać, że nie powinna być jednorazowym działaniem, a mieć charakter długofalowy – tylko wtedy gwarantuje realne efekty. Dobrą metodą optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie jest zdecydowanie się na outsourcing kadr i płac. Jak to działa?

Dążenie do optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie stanowi jeden z bardzo ważnych elementów rozsądnego prowadzenia firmy. Pozwala na zmniejszenie obciążeń o charakterze finansowym i tym samym zainwestowanie powstałych w ten sposób oszczędności w dalszy rozwój organizacji. Do optymalizacji kosztów warto podejść w odpowiedni sposób i wykorzystać jedną ze sprawdzonych metod w tym zakresie. Ciekawym rozwiązaniem jest na pewno outsourcing kadr i płac, który może przynieść firmie mnóstwo korzyści.

czym jest optymalizacja kosztów w firmie?

W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć na pytanie, na czym polega optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie. Proces ten związany jest z dążeniem do obniżania kosztów ponoszonych przez firmę, czyli wydatków dotyczących jej działania. Ważne jest przy tym utrzymanie czynników o charakterze pożądanym. Co to oznacza w praktyce? Optymalizacja kosztów nie może spowodować obniżenia jakości usług lub towarów dostarczanych przez firmę. Dodatkowo musi być wprowadzona w taki sposób, aby nie wpłynąć negatywnie na satysfakcję klientów, partnerów biznesowych oraz podwładnych zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie.

jak mądrze optymalizować koszty?

Aby optymalizacja kosztów przyniosła oczekiwane założenia, a przy tym nie odbiła się negatywnie na jakości usług i towarów czy zadowoleniu odbiorców firmy, należy podejść do niej we właściwy sposób. Ważne są:

• analiza sytuacji w przedsiębiorstwie,
• identyfikacja procesów firmowych, które można zoptymalizować,
• wybór obszarów optymalizacji i sporządzenie odpowiedniego raportu, który przedstawia plan działania oraz oczekiwane rezultaty,
• wdrożenie długofalowych działań mających na celu optymalizację,
• kontrolowanie efektów działań optymalizacyjnych i analizowanie ich.

Dzięki temu optymalizacja kosztów w firmie ma o wiele większe szanse na powodzenie.

metody optymalizacji kosztów w przedsiębiorstwie – outsourcing kadr i płac jako sprawdzone rozwiązanie

Istnieją różne sposoby optymalizacji kosztów. Jednym z polecanych rozwiązań jest outsourcing kadrowo-płacowy. Polega on na przekazaniu zadań z zakresu twardego HR-u zewnętrznemu podmiotowi. Należą do nich m.in. prowadzenie dokumentacji pracowniczej związanej z zatrudnieniem, ewidencjonowanie nieobecności w pracy z powodu urlopów czy zwolnień lekarskich, sporządzanie stosownych raportów i deklaracji i dostarczanie ich takim instytucjom, jak ZUS, urząd skarbowy czy GUS, naliczanie wynagrodzeń itp. Dane przedsiębiorstwo może zdecydować się na przekazanie firmie outsourcingowej albo wszystkich zadań kadrowo-płacowych, albo jedynie ich części – odpowiedź na pytanie, co może okazać się korzystniejsze, przyniesie wspomniana wcześniej analiza sytuacji w firmie.

Interesuje Cię outsourcing kadrowo-płacowy? Sprawdź ofertę Randstad Payroll Solutions.

Dlaczego jednak optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie może być skuteczna dzięki outsourcingowi kadr i płac? Takie rozwiązanie jest po prostu opłacalne pod względem finansowym. Umożliwia przede wszystkim optymalizację kosztów zatrudnienia. Stawiając na outsourcing, zwłaszcza ten kompleksowy, obejmujący wszystkie działania kadrowo-płacowe, firma nie musi zajmować się tworzeniem własnego działu HR. Warto pamiętać, że jego skompletowanie, a następnie utrzymanie wiąże się z wieloma wydatkami. Wśród nich znajdują się m.in. duże koszty dotyczące całokształtu procesów rekrutacyjnych, zaaranżowania miejsca pracy dla nowych podwładnych, comiesięcznego opłacania ich pracy (pensje oraz ewentualne premie), zapewniania im benefitów pracowniczych o charakterze motywacyjnym oraz organizowania i finansowania kursów i szkoleń pozwalających na ciągłe podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Dodatkowym kosztem jest system kadrowo-płacowy, który należy uaktualniać o zmieniające się przepisy prawa pracy. Wyzwaniem również są szkolenia dla pracowników którzy powinni wiedzieć jak w świetle zmieniających się przepisów naliczać wynagrodzenia dla pracowników. Trzeba również wziąć pod uwagę narzędzia technologiczne jakie przedsiębiorstwo ponosi wdrażając np. portal pracowniczy, czy system do rozliczania czasu pracy.

Jeżeli przedmiotem funkcjonowania danej firmy nie są zagadnienia kadrowo-płacowe, stworzenie działu HR stanowi więc duże obciążenie zarówno finansowe, jak i czasowe. W takim przypadku optymalizacja kosztów poprzez outsourcing może okazać się strzałem w dziesiątkę. Firmy zewnętrzne świadczące usługi z zakresu twardego HR-u oferują bowiem korzystne ceny, umowy dostosowane do potrzeb danego pracodawcy oraz dostęp do wysokiej klasy fachowców.

dlaczego optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie jest tak ważna?

Optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa bez wątpienia przynosi wiele korzyści. Oczywistą kwestią są oszczędności. Zmniejsza się wówczas także tzw. wskaźnik burn rate oznaczający, w jakim tempie przedsiębiorstwo traci pieniądze. Pozwala to m.in. na stworzenie lepszej poduszki finansowej i minimalizację ryzyka biznesowego.

Ponadto optymalizacja kosztów w firmie uzyskana dzięki outsourcingowi sprawia, że zdobyte dzięki niej oszczędności można zainwestować w dalszy rozwój przedsiębiorstwa w obszarach, w których się ono specjalizuje. Cały ten proces staje się wówczas szybszy i bardziej efektywny. Skutkiem tego jest także umocnienie się firmy na rynku oraz wzrost poziomu jej konkurencyjności.