czym jest outsourcing i jakie przynosi korzyści?

Outsourcing to rozwiązanie, które stopniowo zyskuje coraz więcej zwolenników. Decydują się na nie zarówno duże, jak i nieco mniejsze przedsiębiorstwa. Polega ono na oddelegowaniu części zadań firmy do wykonania zewnętrznemu podmiotowi. Może to dotyczyć wielu obszarów. Popularny jest m.in. outsourcing usług o charakterze kadrowo-płacowym.

Aby przedsiębiorstwo funkcjonowało poprawnie, należy zadbać o każdy obszar jego działania, nawet ten, który nie jest głównym celem istnienia firmy. Zajmowanie się wszystkim w ramach jednego podmiotu odciąga czasami uwagę od jego kluczowych zadań. Można jednak rozwiązać ten problem – z pomocą przychodzi wówczas outsourcing różnych usług, np. obsługi kadrowo-płacowej. Przynosi to szereg korzyści.

czym jest outsourcing?

Outsourcing to termin pochodzący z języka angielskiego. Stanowi połączenie trzech wyrazów, czyli outside, resource i using. Tłumacząc dosłownie, pojęcie to odnosi się więc do korzystania z zasobów zewnętrznych. Dość dobrze oddaje to charakter outsourcingu. Zgodnie z definicją oznacza on przekazywanie przez przedsiębiorstwo wydzielonej części lub całości obowiązków z danego obszaru firmie zewnętrznej, która będzie je wykonywała na jego rzecz. Należy przy tym zaznaczyć, że wyróżnia się różne rodzaje takiego rozwiązania. Podstawowy podział wyznacza outsourcing kontraktowy (przekazywanie zadań całkowicie zewnętrznej firmie, która nie ma nic wspólnego z danym przedsiębiorstwem) oraz outsourcing kapitałowy (inaczej wewnętrzny, polegający na przekazaniu części obowiązków utworzonej w tym celu spółce córce).

Outsourcing jest koncepcją, która powstała już w XX wieku. Źródła podają, że sama nazwa została wprowadzona w 1979 roku. Początków outsourcingu można szukać jednak jeszcze wcześniej. W tej kwestii często przypomina się o postaci Henry’ego Forda, który już na początku XX wieku twierdził, że jeżeli samodzielnie nie potrafi się zrobić czegoś lepiej od swoich konkurentów, lepiej przekazać dane zadania komuś, kto zrobi to lepiej od nas.

jaki może być zakres usług firmy outsourcingowej? Popularne obszary specjalizacji

Specjalne firmy outsourcingowe, które przejmują zadania zlecane im przez klientów, czyli inne przedsiębiorstwa, mogą specjalizować się w działaniu w rozmaitych obszarach i świadczeniu różnorodnych usług. Outsourcing jest popularny zwłaszcza w kilku przypadkach. Jego najczęściej spotykane rodzaje to:

• outsourcing logistyczny (usługi związane m.in. ze spedycją, transportem i magazynowaniem; znany bywa także jako outsourcing magazynowy);
• outsourcing IT (usługi mogą dotyczyć np. administrowania systemami informatycznymi przedsiębiorstwa, naprawy sprzętu, konfigurowania sieci komputerowej itp.);
• outsourcing księgowości (usługi związane są z kompleksową obsługą księgową i rachunkową, np. prowadzeniem ksiąg rachunkowych, przygotowywaniem różnego typu rozliczeń, deklaracji, raportów, analiz itp.);
• outsourcing kadrowy i płacowy (usługi są skoncentrowane na realizacji zadań z zakresu obsługi kadrowo-płacowej).

Warto pamiętać, że firma outsourcingowa, w zależności od jej oferty i potrzeb klientów, może przejąć wszystkie zadania z danego obszaru (tzw. outsourcing pełny) lub jedynie wybrane zadania (tzw. outsourcing selektywny).

na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy?

Jednym z rozwiązań, które zasługuje na szczególną uwagę i cieszy się dużym uznaniem oraz popularnością, jest outsourcing kadr i płac. Warto więc przyjrzeć mu się nieco bliżej. Na czym polega outsourcing tego typu? Skupia się on na realizacji obowiązków z zakresu tzw. twardego HR-u. Należą do niego takie zagadnienia, jak m.in.:

• obliczanie płac pracowników,
• przygotowywanie deklaracji (m.in. do ZUS-u, urzędu skarbowego, PFRON-u,);
• sporządzanie zestawień do GUS,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• kontrolowanie i rozliczanie nieobecności w pracy (urlopy, zwolnienia),
• tworzenie raportów kadrowych i płacowych oraz dokumentów dla pracowników, takich jak paski płacowe, zaświadczenia o wynagrodzeniu, rozliczania roczne dla pracowników,
• zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS. 

To jedynie część zadań, które może wziąć na siebie firma outsourcingowa skupiona na obszarze kadr i płac. Jak widać, przejmuje ona obowiązki, które są bardzo istotne z punktu widzenia każdego przedsiębiorstwa.

jakie korzyści przynosi outsourcing usług?

Podjęcie decyzji o skorzystaniu z usług firmy outsourcingowej ma wiele zalet. Najważniejsze korzyści płynące z tego rozwiązania to:

• oszczędności finansowe – przekazanie zadań z zakresu np. kadr i płac zewnętrznemu przedsiębiorstwu jest częściej tańsze od prowadzenia własnego działu HR, które wiąże się z koniecznością poniesienia m.in. kosztów rekrutacji, przygotowania miejsca do pracy dla nowych pracowników, zapewnienia  szkoleń merytorycznych, które w świetle zmieniających się przepisów są niezbędne. Dodatkowo trzeba wspomnieć o kosztach utrzymania systemów informatycznych do naliczania kadr i płac a także systemów do obsługi urlopów, pasków niejednokrotnie także systemów umożliwiających dokonywania zmiany danych przez samych pracowników.
• szansa na skupienie się na podstawowej działalności firmy (przykładowo firma, która zajmuje się produkcją, nie będzie specjalizowała się w zagadnieniach z zakresu HR – dlatego może je przekazać zewnętrznemu podmiotowi i skoncentrować się na tym, w czym naprawdę jest dobra),
• gwarancja poprawności naliczeń oraz wysokiej jakości realizacji usług (firmy outsourcingowe zatrudniają kompetentnych fachowców),
• Odpowiedzialność przed instytucjami takimi jak: Urząd Skarbowy czy ZUS. 
• Poufność danych - firmy zewnętrzne z reguły są bardzo często kontrolowane przez instytucje związane z ochrona danych osobowych, dlatego też poziom ochrony danych jest kluczowy.