czym są usługi payroll? najważniejsze informacje

Payroll to pojęcie pochodzące z języka angielskiego. Można się z nim spotkać podczas prowadzenia własnego biznesu. Termin ten dotyczy bowiem obsługi procesów kadrowo-płacowych, co jest konieczne w każdej firmie zatrudniającej pracowników. Dostarczanie usług payroll to obecnie prężnie i szybko rozwijający się obszar outsourcingu. Na czym polega w praktyce?

Prowadzenie własnego przedsiębiorstwa i zatrudnianie podwładnych wiąże się z koniecznością zadbania o wiele kwestii o charakterze formalnym. Wśród nich kluczowe miejsce zajmują zagadnienia z obszaru kadr i płac. Ich wykonanie można zlecić zewnętrznym podmiotom. Świadczą one tzw. usługi payroll. Na skorzystanie z nich decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Warto wiedzieć, z czego to wynika i co obejmuje payroll.

payroll – pochodzenie terminu

Na początku warto dowiedzieć się, co kryje się za pojęciem payroll. Wywodzi się ono z języka angielskiego. W dosłownym tłumaczeniu oznacza po prostu listę płac lub wypłat. W tym sensie odnosi się więc do wynagrodzeń, które wypłacane są pracownikom, oraz listy osób, którym muszą być one dostarczone. Stanowi to rodzaj przydatnego narzędzia, dzięki któremu możliwie jest legalne, terminowe i zorganizowane dokonywanie płatności. Lista płac to również źródło przydatnych informacji, które są ważne zarówno z perspektywy pracowników, jak i pracodawcy, działu księgowego czy chociażby Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W rzeczywistości jednak payroll rozumiany jest szerzej niż sama lista płac. Warto więc wiedzieć, na czym polega w praktyce.

co oznacza payroll w praktyce?

Terminem „payroll” określa się dziś w Polsce kompleksową obsługę kadrowo-płacową. Prowadzenie listy płac jest więc tylko jednym z jej elementów. Warto przy tym podkreślić, że pojęcie to odnosi się przede wszystkim do wyodrębniania zadań z tego zakresu poza strukturę danego przedsiębiorstwa i przekazaniu ich zewnętrznej firmie, czyli podmiotowi outsourcingowemu.

W praktyce payroll oznacza inaczej outsourcing kadr i płac. Takie rozwiązanie prężnie się rozwija i jest wybierane przez coraz większą liczbę przedsiębiorstw, ponieważ jest wygodne i opłacalne. Dzięki współpracy z zewnętrznym podmiotem właściciel danej firmy nie musi bowiem tworzyć w jej strukturach własnego działu HR, co wiązałoby się z zatrudnianiem kolejnych pracowników i znacznymi wydatkami. Zamiast tego usługi payroll realizowane są przez specjalistów pracujących dla podmiotu outsourcingowego, którzy zajmują się wieloma zagadnieniami kadrowo-płacowymi.

jakie zadania obejmuje payroll outsourcing?

Payroll outsourcing może obejmować realizację wielu zagadnień z obszaru kadr i płac. Tego typu usługi dotyczą najczęściej m.in.:

• administrowania wynagrodzeniami, w tym naliczania pensji, prowadzenia listy płac, obliczania składek odprowadzanych na ubezpieczenia społeczne, robienia przelewów na konta pracowników, rozliczeń z urzędami i innymi organami itp.,
• prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym tworzenia i przechowywania akt osobowych, umów i wypowiedzeń itp.,
• tworzenia deklaracji podatkowych i dokumentacji niezbędnej dla takich organów jak ZUS, GUS czy PFRON,
• innych zadań związanych z bieżącym obsługiwaniem pracowników (zarówno stałych, jak i tymczasowych).

Jak widać, usługi payroll są złożone i obejmują wiele ważnych z perspektywy poprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa kwestii. Ich konkretny zakres zależy oczywiście od oferty konkretnej firmy outsourcingowej.

czy warto zdecydować się na usługi payroll?

Payroll outsourcing może być pod wieloma względami opłacalny. Bardzo często przynosi oszczędności finansowe, ponieważ po prostu jest tańszy niż prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej na własną rękę, czyli poprzez utworzenie własnego działu HR odpowiadającego za te kwestie. Tym samym usługi payroll przyczyniają się do optymalizacji kosztów przedsiębiorstwa, a przy tym pozwalają mu się w pełni skoncentrować na jego głównej działalności. Jest to niewątpliwie istotne zarówno z perspektywy dużych, jak i małych i średnich firm. To jednak nie jedyna zaleta takiego rozwiązania. Usługi payroll gwarantują także m.in.:

• poufność wynagrodzeń,
• bezpieczeństwo związane z danymi osobowymi oraz innymi informacjami o charakterze poufnym, które dotyczą przedsiębiorstwa i jego pracowników,
• poprawę efektywności działań administracyjnych,
• ciągłość realizacji zadań z zakresu kadr i płac,
• dostęp do profesjonalnych specjalistów mających doświadczenie w zagadnieniach kadrowo-płacowych i na bieżąco śledzących szybko zmieniające się trendy i tendencje w tym obszarze,
• terminowość wypełniania zlecanych czynności,
• zgodność podejmowanych działań z najnowszymi przepisami prawa,
• przejęcie przez firmę zewnętrzną odpowiedzialności finansowej oraz związanej kontaktami z urzędami,
• możliwość korzystania z nowoczesnych programów ułatwiających obsługę kadrowo-płacową.

Payroll outsourcing na pewno jest więc rozwiązaniem, które warto wziąć pod uwagę, jeśli posiada się własną firmę. Skorzystanie z takich usług może ułatwić prowadzenie biznesu.