ewidencja czasu pracy – jak prowadzić?

Przepisy prawa wyznaczają pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników na podstawie umowy o pracę, stawiają szereg różnorodnych obowiązków. Jednym z kluczowych zadań jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Dzięki temu można w poprawny sposób ustalić pensję należną danemu podwładnemu. Na czym w praktyce polega ewidencja czasu pracy i jakie informacje powinny się w niej znaleźć?

Ewidencja czasu pracy stanowi ważny element dokumentacji pracowniczej. Regulacje prawne jasno wskazują, jak powinna ona wyglądać. Jeżeli pracodawca nie dopełni obowiązku jej prowadzenia, będzie działał niezgodnie z prawem, za co grozi mu kara grzywny opiewająca na kwotę od 1 tys. zł do nawet 30 tys. zł. Warto więc wiedzieć, co musi zawierać karta ewidencji czasu pracy i w jakiej formie można ją przygotować.

czym jest ewidencja czasu pracy pracownika i kiedy trzeba ją prowadzić?

Ewidencja czasu pracy pracownika to ważny dokument, który mówi przede wszystkim o tym, ile godzin przepracowała dana osoba. Nie stanowi jednak tego samego co lista obecności. Zawarte w nim informacje są niezbędne do ustalenia odpowiedniej kwoty pensji oraz innego typu świadczeń związanych z zatrudnieniem.

Obowiązek tworzenia ewidencji czasu pracy spoczywa na pracodawcy. Nie ma znaczenia, ile osób zatrudnia dany pracodawca. Jeśli chociażby jeden pracownik wykonuje w firmie obowiązki zawodowe w ramach stosunku pracy (a więc na umowę o pracę albo poprzez mianowanie, powołanie lub wybór), konieczne jest prowadzenie takiej dokumentacji.

Co ważne, specjalna karta ewidencji czasu pracy musi być prowadzona dla każdego pracownika osobno. Warto przy tym wiedzieć, że w niektórych przypadkach może mieć jednak uproszczoną formę. Ewidencja godzin pracy nie jest bowiem obowiązkowa w przypadku podwładnych wykonujących obowiązki służbowe w zadaniowym systemie czasu pracy, a także pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz osób, które otrzymują ryczałt za wykonywanie pracy w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych. Wówczas konieczne jest wciąż ewidencjonowanie innych elementów. Należą do nich urlopy, dyżury, zwolnienia z pracy spowodowane chorobą lub opieką nad dzieckiem, a także inne usprawiedliwione lub nieusprawiedliwione nieobecności.

jakich okresów może dotyczyć ewidencjonowanie czasu pracy?

Przepisy nie wyznaczają konkretnych okresów, które powinna obejmować kontrola czasu pracy pracownika. Musi być ona jedyne prowadzona regularnie. To pracodawca może więc zadecydować, jaki będzie jej wymiar. Warto jednak podkreślić, że ewidencja godzin pracy pracownika służy poprawnemu ustaleniu przysługującego mu wynagrodzenia (wraz z godzinami nadliczbowymi). Według przepisów pensja powinna być przy tym wypłacana minimum raz w miesiącu. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest zatem miesięczna ewidencja czasu pracy, która w łatwy i wygodny sposób pozwala na wykonanie stosownych obliczeń. Dzięki niej można uniknąć niepożądanych pomyłek. Niektóre firmy decydują się jednak na inne rozwiązania. Są nimi kwartalna lub roczna karta ewidencji czasu pracy. Prawo dopuszcza możliwość ich prowadzenia. Pracodawcy, którzy wybrali, np. roczną ewidencję czasu pracy, wciąż muszą jednak pamiętać, że są zobowiązani do prawidłowego, comiesięcznego ustalania wysokości pensji z uwzględnieniem wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

co zawiera karta ewidencji czasu pracy?

Ewidencja pracy znana jest także jako karta ewidencji czasu pracy. Musi ona zawierać konkretne, określone przez prawo informacje. W takim dokumencie powinny znaleźć się dane dotyczące takich zagadnień, jak:

• liczba godzin, które przepracował pracownik ogółem,
• godziny, w których pracownik rozpoczął i zakończył pracę,
• liczba godzin, które przepracował pracownik w porze nocnej,
• liczba przepracowanych godzin nadliczbowych,
• dni wolne od wykonywania obowiązków zawodowych wraz z określeniem, z jakiego tytułu zostały udzielone (np. za pracowanie w niedzielę lub święto),
• liczba godzin pełnienia dyżuru,
• godziny, w których pracownik rozpoczął i zakończył dyżuru wraz z określeniem miejsca, w którym był on pełniony,
• rodzaj oraz wymiar zwolnień od pracy,
• rodzaj oraz wymiar pozostałych usprawiedliwionych nieobecności,
• wymiar nieobecności w pracy, które nie zostały usprawiedliwione,
• czas pracy pracownika młodocianego, którą wykonywał ją w ramach prac wzbronionych młodocianym, których świadczenie jest dopuszczalne w celu odbycia przygotowania zawodowego.

W karcie czasu pracy pracownika często używa się symboli, które pozwalają na oznaczenie dni absencji. Nie istnieje jednak jeden odgórnie ustalony wzór takich skrótów. Pracodawca może więc zdecydować się na dowolne oznaczenia.

w jakiej formie można prowadzić rejestr czasu pracy?

Ewidencja godzin pracy w przeszłości była prowadzona głównie w papierowej formie. Na takie rozwiązanie można zdecydować się również dzisiaj. Współcześnie o wiele popularniejszą opcją jest jednak elektroniczna ewidencja czasu pracy. Prowadzenie jej w taki sposób przynosi dużą wygodę. Co więcej, jest prostsze – można bowiem wykorzystać specjalny program do ewidencji czasu pracy, który ułatwia gromadzenie danych.

Decydując się na wybór formy ewidencji czasu pracy, należy mieć na uwadze to, że taką dokumentację należy przechowywać przez konkretny okres. W tym przypadku jest to cały czas zatrudnienia pracownika oraz 10 lat po rozwiązaniu z nim stosunku pracy liczone od końca roku kalendarzowego, w którym współpraca dobiegła końca.