zarządzanie kadrami bez wychodzenia z domu - na jakie aspekty warto zwrócić uwagę?

Przepisy, które umożliwiają podpisywanie dokumentów elektronicznie, otworzyły furtkę do jeszcze sprawniejszego zarządzania dokumentami, związanymi z zatrudnieniem pracowników. Mimo to jeszcze do niedawna, wiele firm dość ostrożnie podchodziło do możliwości zawierania umów o pracę czy outsourcingu kadr i płac na odległość. Bieżąca sytuacja sprawiała, że przedsiębiorstwa zostały zmuszone do pracy zdalnej, także w działach kadr i płac. Pracodawcy, którzy z wyprzedzeniem zadbali o technologiczne aspekty związane z właśnie z procesami kadrowo-płacowymi sprawniej radzą sobie w czasach pełnych wyzwań. Z kolei ci, którzy do tej pory wzbraniali się przed rozwojem tych technologii w swojej organizacji także zaczęli dostrzegać plusy tych rozwiązań. Muszą jednak pamiętać, że na ich wdrożenie potrzebny jest czas.

kompleksowe technologiczne rozwiązanie

Przykładem rozwiązania, usprawniającego procesy kadrowo-płacowe w organizacji jest portal pracowniczy. Daje on pracownikom możliwość sprawdzenia stanu urlopu, zgłoszenia nieobecności, sprawdzenia pasków wynagrodzeń, zmiany zmiany numeru konta bankowego, zgłoszenia nowego członka rodziny czy zmiany adresu zamieszkania. Część z tych informacji koniecznie musisz przekazać do ZUS (jak np. zmiana nazwiska czy narodziny dziecka), inne z kolei mogą wpływać na naliczanie wynagrodzenia (zmiana adresu zamieszkania może powodować podwyższenie lub obniżenie kosztów uzyskania przychodu).

Mając wszystko w jednej, mobilnej aplikacji, pracownicy są w stanie bardzo szybko wprowadzać zmiany, bez konieczności odwiedzania wewnętrznego działu. Dane automatycznie zapisują się w systemie kadrowo-płacowym, w którym naliczane są wynagrodzenia, a także wysyłane są informacje o zmianach do odpowiedniej instytucji. To nie tylko olbrzymia oszczędność czasu, papieru i materiałów biurowych, ale także ograniczenie ryzyka błędu ze strony pracownika, który ręcznie wprowadzałby dane do systemu. 

Twoi wewnętrzni specjaliści kadr i płac mając zdalny dostęp do informacji, mogą z każdego miejsca wykonywać normalnie swoją pracę, zapewniając tym samym ciągłość procesów. Ogromne usprawnienie, jakim są te technologiczne rozwiązania było widoczne zwłaszcza w ostatnich tygodniach.

nowe technologie w firmach produkcyjnych

Warto wspomnieć, że nowe technologie z zakresu kadr i płac nie dotyczą tylko firm biurowych. Coraz częściej także przedsiębiorstwa produkcyjne wdrażają rozwiązania usprawniające obsługę pracowników. Często odbywa się to za pomocą tak zwanych ‘kiosków’, czyli niewielkich kabin, umieszczanych wewnątrz hal czy na korytarzach. W takich pomieszczeniach znajduje się niezbędny sprzęt, który pozwala pracownikowi zweryfikować wątpliwości związane z czasem pracy, zgłosić urlop albo zmienić godziny pracy w grafiku. Firmy coraz częściej będą potrzebować rozwiązań, które z jednej strony umożliwią pracownikom te działania za pomocą mobilnych aplikacji, z drugiej pozwolą pracodawcom lepiej kontrolować czas pracy i ułatwią jego rozliczanie.

długotrwały proces wdrażania innowacji

Mimo wielu dobrodziejstw tych rozwiązań nie da się wdrożyć z dnia na dzień. Niezbędne są odpowiednie zabezpieczenia systemowe, procedury w firmie - nie tylko te związane z ochroną danych wrażliwych, ale także technologiczne. Organizacje często krok po kroku wprowadzają kolejne rozwiązania, poświęcając czas chociażby na audyty bezpieczeństwa. Outsourcerzy, którzy świadczą obsługę kadrowo-płacową dla klientów regularnie przechodzą przez ten proces. Pamiętajmy, że wraz z rozwojem technologii rozwijają się też możliwości włamania się do systemu. Każde przedsiębiorstwo powinno mierzyć swe siły na zamiary.