jakie obowiązki ma specjalista ds. kadr i płac w firmie outsourcingowej?

Odpowiednia obsługa kadrowo-płacowa jest potrzebna w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na jego wielkość czy branżę, w której działa. Nie zawsze musi się nią jednak zajmować pracownik danej firmy. Można powierzyć ją zewnętrznemu podmiotowi w ramach outsourcingu. Takie przedsiębiorstwa zatrudniają wysoko wykwalifikowanych fachowców. Jakie ma obowiązki specjalista ds. kadr i płac i czego możesz oczekiwać decydując się na outsourcing kadrowo-płacowy?

Specjalista ds. kadr i płac powinien odznaczać się szeroką wiedzą i szeregiem konkretnych kompetencji. Jego praca jest bowiem wymagająca i odpowiedzialna. Znalezienie dobrego fachowca nie zawsze jest łatwe, dlatego często dobrym rozwiązaniem jest zwrócenie się do przedsiębiorstwa outsourcingowego, które świadczy usługi związane z obsługą kadrowo-płacową. Pracują w nim wyłącznie profesjonalni i sprawdzeni specjaliści, którzy wykorzystują do pracy nowoczesne oprogramowanie. Dają oni gwarancję poprawnego dopełnienia wszystkich ważnych formalności.

kim jest specjalista ds. kadr i płac?

Specjalista ds. kadr i płac to osoba o odpowiednim wykształceniu i kompetencjach, która zajmuje się tzw. twardym HR-em. Po jej stronie leży szereg zadań związanych z formalnymi kwestiami dotyczącymi podwładnych danego przedsiębiorstwa. Taka osoba najczęściej pracuje w konkretnej firmie jako pracownik jej działu HR. Coraz popularniejszym rozwiązaniem staje się jednak outsourcing kadrowo-płacowy, który polega na przekazaniu zadań z tego obszaru zewnętrznym podmiotom. Wówczas całość albo część zadań kadrowo-płacowych powierzana jest firmie outsourcingowej. 

jak wygląda praca jako specjalista ds. kadr i płac?

Pracownik ds. kadr i płac w firmie, która świadczy outsourcing kadrowo-płacowy staje przed takimi samymi wyzwaniami, co osoba będąca zatrudniona w standardowy sposób. Czasami ma jednak szerszą perspektywą i większą wiedzę i doświadczenie – w swojej praktyce może obsługiwać przedsiębiorstwa z rozmaitych branż oraz o różnej wielkości, na outsourcing decydują się zarówno te większe, jak i te mniejsze. Za co jednak w zasadzie odpowiada? Konkretny zakres obowiązków specjalisty ds. kadr i płac zależy oczywiście od tego, jakie usługi oferuje swoim klientom firma outsourcingowa. Najczęściej są to:

• przygotowanie dokumentów związanych
  z zatrudnieniem
• zakładanie i prowadzenie teczek osobowych
• zgłaszanie, wyrejestrowanie z ZUS
• wystawianie świadectw pracy
• monitorowanie terminów badań, BHP, terminowych umów
• prowadzenie ewidencji urlopów
• przygotowanie i wysyłanie deklaracji do PFRON
• przygotowanie zestawień GUS 
• ponoszenie odpowiedzialności za kadry
• wprowadzanie danych osobowych do
  systemu SAP
• zgłaszanie i wyrejestrowanie w ZUS
• naliczanie list płac
• przygotowanie i wysłanie deklaracji ZUS
• obsługiwanie spraw egzekucyjnych
• ponoszenie odpowiedzialności za płace
• przygotowanie pliku z przelewami wynagrodzeń
• wystawianie elektronicznych PIT-11

Spec ds. kadr i płac ma więc przed sobą szereg bardzo odpowiedzialnych zadań. Wszystkie powyższe obowiązki musi wypełniać w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku outsourcingu dodatkowo dostosowuje się do wewnętrznych ustaleń przedsiębiorstwa, które jest klientem.

czym musi wyróżniać się specjalista kadr i płac?

Zarówno młodszy specjalista ds. kadr i płac, jak i osoba na stanowisku medium lub senior, musi mieć bardzo szeroką wiedzę związaną z zagadnieniami prawnymi. Tylko w ten sposób mogą poprawnie wypełniać powierzone im zadania. Kluczowa jest oczywiście znajomość prawa pracy, a także prawa podatkowego i przepisów ZUS. Ważne przy tym, aby pamiętać, że regulacje często ulegają zmianom. Specjalista ds. kadr i płac musi więc na bieżąco aktualizować swoją wiedzę i cały czas się dokształcać.

Oprócz tego powinien mieć stosowne kompetencje twarde. Należy do nich m.in. doskonała znajomość obsługi programów kadrowo-płacowych oraz znajomość programu Płatnik. Dobrze, aby również w tym przypadku śledził nowinki w kwestii coraz to nowych rozwiązań i technologii.

Trzeba przy tym podkreślić, że firmy outsourcingowe zatrudniają wysokiej klasy fachowców, którzy są nastawieni na rozwój w obu tych sferach. Nie mogą też pozwolić sobie na błędy. Wszelka odpowiedzialność za ewentualne niedopatrzenia leży bowiem po stronie firmy outsourcingowej. Takie przedsiębiorstwa mogą też odpowiadać materialnie za opóźnienia – wszystko zależy jednak od tego, jakie zapisy znalazły się w umowie.