4 aspekty, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze outsourcera kadrowo-płacowego

Delegując część zadań kadrowo-płacowych na zewnątrz w ramach outsourcingu możesz zyskać przestrzeń, by skupić się na innych istotnych aspektach związanych z prowadzeniem biznesu. Aby jednak było to możliwe niezbędny jest wybór odpowiedniego partnera. Na co zatem zwrócić uwagę w poszukiwaniu outsourcera?

bezpieczeństwo przede wszystkim

Najważniejszym aspektem w korzystaniu z usługi outsourcingu kadrowo-płacowego jest bezpieczeństwo danych. Profesjonalna firma z pewnością przywiązuje ogromną wagę do sposobu, w który zabezpiecza informacje pochodzące od klientów. To bezpieczeństwo to nie tylko transfer danych, ale także metody ich przechowywania, archiwizowania, odzyskiwania w przypadku utraty w wyniku zdarzeń losowych. Ogromny wpływ na sposób zabezpieczania danych ma rozporządzenie ogólne o ochronie danych, czyli RODO. Najwięksi outsourcerzy inwestują spore środki w programy i systemy, które spełniają rygorystyczne normy. 

Zanim podpiszesz umowę z dostawcą, dokładnie zweryfikuj, jak chronione będą wrażliwe dane pochodzące z Twojego przedsiębiorstwa. Warto zapytać również, czy firma posiada konkretne certyfikaty w tym obszarze i poprosić o ich przedstawienie.

stawiaj swoje potrzeby na pierwszym miejscu 

Prowadząc swój biznes znasz go od podszewki. To truizm, jednak fakt, że udało Ci się wypracować określony model działania, standardy postępowań stanowi bardzo istotny aspekt, który powinien być podstawą dobrej współpracy z zewnętrzną firmą. Poszukując organizacji, z którą mógłbyś rozpocząć współpracę skup się zatem na jej ofercie. Zastanów się czy firma może zaoferować Ci wystarczająco wiele, by zaspokoić Twoje potrzeby i czy jest w stanie dopasować się do charakteru Twojego przedsiębiorstwa. Bardzo istotne jest także to, by zobowiązała się do odpowiadania za popełnione błędy. Gdy już wybierzesz outsourcera, spiszcie umowę, w której określisz swoje wymagania i potrzeby.

referencje i opinie 

Referencje udzielone przez klientów są najlepszym dowodem jakości świadczonych usług. To dowód na eksperckość firmy w danym obszarze. Warto poprosić o nie organizacje, z którymi rozważasz współpracę. Bardzo często jednak przedsiębiorstwa, które odnoszą na tym polu sukcesy same wychodzą z inicjatywą przedstawienia referencji od klientów. 

Mimo iż referencje są ogromnym atutem, to nie ograniczaj się jednak tylko do nich. Nie bój się zapytać o opinie o outsourcerze swoich znajomych z branży, jeśli wiesz, że mieli z nim styczność. Wiele wartościowych informacji na temat potencjalnego partnera możesz znaleźć również w Internecie. Zweryfikuj także, jak Twój potencjalny partner radzi sobie w kryzysowych sytuacjach, w jaki sposób wspiera klientów w trakcie kontroli z urzędów skarbowych i czy za każdym razem wywiązuje się z umówionych terminów.

czarno na białym - niech wszystko będzie jasne

Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że zawarte są w niej wszystkie ustalenia z outsourcerem. Mowa tu nie tylko o jego obowiązkach, ale także potencjalnych zadaniach, które będzie dla Ciebie wykonywał w ramach oferty. Nie zaszkodzi także zapytać dostawcy wprost, jakie dodatkowe koszty mogą Cię czekać w ramach współpracy. Postaraj się, by udzielona odpowiedź miała odzwierciedlenie w umowie. W ten sposób unikniesz nieprzyjemnych sytuacji w postaci zbyt wysokiej faktury.