nowoczesny HR – czyli technologie wspierające specjalistów kadrowych

Sytuacja na rynku pracy jest dynamiczna. Firmy muszą dostosowywać się zarówno do postępującej inflacji i niestabilnej sytuacji makroekonomicznej w kraju, jak i do wymogów obecnych oraz przyszłych pracowników. Zmieniają się preferencje i oczekiwania kandydatów w stosunku do nowych pracodawców. Jednocześnie ilość specjalistów dostępnych na rynku nie zwiększa się.

Aby utrzymać konkurencyjność, wyróżnić się na tle innych firm i przyciągnąć odpowiednie talenty, organizacje muszą stawiać na nowoczesne rozwiązania oraz dobre strategie pozyskiwania kandydatów. Pomocne będą w tym działania z zakresu HR bazujące na nowoczesnych technologiach, które nie tylko stanowią wsparcie przy przygotowaniu oraz przeprowadzaniu procesów rekrutacyjnych, ale również mogą pomóc sprawnie zarządzać personelem.

W jaki sposób? Dzięki programom bazującym na sztucznej inteligencji lub programom do ewidencji czasu pracy i rozliczania pracowników. Optymalizacja i automatyzacja wspomnianych procesów, pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań, które pozwalają działowi HR oraz menedżerom liniowym na usprawnienie procesów i ułatwienie czynności administracyjnych obarczonych papierologią. 

Natomiast nowoczesny HR to nie tylko narzędzia cyfrowe. To także przechowywanie dokumentacji w e-przestrzeni oraz procedury, które pozwalają na utrzymanie kontaktu w środowisku online zarówno z pracownikami, jak i kandydatami. Umożliwia to większą elastyczność oraz pokazuje, że firma idzie z duchem czasu, przystosowując się do trendu powszechnej digitalizacji i możliwości kontaktu z każdego miejsca na ziemi.

w jaki sposób można zdigitalizować obszar HR? twardy oraz miękki HR

Digitalizowanie obszaru HR można podzielić na rozwiązania z zakresu tzw. twardego i miękkiego HR-u. Pierwszy odnosi się do procesów związanych z kadrami i płacami, które oparte są na analizach danych i przygotowywaniu dokumentacji pracowniczej według ścisłych wytycznych dotyczących m.in. umów o zatrudnienie. Specjaliści od twardego HR zajmują się np. ewidencjonowaniem czasu pracy, naliczaniem wynagrodzeń, prowadzeniem akt osobowych oraz kontaktują się z instytucjami zewnętrznymi w celu składania deklaracji — m.in. do ZUS-u czy Urzędu Skarbowego.

Z uwagi na charakter obowiązków, obarczonych dużą ilością danych oraz konieczność ustosunkowania ich do aktualnej litery prawa, rozwiązania cyfrowe dla twardego HR obejmują m.in. systemy do obsługi wniosków urlopowych, e-teczki, e-umowy, e-dokumenty i programy do cyfrowej ewidencji czasu pracy.

Jest to ogromnym ułatwieniem, gdyż pozwala minimalizować ryzyka błędu podczas ręcznego katalogowania oraz analizy ogromnej ilości danych, oszczędza czas i miejsce w przestrzeni biurowej.

Nieco inaczej sytuacja wygląda w przypadku miękkiego HR-u, który to skupia się przede wszystkim na procesie rekrutacyjnym, onboardingu nowych kandydatów oraz organizacji środowiska zawodowego. I o ile twardy HR bazuje ściśle na danych, które są fundamentem do dalszych działań, tak HR miękki koncentruje się na człowieku, jego motywacjach, potrzebach.

Do specjalistów z tego obszaru należy m.in. aktywne poszukiwanie nowych pracowników, tworzenie i publikacja ofert, badanie potrzeb i oczekiwań zatrudnionych, budowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa, organizowanie kursów i szkoleń, planowanie ścieżek rozwoju pracowników. 

Digitalizacja w tym zakresie skupia się przede wszystkim na systemach rekrutacyjnych ATS, platformach benefitowych i szkoleniowych, czy też systemach do oceny pracowniczej.

outsourcing kadr i prac oraz nowoczesnych technologii jako wsparcie specjalistów kadrowych

Coraz więcej firm decyduje się na oddelegowanie części swoich zadań podmiotom zewnętrznym. Zyskują dzięki temu kompleksową usługę wykonaną na czas, zgodnie z przepisami, bez potrzeby tworzenia nowego działu w wewnętrznych strukturach — a co za tym idzie: rekrutacji nowych specjalistów. Takie rozwiązanie pozwala zleceniodawcom na zaoszczędzenie pieniędzy, jak i skupienie się na flagowych procesach wpływających bezpośrednio na rozwój organizacji. 

Do najczęstszych działań z obszaru HR zlecanych na zewnątrz należą m.in.: poszukiwanie pracowników tymczasowych, obliczanie płac zatrudnionych, sporządzanie zestawień do GUS, przygotowywanie deklaracji do ZUS-u, tworzenie raportów kadrowych czy ewidencjonowanie czasu pracy.

Dlatego coraz bardziej na popularności zyskuje outsourcing kadrowo-płacowy, który skupia się na realizacji obowiązków ze wspomnianego powyżej twardego HR-u.

Ważnym czynnikiem, który wpływa bezpośrednio na rozwój zewnętrznych usług z wymienionego sektora, jest wdrażanie nowoczesnych technologii. Dzięki takim działaniom firmy outsourcingowe dostarczają usługi na najwyższym poziomie i mają narzędzia do tworzenia innowacyjnych rozwiązań. Platformy np. do cyfrowej ewidencji czasu pracy czy obsługi dokumentacji pracowniczej pozwalają na usprawnienie procesów w wewnętrznych strukturach oraz w znaczny sposób wpływają na rozwój firmy.

Do takich platform należą myRandstad Worktime oraz portal pracowniczy MójRandstad. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w świadczeniu usług z zakresu outsourcingu kadr i płac, udało się nam stworzyć innowacyjne programy, które są ułatwieniem dla każdej firmy. Stanowią one rozszerzenie Randstad Payroll Solutions i są kompleksowym zestawem rozwiązań angażujących wszystkie strony procesu: pracownika, przełożonego, specjalistę ds. HR i ds. rozliczeń.