obsługa ppk w firmie – jakie obowiązki ma pracodawca?

Obsługa PPK w firmie jest obowiązkiem pracodawcy. W jej ramach musi on zadbać m.in. o wdrożenie systemu, wybór stosownej instytucji finansowej i zawarcie z nią umowy o prowadzenie programu oszczędzania oraz naliczanie i pobieranie należnych wpłat na jego rzecz. Obsługa PPK jest więc dość złożonym zadaniem.

PPK, czyli Pracownicze Plany Kapitałowe, to długoterminowy program ukierunkowany na oszczędzanie. Stanowi on rodzaj wsparcia dla pracowników. Uczestnictwo w programie jest dla podwładnych dobrowolne. Z kolei z perspektywy pracodawców, poza kilkoma wyjątkami, wdrożenie i obsługa PPK stanowi obowiązek.

Szukasz zewnętrznego wsparcia w prowadzeniu kadr i płac swojej firmy? Sprawdź naszą ofertę.

od kiedy obsługa PPK jest obowiązkowa dla pracodawców?

Wdrażanie PPK rozpoczęło się od uchwalenia specjalnej ustawy dotyczącej Pracowniczych Planów Kapitałowych, która zaczęła obowiązywać od 1 stycznia 2019 roku. Wprowadzanie programu miało stopniowy charakter. Jego ostatni etap wszedł w życie 1 stycznia 2021 roku.

Sam system oszczędzania polega na tym, że od wynagrodzenia podwładnego, który przystąpił do PPK, każdego miesiąca pobiera się część środków finansowych. Odprowadza się ją na specjalny rachunek, który prowadzi wybrana instytucja finansowa. Pewną kwotę wpłaca tam także pracodawca, a raz do roku wpłaty dokonuje również państwo.

Co do zasady, obsługa PPK w firmie jest obowiązkowa dla pracodawców. Istnieją jednak pewne wyjątki. Zwolnieni z wdrażania programu są przede wszystkim mikroprzedsiębiorcy oraz podmioty, które mają wprowadzony PPE (pracowniczy program emerytalny).

PPK – obsługa i wdrożenie programu. Od czego zacząć?

Wdrożenie i obsługa PPK w firmie składa się z kilku etapów. Na początku pracodawca musiał wybrać odpowiednią instytucję finansową, której powierzył prowadzenie całego programu. Decyzję w tej kwestii powinien był skonsultować z organizacjami związkowymi, które funkcjonują na terenie zakładu pracy lub, jeśli ich nie ma, z reprezentantami osób pracujących w jego firmie. Jeśli chodzi o wybór instytucji, najlepiej przyjrzeć się liście podmiotów znajdującej się na stronie portalu internetowego „Moje PPK” i zdecydować się na współpracę z jednym z nich.

Kolejnym krokiem wdrażania i obsługi PPK było zawarcie stosownych umów z wybraną instytucją. Dotyczą one zarządzania i prowadzenia programu oszczędzania. Można je zawrzeć za pośrednictwem Internetu.

Należy również pamiętać, że początkowe wdrażanie PPK wymaga odpowiedniego przygotowania kadrowo-informatycznego. Oprócz tego pracodawca powinien zadbać o akcję informacyjną dla podwładnych, podczas której pracownicy będą mogli dowiedzieć się więcej o szczegółach programu.

Sprawdź ofertę Randstad Payroll Solutions, które zapewnia kompleksową obsługę PPK.

jak wygląda obsługa PPK w firmie przez pracodawcę? Podstawowe obowiązki

Samo wdrożenie programu to nie wszystko. Obsługa PPK wymaga od pracodawcy zajęcia się także kilkoma innymi kwestiami. Przede wszystkim musi on naliczać i odprowadzać wpłaty do programu przy zachowaniu odgórnie ustalonych terminów. Według przepisów wynikających z ustawy o pracowniczych planach kapitałowych należne środki powinny zostać przekazane do podmiotu finansowego maksymalnie do 15. dnia miesiąca, który ma miejsce po miesiącu, w którym je obliczono i pobrano.

Czynności pracodawcy w ramach obsługi PPK w firmie dotyczą także prowadzenia bieżącej dokumentacji niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania programu. Oprócz tego właściciel przedsiębiorstwa powinien dopełnić obowiązku informacyjnego i przekazywać pracownikom najważniejsze kwestie dotyczące ich praw. Pracodawca musi więc poinformować podwładnych m.in. o tym, że w każdej chwili mogą zrezygnować z uczestnictwa w programie, a także dobrowolnie do niego przystąpić (dotyczy to osób powyżej 55. roku życia, które nie są zapisywane do PPK automatycznie).

Przeczytaj: PPK – wiek jako czynnik wpływający na uczestnictwo w programie. Co warto wiedzieć?

Obowiązkiem pracodawcy jest więc także przyjmowanie wniosków i oświadczeń zatrudnianych przez niego osób, a także przekazywanie stosownych deklaracji instytucjom finansowym. Dodatkowo obsługa PPK wymaga archiwizacji wszelkich dokumentów. Jak widać, całość prowadzenia programu jest więc złożonym zagadnieniem.

ile kosztuje obsługa PPK?

Obsługa PPK w firmie wiąże się z pewnymi kosztami po stronie pracodawcy. Należy do nich m.in. konieczność sfinansowania części wpłat do programu za pracownika. Zgodnie z przepisami kwota ta wynosi między 1,5% a 4% wynagrodzenia podwładnego. 

Kwestia tego, ile kosztuje obsługa PPK, jest jednak bardziej złożona. Pracodawca musi bowiem czasami zapłacić także za przebudowę systemu o charakterze kadrowo-płacowym, tak aby pozwalał on sprawnie i bezproblemowo zapisywać podwładnych do programu i naliczać stosowne wpłaty. Oprócz tego za koszt po stronie pracodawcy można uznać wynagrodzenie wypłacane osobie, która zajmuje się obsługą PPK w przedsiębiorstwie.

Warto jednak przy tym pamiętać, że samo zawarcie umowy dotyczącej obsługi PPK z instytucją finansową jest darmowe. Właściciel firmy nie ponosi także kosztów związanych z zarządzaniem środkami finansowymi, które są gromadzone w ramach programu.