technologiczne aspekty istotne przy wdrażaniu ppk

Pandemia pokrzyżowała plany wielu przedsiębiorcom. Wychodząc naprzeciw ich oczekiwaniom, rząd zmienił termin wdrożenia PPK dla średnich firm. Przedsiębiorstwa, które na dzień 30 czerwca zatrudniały przynajmniej 50 osób, mogą wprowadzić pracownicze plany kapitałowe pół roku później niż pierwotnie przewidywano. Jako pracodawca nie powinieneś jednak traktować tego jak wakacji od PPK – nie przesuwaj swoich przygotowań i wykorzystaj ten czas na jak najlepsze wdrożenie programu.

Jednym z głównych wyzwań wiążących się z wprowadzeniem PPK jest zadbanie o zaplecze technologiczne. O czym warto pamiętać?

bezpieczeństwo danych osobowych

Jak zawsze w przypadku przetwarzania danych osobowych – a z tym mamy do czynienia w przypadku PPK – należy zadbać o to, aby dane pracowników były przetwarzane zgodnie z RODO. Warto więc wykonać audyt systemu i upewnić się, czy faktycznie jest zabezpieczony przed wyciekiem danych oraz zgodny z prawem. Należy sprawdzić, kto ma dostęp do danych osobowych (może znajdują się one na dyskach, do których uprawnienia ma więcej osób niż powinno) i czy struktura informatyczna jest odpowiednio zabezpieczona.

Co do zasady, warto cyklicznie przeprowadzać audyty bezpieczeństwa i przyglądać się procesom przepływu danych osobowych. Wraz z PPK poszerzyło się bowiem grono odbiorców danych osobowych pracowników (teraz doszła do tego instytucja finansowa). Bezpieczeństwo zgromadzonych danych jest tym bardziej istotne.

aktualizacja programów kadrowo-płacowych

Czas, jaki pozostał na wdrożenie PPK, można również wykorzystać na aktualizację programów kadrowo-płacowych. Sprawdź, czy w systemie znajdują się wszystkie informacje, które należy przekazać instytucji finansowej i czy są one aktualne. Jeśli nie, jest to idealny moment na ich aktualizację. Lepiej zrobić to teraz niż na ostatnią chwilę.

Co więcej, wciąż zdarza się, że firmy część swoich informacji, i to nawet tych istotnych, bo dotyczących danych wrażliwych, przechowują w arkuszach kalkulacyjnych. To właśnie te przedsiębiorstwa czeka najwięcej wyzwań. Po wdrożeniu PPK do instytucji finansowej będą wysyłane raporty o konkretnej strukturze. Ich pobieranie z Excela albo leciwych oprogramowań może być wręcz niemożliwe, a nawet jeśli będzie, w ogromnym stopniu obciąży pracowników firmy.

Jeżeli od samego początku zadbasz o strukturę procesu i odpowiednio go skonstruujesz, praca działu kadr i płac będzie efektywniejsza. Pracownicy będą w stanie szybciej tworzyć raporty dla instytucji finansowych, dzięki czemu będą mieli więcej czasu na wykonywanie innych obowiązków.

elastyczność - funkcjonalność programu kadrowo-płacowego

System kadrowo-płacowy powinien być elastyczny i pozwalać na łatwą rozbudowę, tak aby dodawanie kolejnych funkcjonalności nie stanowiło problemu. W niektórych firmach nadal można spotkać rozwiązania, które są przestarzałe. Zdarza się także, że nawet nowoczesne oprogramowania nie dają możliwości wprowadzenia dodatkowych funkcjonalności.
Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne. Z założenia obejmuje jednak wszystkich pracowników, którzy spełniają jego kryteria. Mają oni natomiast możliwość wypisania się z niego. Dlatego system kadrowo-płacowy powinien dawać możliwość łatwego filtrowania wszystkich informacji.

Załóżmy, że masz przygotowaną bazę pracowników wraz z aktualnymi danymi – to jednak dopiero początek procesu. System powinien bowiem pozwalać Ci tworzyć komendy, warunki filtrowania, np. stworzenie raportu pracowników, którzy pracują 3 miesiące i są w dwóch grupach wiekowych: 18-55 i 55-79. Możliwość stworzenia tego prostego warunku może być istotna, gdyż pracownicy znajdujący się w pierwszym przedziale są przypisani do PPK z urzędu, a w przypadku drugiego przedziału wiekowego personel sam musi zgłosić chęć uczestnictwa w PPK.

W przypadku Excela opracowanie takiej komendy może być skomplikowane. Na dodatek musisz pamiętać o konieczności monitorowania tych kryteriów „przydziału”, np. czy ktoś właśnie nie spełnia warunku 3 miesięcy zatrudnienia.

dodatkowe narzędzie do zarządzania uczestnictwem w PPK

Nawet jeśli masz rozwinięty system kadrowo-płacowy, niezbędne będzie dodatkowe narzędzie do zarządzania uczestnictwem w PPK. W praktyce oznacza to, że musisz mieć miejsce, w którym będziesz gromadził wszystkie deklaracje zapisu i rezygnacji z PPK, deklaracje o podwyższeniu składki dodatkowej czy też deklaracje o zmniejszeniu wpłaty podstawowej (taki wniosek mogą złożyć chociażby osoby zarabiające minimalną krajową). To z pewnością ułatwi prowadzenie ewidencji dokumentów.

Stworzenie takiego miejsca wymaga jednak pewnego zaangażowania. Jeśli posiadasz odpowiednie narzędzie kadrowo-płacowe, to niewykluczone, że dostawca oprogramowania stworzył dodatkowe rozwiązanie, które jest kompatybilne z Twoim systemem. Warto o to zapytać. Jeżeli rozszerzenie nie powstało, to możesz je stworzyć we własnym zakresie (współpracując z wewnętrznym działem IT).

Innym rozwiązaniem jest powierzenie tego zewnętrznym outsourcerom, którzy wspierają w obsłudze PPK. Mogą oni przejąć cały proces obsługi PPK lub tylko jego część. Dla przykładu, outsourcer może „podzielić” się dodatkowym systemem do zarządzania PPK. To dużo prostsze niż tworzenie narzędzia od podstaw.