teczki osobowe - zmiana przepisów to nowe niejasności

Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników to jeden z Twoich podstawowych obowiązków jako pracodawcy. Dokumenty te gromadzi się w formie teczek osobowych, a za ich nienależyte prowadzenie możesz zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej. Przepisy, które weszły w życie 01.01.2019 r. wprowadzają niejasne zapisy prawne, które mogą być źródłem nieporozumień. Czego dotyczą owe niejasności i jak możesz przygotować swoją firmę na nowe regulacje?

jakich zmian możesz się spodziewać?

Nowe przepisy reorganizują obowiązującą systematykę akt osobowych oraz określają zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, kładąc szczególny nacisk na dokumenty w formie elektronicznej. Zmianie uległ również okres ich przechowywania. Dotychczas wynosił on 50 lat od zakończenia pracy. Nowe regulacje skracają ten czas do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu, dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Zmiany w przepisach pozwalają Ci ograniczyć wydatki oraz usprawnić procesy toczące się wewnątrz firmy. Jednym z przykładów jest wprowadzenie e-teczek. Dzięki temu rozwiązaniu wszystkie zainteresowane strony - działy kadr, HR, jak i pracownicy mają ułatwiony dostęp do teczek. Sama wymiana dokumentów jest szybsza, a komunikacja łatwiejsza niż do tej pory. 

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej na dotychczasowych zasadach stanowiło duże wyzwanie logistyczne i było kosztowne, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach, gdzie przez lata w archiwach zalegały tony akt. Dzięki nowym przepisom zwiększyć ma się również przejrzystość dokumentacji pracowniczej, co szczególnie ułatwi pracę osobom prowadzącym w firmie sprawy kadrowe.

czy powinieneś obawiać się zmian?

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów pojawił się aspekt duplikacji teczek osobowych. Z uwagi na zasadę zakazu retroaktywności prawa, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej odnosi się do osób, które zostały zatrudnione:

• po 1 stycznia 2019 r.,
• w latach 1999-2018, o ile pracodawca złoży do ZUS specjalne oświadczenie oraz raport informacyjny (ZUS RIA).

Jeżeli w skład Twojego personelu wchodzą osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 roku, jesteś zobligowany do przechowywania dokumentacji pracowniczej na zasadach, które obowiązywały do 1 stycznia 2019 r., czyli przez 50 lat. W tych zapisach nie ma cienia wątpliwości. Co jednak w przypadku, gdy chcesz zawrzeć z pracownikiem kolejną umowę o pracę bezpośrednio po zakończeniu dotychczasowej, zawartej przed 1 stycznia 2019 r. i trwającej w roku 2019?

Wówczas jesteś zobligowany do założenia pracownikowi nowych akt osobowych. Możesz jednak tego uniknąć, zachowując co najmniej 1 dzień przerwy pomiędzy umowami i składając do ZUS-u wspomniany wcześniej raport informacyjny ZUS RIA, który ma na celu skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat.

Wszystko wydaje się jasne, prawda? Niestety takim nie jest. Raport informacyjny ZUS RIA składa się w momencie wyrejestrowania w ZUS pracownika, z którym kończysz współpracę. Gdy zaś chcesz zawrzeć kolejną umowę z pracownikiem, nie wyrejestrowujesz tej poprzedniej. Nie jest więc do końca jasne, czy skrócony czas przechowywania dokumentacji pracowniczej ma odniesienie w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie nowych przepisów. Rodzi to problem podwójnego prowadzenia akt pracowniczych, który wciąż nie pozostaje rozstrzygnięty.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie daje jasnych wskazówek, jak prawidłowo przechowywać dokumentację pracowniczą w takiej sytuacji. Jest to o tyle niepokojące, że za wyjątkowo niedbałe (czyli z błędami i w sposób sprzeczny z wymogami określonymi w rozporządzeniu, np. bez zachowania właściwego wykazu ich zawartości) prowadzenie dokumentacji pracowniczej grozi Ci kara pieniężna, która może sięgać nawet 30 tys. złotych.

Każdy przypadek wykroczenia oceniany jest indywidualnie. Inną rangę ma całkowite zaniechanie prowadzenia akt osobowych, inną ich niezałożenie przez przeoczenie, a jeszcze inną niewielki błąd np. w postaci umieszczenia jakiegoś dokumentu w niewłaściwej sekcji. W każdym z tych przypadków inna będzie więc wysokość ewentualnej grzywny. Żeby zabezpieczyć się przed widmem kary, powinieneś dobrze przyjrzeć się wszelkim zmianom w prawie i w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, a przede wszystkim postępować według nich.

cyfryzacja w służbie Twojej firmy

Nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. dopuściła również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej wyłącznie w postaci elektronicznej. Dotyczy to nie tylko akt osobowych, ale i ewidencji czasu pracy. Co to oznacza dla Ciebie? Duże usprawnienia i to niezależnie od wielkości firmy. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej gwarantuje łatwiejszy i szybszy dostęp do zgromadzonych informacji.

Co więcej, nie trzeba nawet fizycznie udawać się do archiwum, żeby coś sprawdzić. Akta w formie elektronicznej są bowiem dostępne z każdego miejsca. Wystarczy jedno kliknięcie myszki. Nie oznacza to bynajmniej, że nie są one właściwie zabezpieczone. Jeśli wybierzesz odpowiedni system informatyczny, dane cyfrowe będą nawet lepiej chronione niż dokumenty w formie papierowej. Ponadto dostęp do poufnych informacji najczęściej mają wyłącznie uprawnione do tego osoby, np. pracownicy działów kadr, a nie wszyscy zatrudnieni. Akta osobowe w formie elektronicznej mają jeszcze tę przewagę nad papierowymi, że ich prawdopodobieństwo zgubienia jest mniejsze.

Cyfryzacja nie tylko zapewni Ci niemal natychmiastowy dostęp do potrzebnych danych, bez konieczności żmudnego przeszukiwania archiwów, ale i usprawni procesy toczące się w firmie – o wiele łatwiejsze stanie się wyszukiwanie konkretnej dokumentacji na podstawie metadanych. Mniejsza papierologia to nie tylko oszczędność czasu, ale i źródło korzyści finansowych, chociażby ze względu na mniejsze zużycie papieru w przedsiębiorstwie. Pracownicy zaś mogą docenić Twoje starania o większe bezpieczeństwo przechowywanych danych, które zagwarantuje wybór odpowiedniego systemu informatycznego.

więcej o niejasnościach w nowych przepisach dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej dowiesz się z mojego artykułu napisanego dla infor.pl »