teczki osobowe – jakie zmiany obowiązują od 2019 roku?

Wraz z początkiem 2019 roku w życie weszły przepisy modyfikujące zasady prowadzenia teczek osobowych. Reorganizacja systematyki akt oraz skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej to nie jedyne wprowadzone reformy. Zmianie uległ również sposób prowadzenia teczek osobowych. Od 1 stycznia 2019 r. możesz to robić w formie papierowej bądź elektronicznej. Co modyfikacje te oznaczają dla Ciebie? Mniej pracy? A może dodatkowe obowiązki?

jak zmieniła się systematyka akt osobowych?

Głównym novum legislacyjnym jest ustanowienie w aktach osobowych nowej części – D. Do tej pory zobowiązani byliśmy do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w 3 częściach:

• A – to dokumenty związane z etapem ubiegania się o zatrudnienie,
• B – to dokumenty zgromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,
• C – to dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy.

Nowa część akt osobowych – D – przeznaczona jest na dokumenty wiążące się z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Jej systematyka odbiega nieco od pozostałych – akta należy przechowywać w wydzielonych częściach dotyczących danej kary.

Wyodrębnienie dodatkowej części to nie jedyne modyfikacje w systematyce akt osobowych. Nowe przepisy pozwalają nam bowiem podzielić poszczególne części dokumentacji pracowniczej na jeszcze mniejsze segmenty, co ułatwia przechowywanie dokumentów i oświadczeń powiązanych tematycznie.

W nowych przepisach nie brakuje jednak dość enigmatycznych sformułowań, które mogą wprowadzać w błąd pracodawców, o czym alarmują specjaliści z zakresu kadr i płac. Jeśli więc nie chcemy narazić się organom państwa, warto dobrze przyjrzeć się modyfikacjom i sprawdzić, czy procedury w firmie uwzględniają np. obowiązek przechowywania w porządku chronologicznym, numerowania oraz tworzenia wykazu dokumentów osobno dla każdej utworzonej części, co od 2019 roku jest wymogiem. Jakie jeszcze zmiany nas czekają?

papierowe czy elektroniczne?

Zgodnie z dotychczas obowiązującymi przepisami do Twoich obowiązków należało prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej. Ustawodawca zezwalał na stosowanie akt elektronicznych, jednak wyłącznie pomocniczo. Wraz z wejściem w życie nowych przepisów możesz wybrać, czy chcesz prowadzić dokumentację osobową pracowników w formie papierowej czy też elektronicznej.

Zdigitalizować możesz nie tylko same akta osobowe, ale i inne dokumenty, w tym m.in. ewidencję czasu pracy. Ustawodawca daje Ci również możliwość przejścia na formę elektroniczną w dowolnym momencie – niezależnie od tego, ile czasu upłynęło od wejścia przepisów w życie, i to nawet wobec tych pracowników, których już nie zatrudniasz, a wciąż przechowujesz ich dokumenty. W dowolnym momencie możesz również wrócić do formy papierowej. Wystarczy, że wydrukujesz akta i potwierdzisz ich zgodność z aktami elektronicznymi.

Decydując się na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, staniesz przed ważnym zadaniem ich zabezpieczenia. We współczesnym świecie ataki hakerskie zdarzają się nader często i mogą spotkać każdą firmę. Żeby więc uchronić się przed kradzieżą danych cyfrowych i zabezpieczyć wrażliwe informacje dotyczące pracowników, powinieneś zaimplementować odpowiedni system informatyczny. Dzięki niemu akta osobowe w formie elektronicznej będą nawet lepiej chronione niż te papierowe.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej ma wiele zalet. Nie tylko zapewnia szybszy dostęp do informacji, ale i usprawnia procesy toczące się w przedsiębiorstwie – jeśli poszczególne działy w firmie mają łatwy wgląd w te same dane, mogą szybciej komunikować się między sobą. Mniej papierologii to także oszczędność czasu – pracownicy nie tracą go na przerzucaniu stert dokumentów w poszukiwaniu potrzebnego im dokumentu.

im krócej, tym lepiej?

Do 1 stycznia 2019 r. Polska należała do czołówki europejskich krajów o najdłuższym okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wynosił on aż 50 lat od zakończenia współpracy z pracownikiem. Stanowiło to spore wyzwanie logistyczne i obciążało finansowo firmę. Nowe rozporządzenie skraca ten okres do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu.

Co ważne, obowiązująca w polskim prawie zasada retroaktywności sprawia, że 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz w latach 1999-2019, o ile złożysz do ZUS-u stosowne oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Jeżeli w skład Twojego personelu wchodzą osoby zatrudnione przed 1 stycznia 1999 roku, ich dokumentację należy przechowywać na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat.

Tak długi okres przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej podyktowany był głównie koniecznością zabezpieczenia danych wykorzystywanych przy ustalaniu prawa pracowników do świadczeń emerytalno-rentowych i określaniu ich wysokości. Obecnie dzięki digitalizacji nie ma potrzeby tak długiego ich archiwizowania.

jak prawidłowo kopiować i udostępniać akta pracownikom?

Zgodnie z nowymi przepisami nie ma też żadnych przeciwwskazań, aby w aktach osobowych (prowadzonych w formie papierowej) przechowywać odpisy bądź kopie dokumentów, przy czym muszą one zostać poświadczone za zgodność z przedłożonymi oryginałami przez upoważnioną przez Ciebie w tym celu osobę. Identyczne zasady obowiązują w przypadku udostępniania dokumentacji pracownikom.

Dodatkowo od 1 stycznia 2019 roku ciąży na Tobie obowiązek doręczenia pracownikowi informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej. Wydawanie kopii akt odbywa się zaś na wniosek zainteresowanego.

czy czeka Cię więcej pracy?

To jednak nie koniec zmian. Wraz z wejściem przepisów w życie do Twoich obowiązków należy  również prowadzenie dodatkowej dokumentacji pracowniczej. Modyfikacje te nie są duże, budzą jednak spore emocje, zwłaszcza w odniesieniu do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, która nie jest aktem osobowym sensu stricte. Od 1 stycznia 2019 r. w jej skład wchodzą nie tylko karty ewidencji czasu pracy, ale także:

• wnioski odnoszące się do stosowania określonych rozkładów i systemów czasu pracy, w tym np. wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu pracy,
• dokumenty wiążące się ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, pozostawaniem w gotowości do wykonywania pracy czy też jej wykonywaniem w godzinach nadliczbowych,
• dokumentacja związana z uzgodnieniem z zatrudnionym terminu udzielenia innego dnia wolnego w zamian za pracę w święto.

Ponadto nowe prawo nakłada na Ciebie obowiązek nie tylko wskazania liczby godzin pracy danego pracownika w poszczególnych dobach, ale i rejestrowania godzin jego wejścia i wyjścia. Zmiany te ułatwiają Państwowej Inspekcji Pracy weryfikację przestrzegania przez przedsiębiorstwa przepisów dotyczących np. doby pracowniczej, nadgodzin i odpoczynku dobowego.

Coraz powszechniejszym rozwiązaniem technicznym staje się bowiem elektroniczna rejestracja wejść i wyjść. Jest ona chętnie wdrażana przede wszystkim ze względów bezpieczeństwa. Służy również zwiększeniu dyscypliny pracowniczej.

Omówione wyżej zmiany przepisów zdają się podążać w stronę usystematyzowania spraw związanych z aktami osobowymi pracowników. Większy porządek w dokumentacji pracowniczej działa na korzyść zarówno pracodawców, jak i zatrudnionych. Nie wszystkie jednak zapisy są jasne i klarowne, co może rodzić niepotrzebne podejrzenia jakoby pracodawca miał działać na niekorzyść personelu.

temat zmian w przepisach dotyczących zarządzania dokumentacją pracowniczą poruszyłam także w swoim artykule na na infor.pl»