jak zmieniły się oczekiwania firm względem outsourcingu kadrowo-płacowego?

Rozwój gospodarczy i technologiczny sprawia, że outsourcing kadr i płac prowadzenia akt osobowych zmienia się. Mówi się, że potrzeba jest matką wynalazków i tak jest też w tym przypadku. Firmy poszukują rozwiązań, które usprawnią obszar kadrowo-płacowy. Dziś coraz większe znaczenie ma dla nich pomoc w zarządzaniu benefitami, wsparcie przy Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, a także przejęcie przez outsourcera bezpośredniego kontaktu z pracownikami. Dlaczego te aspekty są istotne dla przedsiębiorców i jakie korzyści niesie za sobą wsparcie zewnętrznej firmy?

Chcesz dowiedzieć się więcej, jakie jeszcze korzyści może przynieść Ci outsourcing kadr i płac? Skontaktuj się z nami:

już nie tylko naliczanie płac, czyli zmiany w obsłudze

Kilka lat temu oczekiwania były proste - obsługa ograniczała się do zakresu naliczania płac i prowadzenia teczek pracowników. Wystarczył program kadrowo-płacowy, a z outsourcingu korzystały głównie firmy z sektora administracji, zatrudniające pracowników biurowych, rzadziej firmy produkcyjne. Oczywiście ta usługa w dalszym ciągu ma się dobrze i funkcjonuje na rynku, jednak szala przechyla się w stronę przedsiębiorstw z branży produkcyjnej.

Osobom zajmującym się kadrami i płacami w firmach współpracujących z dostawcami payrollowymi zależy na tym, by zlecić jak największą liczbę aspektów związanych z twardym HR-em outsourcerowi. To normalne. Dzięki temu mają czas, żeby rozwijać kompetencje pracowników wewnątrz firmy, np. przez szkolenia, tworząc ścieżki karier czy programów talentowych.

usprawnienie procesu zarządzania benefitami

Z rozmów z moimi klientami wiem, że jednym z rozwiązań, których poszukują jest usprawnienie procesu zarządzania benefitami. Ma to wiele powodów. Po pierwsze, gdy opiekę nad tym obszarem sprawują wewnętrzni specjaliści mają dodatkową, ogromną liczbę obowiązków. Zgłaszają osoby, które złożyły wniosek o konkretne benefity, co miesiąc sprawdzają wysokość składek oraz to, czy wszystkie potrącenia zostały przekazane do firmy zewnętrznej. Po ich stronie leży także przekazanie listy nowych osób oraz tych, którzy rezygnują z benefitu. Obowiązków jest więc całkiem sporo, a im więcej benefitów, tym więcej czasu, który trzeba na nie poświęcić. Tymczasem współpracując w tym obszarze z zewnętrzną firmą, to ona odpowiada za zgłoszenie nowych osób na platformie benefitowej i wyrejestrowanie pracowników rezygnujących z benefitów. Kwestie administracyjne, w tym przesyłanie list osób, znajdują się po stronie outsourcera.

Kolejnym powodem, dla którego przedsiębiorstwa coraz częściej pytają mnie o tę usługę jest niedostępność osoby, która dotychczas nadzorowała konkretny benefit. Mogła ona zachorować, pójść na urlop macierzyński lub zmienić pracę. Niezależnie od okoliczności obszar, którym dotychczas się zajmowała pozostaje bez opieki. W takich sytuacjach firmy przekazują nawet jeden benefit na zewnątrz na krótki czas, np. miesiąc, dwa, do czasu, gdy znajdą zastępstwo nieobecnej osoby.

Współpraca z outsourcerem w ramach zarządzania benefitami nie sprawia, że Twoja firma otrzyma kolejną osobę kontaktową. Wszystko odbywa się w ramach tej samej ścieżki - nadal obsługuje Cię specjalista dotychczas dedykowany do obsługi Twojej firmy.

dowiedz się więcej o outsourcingu kadr i płac z bezpłatnego e-booka Randstad Payroll Solutions >>

opieka nad zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

Coraz częściej firmy czują potrzebę opieki nad Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. Przejęcie tego obszaru przez outsourcera sprawia, że to on może zacząć odpowiadać za któryś z obszarów: prowadzenie ewidencji środków wydatkowanych z ZFŚS, ustalanie i naliczanie obciążeń publiczno-prawnych dla każdej wypłaty ZFŚS, pilnowanie limitów kwot wolnych od obciążeń publiczno-prawnych, jak również przekazywanie do Klienta informacji o kwotach wydatkowanych w danym miesiącu ze środków ZFŚS.

Usługodawca pilnuje kwestii prawno-podatkowych - wie, jakie kwoty z ZFŚS są opodatkowane i potrafi je odpowiednio zakwalifikować, naliczyć i wypłacić. To on czuwa nad tym, by kwoty, które wypłacasz z funduszu jako pracodawca były zgodne z przepisami. Co więcej, niektóre firmy, jak np. Randstad, pomagają tworzyć regulaminy ZFŚS. Dzięki wsparciu merytorycznemu oraz prawnemu nie musisz szukać i angażować do tego prawników.

bezpośredni kontakt specjalisty z pracownikami

Kolejną, coraz bardziej widoczną potrzebą klientów jest bezpośredni kontakt naszego specjalisty z jego pracownikami. Jest to szczególnie istotne, gdy chodzi o omawianie pasków wypłat, wyjaśnianie wątpliwości, naliczanie zwolnień lekarskich czy zasiłków macierzyńskich. Przejęcie tego kontaktu może odbyć się na dwa sposoby. Pierwszy z nich to cykliczne dyżury opiekuna w firmie, drugi natomiast oznacza jego ciągłą pracę u klienta. W obu przypadkach nie ma potrzeby, by po Twojej stronie znajdowała się osoba, która zbiera wspomniane informacje, pośredniczy w kontakcie między outsourcerem a pracownikami. Zainteresowane osoby mogą przyjść na dyżur i osobiście zapytać o kwestie, które ich interesują. Twój specjalista, który do tej pory pośredniczył w kontakcie z outsourcerem zyskuje zatem więcej czasu na inne zadania. Rola specjalisty obsługującego danego Klienta znajdującego się bezpośrednio w Twojej firmie dotyczy przede wszystkim kwestii merytorycznych, jednak niektórzy klienci decydują się na zwiększenie odpowiedzialności i zakresu działań. Zdarza się, iż specjalista kadrowo-płacowy przejmuje także obowiązki działu HR klienta, takie jak chociażby zbieranie dokumentacji przy zatrudnieniu czy wystawianie skierowań na badania lekarskie. Dużą wartość w bezpośrednim kontakcie widzą firmy produkcyjne, które zazwyczaj potrzebują wsparcia w zagadnieniach związanych z czasem pracy takich jak: zbieranie dokumentacji oraz wyjaśnienie godzin przepracowanych bezpośrednio z kierownikami produkcji lub managerami.

Zobacz również: 6 korzyści z outsourcingu kadr i płac.