6 sposobów na oszczędności w procesach HR.

Liderzy biznesu w niemal wszystkich branżach biorą pod uwagę rozmaite środki zmierzające do redukcji i optymalizacji kosztów. Koszty pracy stanowią często główny cel takich strategii cięcia kosztów.

Jednak redukcja wydatków ponoszonych na pracowników może się okazać nieco problematyczna. Z jednej strony koszty pracy stanowią zwykle dużą część całego budżetu firmy. Zdolność do cięcia kosztów w tym obszarze ma więc istotne znaczenie. Z drugiej strony trzeba utrzymać konkurencyjne wynagrodzenia i świadczenia, aby zdobywać i utrzymywać pracowników koniecznych dla rozwoju działalności. 

Istotne jest przyjęcie szerszej perspektywy i rozpatrzenie szeregu sposobów na obniżenie kosztów pracy. Powinny one obejmować sprawdzenie wpływu finansowego tendencji występujących wśród obecnego personelu, takich jak wskaźniki absencji i rotacja pracowników.

W tym artykule przedstawiono sześć obszarów, w zakresie których warto przyjrzeć się możliwości ograniczenia kosztów oraz wyszczególniono kilka konkretnych rozwiązań, które mogą przynieść firmie istotne korzyści.

1. mniejsza rotacja pracowników i niższy wskaźnik absencji.

Gdy w ostatnim czasie analizujesz głównie koszty związane z bieżącymi działaniami Twojego zespołu HR i na pierwszy plan wysuwają się przede wszystkim wydatki na kampanie rekrutacyjne czy zatrudnienie nowych pracowników, łatwo jest przeoczyć finansowe konsekwencje negatywnych tendencji w aktualnie zatrudnionym zespole. Najlepszym przykładem są rotacja i absencja pracowników.

Dla każdej firmy posiadanie odpowiednich pracowników o niezbędnych umiejętnościach w odpowiednim czasie jest niezbędne dla realizacji celów w zakresie produktywności i dostarczania na czas towarów i usług. Wysokie wskaźniki rotacji personelu i nadmierna absencja mogą w rezultacie przyczyniać się do wystąpienia poważnych i kosztownych problemów w Twoim przedsiębiorstwie.

Najbardziej oczywistą konsekwencją tych zjawisk jest konieczność ponoszenia wydatków na zatrudnienie pracowników, którzy uzupełnią niedobory w zespole. Niedobory te mogą powodować wysoki poziom nadgodzin albo ciągłą potrzebę naboru na stanowiska. Istnieją też pośrednie koszty, których monitorowanie w budżecie nie jest tak proste, np. spadek produktywności następujący w momencie, gdy doświadczony pracownik odchodzi albo musisz zorganizować pracę zmiany przy ograniczonej liczbie pracowników.

Konsekwencje te mogą być odczuwalne w różnych działach firmy. Taka sytuacja wymusza bowiem uzupełnianie braków kadrowych personelem z innych działów, aby zapewnić ciągłość realizacji kluczowych zamówień.

rozwiązania: 

• Utrzymanie niskiego poziomu rotacji dzięki specjalnie opracowanemu planowi retencji pracowników, uwzględniającemu kwestie związane z employer brandingiem, rozwojem personelu i wspieraniem równowagi między życiem prywatnym i zawodowym.
• Opracowanie regulaminów dotyczących obecności pracowników, w których jasno określone są oczekiwania względem pracowników. Konsekwentne egzekwowanie ich wśród całego personelu.
• Monitorowanie wskaźników nieobecności. Nagradzanie osób z wysoką frekwencją i odbywanie rozmów z osobami, które są często nieobecne, w celu ustalenia przyczyny ich nieobecności i poszukania rozwiązania.
• Doskonalenie własnych procedur związanych z rekrutacją i weryfikacją kandydatów, aby zatrudniać odpowiednie osoby i zminimalizować rotację pracowników. Może w tym pomóc sprawdzony partner z obszaru HR.

2. redukcja czasu i kosztów dzięki wykorzystaniu elastycznego zatrudnienia

Koszty generować może także zatrudnianie we własnym zakresie pracowników sezonowym, którzy wspomagają firmę w czasie zwiększonego poziomu zamówień czy okresie urlopowym. Zdolność do zwiększania i zmniejszanie liczebności personelu odpowiednio do potrzeb umożliwia firmie realizację celów produkcyjnych przy jednoczesnym ograniczeniu ogólnych kosztów.

Obok takich wydatków jak promocja ofert pracy, czy wynagrodzenie pracowników tymczasowych, działy HR muszą wziąć pod uwagę konsekwencje, jakie wdrażanie nowych osób wywiera na poświęcany czas i osiąganą wydajność. Jeśli przykładowo pracownicy muszą poświęcać swój czas na pomoc w szkoleniu pracowników tymczasowych, może się to negatywnie odbijać na ich własnych wynikach.

Ponadto dział HR, zamiast skupiać się na podnoszeniu kompetencji pracowników, poświęca czas na nieustanny proces rekrutacji i weryfikacji kandydatów. Do tego dochodzą jeszcze koszty materiałów szkoleniowych i wyposażenia niezbędnego do poprawnej realizacji obowiązków przez pracowników tymczasowych.

W takiej sytuacji korzystnym rozwiązaniem, szczególnie dla firm produkcyjnych, może okazać się wsparcie agencji zatrudnienia, wyspecjalizowanej w pracy tymczasowej.

rozwiązania: 

• Partner z branży HR może odciążyć firmę, biorąc na siebie rekrutacje pracowników tymczasowych, planowanie harmonogramu pracy, czy dostarczanie odzieży roboczej. Odpowiednia firmą zajmującą się rozwiązaniami HR może obsługiwać całość procesu zarządzania pracownikami tymczasowymi.
• dla pracowników tymczasowych agencja zatrudnienia może być swoistym działem HR, który bierze na siebie administracyjną obsługę tej części zespołu. Zapewnia to Twojemu zespołowi czas na zajęcie się sprawami dotyczącymi stałych pracowników.
• w dodatku agencja zatrudnienia precyzyjnie rozliczy wszystkie zrealizowane zadania, a rozliczenie prześle w wygodnej formie elektronicznej. Platforma do automatyzacji planowania  może wspomóc Cię przy wypełnianiu wszystkich zmian wykwalifikowanymi pracownikami i ograniczeniu trudności związanych z nadmierną absencją.
• zwalczanie spadku produktywności przy pomocy inicjatyw takich jak proaktywne zarządzanie umiejętnościami, na przykład w postaci programu szkoleniowego połączonego z planami wykorzystania siły roboczej w efektywny sposób.

3. Optymalizacja wynagrodzeń i świadczeń dodatkowych

Nie budzi wątpliwości, że wynagrodzenie i świadczenia dodatkowe stanowią znaczną część Twoich całkowitych kosztów zarządzania personelem. Biorąc pod uwagę poziom zobowiązań finansowych, szczególnie w przypadku większych przedsiębiorstw, zdecydowanie warto zastanowić się, czy zaszeregowanie wynagrodzeń jest optymalne.

Jeśli wynagrodzenia są zbyt wysokie, może okazać się, że kwota przeznaczana na pracę jest nieopłacalna. Z drugiej strony jeśli są zbyt niskie, mogą wystąpić trudności z przyciągnięciem i zatrzymaniem kandydatów o wysokich kompetencjach. Kluczowe jest znalezienie równowagi, która umożliwi zapewnienie potrzebnych Ci utalentowanych pracowników bez szkody dla wyników finansowych.

rozwiązania:

• Przeprowadź dokładną analizę pracy i ocenę umiejętności i doświadczenia wymaganych do poprawnego pełnienia poszczególnych funkcji w celu zapewnienia, że oferty pracy mają dopasowane właściwe poziomy wynagrodzenia.

• Uzyskaj aktualne informacje o pracownikach i wynagrodzeniach, aby lepiej zrozumieć oczekiwania kandydatów i porównać Twoją aktualną ofertę wynagrodzeń z ofertą innych pracodawców w Twojej branży.

• Obniżenie kosztów podróży poprzez współpracę z partnerem HR w celu udoskonalenia struktury puli utalentowanych pracowników i nadania priorytetu rekrutacji lokalnej.

4. nadwyżka w poziomie zatrudnienia

Na efektywność firm produkcyjnych wpływać mogą niekorzystnie nadwyżki w poziomie zatrudnienia. Zdarza się to często, kiedy w cyklu produkcyjnym następuje spadek popytu, co może być spowodowane sezonowymi tendencjami, zmianami w zapotrzebowaniu ze strony klientów albo czynnikami gospodarczymi o szerszym zakresie.

Maksymalne ograniczenie przypadków nadwyżek w poziomie zatrudnienia pomaga zarządzać kosztami poprzez opłacanie tylko tych pracowników, którzy są potrzebni. Może to być szczególnie ważne, jeśli Twoja firma polega w dużej mierze na zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Pozwala to również zwiększać produktywność poprzez zapewnienie, że posiadane zasoby są wykorzystywane w jak najbardziej wydajny sposób.

rozwiązanie:

• Przeanalizuj wykorzystywanie swoich zasobów kadrowych, aby lepiej zrozumieć wydajność załogi, to jak często i dlaczego dochodzi do zawyżonego planowania.

• Weź pod uwagę możliwości przeniesienia pracowników na nowe stanowiska. Czy pracownicy mogą być użyteczni na inne sposoby, gdy ich wsparcie przy produkcji nie jest konieczne? Czy różnorodne szkolenia dla pracowników pomagają ograniczyć liczbę pracowników potrzebną do obsadzenia poszczególnych zmian?

• Stwórz strategię  prognozowania przyszłych umiejętności i potrzeb Twojego przedsiębiorstwa w zakresie siły roboczej.

5. ograniczenie zatrudniania nowych pracowników

Rekrutacja nowego personelu ma często kluczowe znaczenie. W przypadku okresu gwałtownego rozwoju albo wkraczania na nowy rynek prawdopodobnie potrzebne będzie zwiększenie poziomu zatrudnienia i zdobycie umiejętności specjalistycznych, które wspierałyby ekspansję.

Istotne jest jednak wzięcie pod uwagę kosztów i nakładu ciężkiej pracy związanych z wprowadzeniem nowego personelu, od etapu zatrudnienia i wdrażania aż po szkolenia i coaching. Jeśli uda się podjąć działania zmierzające do ograniczenia liczby nowo zatrudnianych osób, korzyści mogą się okazać znaczące.

rozwiązania:

• Rozważ, w jaki sposób możesz pozyskać pracowników bez konieczności zatrudniania poprzez przekwalifikowywanie albo podniesienie kwalifikacji obecnego personelu.

• Prowadzenie rozmów z najcenniejszymi aktualnymi pracownikami, aby mieć pewność, że są zadowoleni oraz zaangażowani w działalność spółki. Oferowanie podwyżki albo lepszych świadczeń dodatkowych, aby zatrzymać utalentowanych pracowników o wysokich kompetencjach – o ile jest to możliwe na mocy układów zbiorowych pracy – może okazać się bardziej opłacalne pod względem finansowym i lepsze dla spółki niż zatrudnianie nowego pracownika.
• Określenie puli sprawdzonych i zweryfikowanych pracowników, którzy mogliby świadczyć wysokiej jakości usługi w momentach zwiększonego popytu. Oznacza to, że w przypadku konieczności zatrudnienia pracowników można wybierać osoby niewymagające dużego wsparcia i szkolenia.
• Opracuj wszechstronny program rozwoju pracowników, dzięki któremu będziesz wspierać rozwój swoich najbardziej utalentowanych pracowników w ramach firmy. Ten krok zmniejsza niedobory umiejętności w Twoim przedsiębiorstwie i może zwiększyć poziom zatrzymywania pracowników.

6. nawiąż współpracę z firmą zajmująca się zatrudnianiem

Możesz nawet nie zdawać sobie sprawy, ile czasu, pieniędzy i zasobów jest przeznaczanych na zatrudnianie nowych pracowników oraz zarządzanie obecnymi i przyszłymi pracownikami. Koszty bezpośrednie, jak wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe, godziny nadliczbowe i ogłoszenia o pracę, można łatwo prześledzić. Koszty pośrednie, jak rotacja i spadek produktywności, mogą nie być tak czytelne, a mimo to mogą mieć istotny wpływ na budżet Twojej firmy

Nawiązanie współpracy z firmą zajmującą się rozwiązaniami HR stanowi jeden z najszybszych i najskuteczniejszych sposobów zapanowania nad wydatkami na pracowników. Ponoszenie opłat za współpracę z taką firmą może wydawać się nieintuicyjne z punktu widzenia Twoich działań na rzecz ograniczenia kosztów. Jednak wiedza i zaawansowane usługi profesjonalnej firmy zajmującej się HR mogą tak naprawdę pomóc Twojej firmie ograniczyć koszty związane z wydatkami ponoszonymi na pracowników.

Jedną z największych korzyści, jaką uzyskuje Twoje przedsiębiorstwo ze współpracy z partnerem w zakresie rozwiązań HR, jest znaczne zwiększenie jakości procesów rekrutacyjnych, co może poprawić wyniki w zakresie zatrzymania pracowników i produktywności.

Profesjonalny partner HR specjalizuje się w rekrutacji odpowiednich osób na określone stanowiska, przyjmując rygorystyczne i sprawdzone podejście do rekrutacji. W Randstad, dzięki wykorzystaniu innowacyjnych technologii HR w całym procesie rekrutacyjnym, nasze zespoły prowadzą rekrutację osób pasujących zarówno do stanowiska, przełożonego jak i firmy.

rozwiązania:

• Odpowiedni partner HR może pomóc łatwo i szybko znaleźć najlepszych kandydatów przez zapewnienie dostępu do puli wstępnie sprawdzonych kandydatów.
• Partner w zakresie rozwiązań HR, jak np. Randstad, może opracować indywidualny plan usług i strategię ograniczenia kosztów dopasowaną do specyficznych potrzeb firmy. To dopasowanie zapewnia, że będziesz płacić wyłącznie za usługi rekrutacji i zarządzania kadrami, których potrzebuje Twoja firma
• Usługi i wiedza specjalistyczna partnera ds. rozwiązań HR mogą pomóc zoptymalizować elastyczne zatrudnianie i dopasować dostępność pracowników do cyklów produkcyjnych. Na przykład Randstad Inhouse Services może obsługiwać cały proces zarządzania pracownikami tymczasowymi.

Randstad Inhouse Services specjalizuje się we współpracy z klientami, której celem jest przeanalizowanie stosowanych przez nich procesów kadrowych i określenie możliwych oszczędności. Możemy współpracować bezpośrednio z Twoimi zespołami nad opracowaniem skutecznych strategii ograniczania kosztów.