częste błędy popełniane przez firmy w związku z planowaniem zatrudnienia.

Pomimo dużych braków kadrowych i rosnącego niedoboru wykwalifikowanych pracowników 38% przedsiębiorstw utrzymuje, że nie ma czasu ani zasobów finansowych, aby inwestować w strategiczne planowanie zatrudnienia. Wiele z tych firm wskazało, że priorytetem są dla nich inwestycje związane z zaspokojeniem ich obecnych potrzeb w zakresie zatrudnienia. Niestety w przypadku wielu firm brak procesu planowania zatrudnienia może znacząco utrudnić zbudowanie zatrudnienia organizacji, gotowej na wyzwania przyszłości.

To prawda, że planowanie zatrudnienia wymaga od firmy czasu i nakładów finansowych, jednak prawda jest taka, że bez odpowiedniego planu strategicznego pracodawcom trudno będzie utrzymać konkurencyjność w swojej branży.

Czym jest planowanie zatrudnienia i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie? Najkrócej rzecz ujmując, planowanie zatrudnienia to proces obejmujący ocenę zdolności zatrudnionych w firmie pracowników, przewidywanie przyszłych potrzeb kadrowych firmy, rozpoznanie braków i opracowanie planu działania w celu usunięcia tych braków poprzez ciągłe monitorowanie i dostosowywanie.

Prawidłowo przeprowadzony proces planowania zatrudnienia pozwala firmie nie tylko zaoszczędzić pieniądze, ale też zwiększyć wydajność operacyjną, przyspieszyć rozwój działalności biznesowej i rozwiązać problem niedoboru wykwalifikowanych pracowników. Często jednak podczas opracowywania strategii planowania zatrudnienia przedsiębiorstwa popełniają błędy, które mogą negatywnie wpłynąć na skuteczność tego procesu.

6 najczęstszych błędów związanych z planowaniem zatrudnienia

Chcąc pomóc firmom uniknąć tego typu niepotrzebnych trudności, przygotowaliśmy listę niektórych błędów, najczęściej popełnianych przez firmy pracujące nad strategią planowania zatrudnienia.

1. niedostosowanie do strategii firmy

Jednym z najpoważniejszych błędów popełnianych przez wielu pracodawców jest traktowanie planowania zatrudnienia jako osobnej strategii realizowanej wyłącznie przez dział HR.

Kluczowe jest, aby strategia planowania zatrudnienia była zgodna z ogólnymi celami firmy. Na przykład: w jakich obszarach firma chce się rozwijać w ciągu najbliższych trzech lat, jakie nowe produkty zamierza wprowadzić na rynek w najbliższej przyszłości i na jakie rynki chce rozszerzać swoją działalność. Tylko dzięki takiemu dostosowaniu firma może opracować skuteczną strategię budowania zatrudnienia, uwzględniającą konkretne umiejętności i możliwości, których przedsiębiorstwo potrzebuje obecnie i będzie potrzebować w przyszłości. 

Ponadto firma może ograniczyć ryzyko marnowania zasobów i poprawić wyniki poprzez zadbanie, aby planowanie zatrudnienia przebiegało zgodnie z ogólną strategią biznesową firmy.

2. brak poparcia kierownictwa wyższego szczebla

Należy podkreślić, że planowanie zatrudnienia nie dojdzie do skutku bez poparcia kierownictwa wyższego szczebla. 

Niestety dla wielu zespołów HR uzyskanie poparcia wyższej kadry kierowniczej bywa trudnym zadaniem. Wiele przedsiębiorstw w różnych branżach zmaga się przecież z istotnymi ograniczeniami budżetowymi związanymi z próbą zniwelowania skutków globalnej pandemii. Ponadto wielu członków wyższej kadry kierowniczej może nie być skłonnych do inwestowania w długoterminowe strategie planowania, gdy nadal borykają się z bieżącymi niedoborami pracowników.

Ważne jest, aby zespoły HR rozumiały te wątpliwości i w kontaktach z członkami wyższej kadry kierowniczej kładły nacisk na wartość, jaką może przynieść firmie prawidłowe planowanie zatrudnienia. Oczywistą korzyścią z planowania zatrudnienia jest budowanie przyszłych zasobów kadrowych firmy poprzez pozyskiwanie pracowników z talentami, umiejętnościami i możliwościami, których firma będzie potrzebować. To tylko jedna z korzyści związanych z planowaniem zatrudnienia. Pomaga ono również obniżyć koszty zatrudnienia, zwiększyć wskaźnik zatrzymania pracowników, podnieść wydajność biznesową, napędzać rozwój działalności biznesowej, a co najważniejsze, umożliwia firmie utrzymanie konkurencyjności w obliczu ciągle rosnącego zapotrzebowania na wykwalifikowanych pracowników.

Poznaj strategie pozyskiwania pasywnych kandydatów.

Ostatecznie członkowie kierownictwa wyższego szczebla muszą zrozumieć, że w obecnej sytuacji nie stać ich na ignorowanie inwestycji w planowanie zatrudnienia.

Już dziś pobierz nasz przewodnik dotyczący planowania zatrudnienia zawierający nasze najlepsze praktyki i uzyskaj wskazówki na temat budowania skutecznego procesu planowania zatrudnienia.

3. brak ustrukturyzowanego procesu

Wielu pracodawców popełnia błąd, inwestując wyłącznie w operacyjne planowanie zatrudnienia. Technika planowania krótkoterminowego może pomóc firmie zaspokoić bieżące zapotrzebowanie na kadrę, jednak nie będzie zbyt pomocna w przygotowywaniu przedsiębiorstwa na przyszłe wyzwania. Aby odnieść możliwie największe korzyści z działań związanych z planowaniem, należy zdefiniować przejrzysty proces na poziomie operacyjnym i strategicznym.

Podobnie jak w przypadku większości strategii długoterminowych, strategiczne planowanie zatrudnienia wymaga proaktywnego i ustrukturyzowanego podejścia. Przykładowo firma musi powołać zespół ds. planowania, który będzie odbywać regularne spotkania raz na miesiąc, kwartał albo pół roku. Należy również na samym początku ustalić, kto będzie należeć do takiego zespołu oraz jakie będą zadania i obowiązki jego członków. Ponadto w celu opracowania solidnego planu działania zespół musi realizować ciągły, wieloetapowy proces umożliwiający porównywanie aktualnego zestawu umiejętności z przyszłymi potrzebami kadrowymi.

Bez ustrukturyzowanej strategii planowania zatrudnienia plan prawdopodobnie upadnie, zanim zdąży przynieść firmie jakiekolwiek realne korzyści. Jeżeli nawet istnieje plan nieustrukturyzowany, jego realizacja może nie przynieść firmie konkretnych wyników. Ponadto niedociągnięcia mogą stać się widoczne dopiero, gdy będzie za późno.

4. brak współpracy między pionami

Kluczowym elementem planowania zatrudnienia jest współpraca. Jak już wcześniej wspomniano, plan realizowany wyłącznie przez dział HR będzie mieć ograniczoną skuteczność i może nie być zgodny z ogólnymi celami firmy. W związku z tym należy powołać zespół ds. planowania, w którym priorytetem będzie współpraca między pionami.

W skład takiego zespołu powinny wchodzić w szczególności osoby z niżej wymienionych pionów.

• Zespół HR: Do zespołu ds. planowania musi należeć pracownik działu HR. W końcu to właśnie ten dział odpowiada za rekrutację i zarządzanie pracownikami w firmie. Zespół ma sens tylko pod warunkiem, że osoba z działu HR odgrywa w planowaniu zatrudnienia istotną rolę. Specjaliści ds. HR często kierują zespołami ds. planowania, zazwyczaj też opracowują i prowadzą w firmie szkolenia oraz programy rozwojowe.
• kierownictwo wyższego szczebla: Równie ważne jest, aby do zespołu ds. planowania zatrudnienia należał co najmniej jeden kierownik wyższego szczebla. Osoby te mają pełen obraz celów firmy i mogą zapewnić uzgodnienie strategii planowania zatrudnienia z ogólną strategią biznesową. Ponadto kierownik wyższego szczebla może występować w charakterze pośrednika między zespołem ds. planowania a kadrą zarządzającą, aby pewnym było, że wszyscy znają plan działania, a całość działań ma ciągłe poparcie członków wyższej kadry kierowniczej.
• specjaliści ds. finansów: Planowanie zatrudnienia wymaga od firmy ciągłych inwestycji, dlatego kluczowe jest, aby do zespołu ds. planowania należał pracownik działu finansowego. Osoba ta może pomóc zespołowi zrozumieć ograniczenia finansowe firmy i w realistyczny sposób określić, jakiego rodzaju inwestycje dotyczące planowania zatrudnienia firma może przeprowadzić w ciągu najbliższych trzech, pięciu czy dziesięciu lat.
• kierownicy i przełożeni: Opracowanie strategii budowania zatrudnienia w przyszłości bez spostrzeżeń kierowników i przełożonych byłoby trudne albo wręcz niemożliwe. Liderzy firmy widzą bezpośrednio, jakie umiejętności są potrzebne na co dzień oraz czy występują braki w zakresie umiejętności lub liczebności pracowników, które wpływają na wydajność. Ponadto osoby te mogą pośredniczyć między zespołem ds. planowania a pracownikami.

5. brak komunikacji

Nierzadko zdarza się, że firma poświęca czas na powołanie zespołu ds. planowania zatrudnienia i opracowanie strategii rozwoju, ale nie jest w stanie wprowadzić samego planu w życie. Należy bowiem pamiętać, że opracowanie strategii planowania zatrudnienia i przekształcenie jej w wykonalny, przynoszący rezultaty plan to dwie różne sprawy. Tutaj kluczową rolę odgrywa komunikacja. 

Na przykład jeżeli zespół ds. planowania nie przedstawi swoich ogólnych celów i planów kadrze zarządzającej, może nie uzyskać ciągłego poparcia firmy. Albo jeżeli zespół ds. planowania nie potrafi jasno przekazać wszystkim pracownikom informacji na temat niektórych aspektów planu, takich jak szkolenie pracowników i możliwości rozwoju, działania te również mogą okazać się nieskuteczne.

Ważne jest, aby już na wczesnym etapie zespół ds. planowania zatrudnienia omówił metody komunikacji. Za komunikację wewnątrz firmy może być odpowiedzialny jeden członek zespołu bądź też zespół może wspólnie wybrać najlepsze narzędzia komunikacji do stosowania w przypadku poszczególnych aspektów strategii planowania.

Na przykład do obowiązków działu HR może należeć opracowanie programu szkoleniowego dla pracowników oraz rozpoczęcie informowania ich o szczegółach programu. Z kolei przełożeni i kierownicy powinni mieć bezpośredni kontakt z pracownikami i zachęcać ich do korzystania z różnych możliwości szkolenia. Należy zadbać o to, aby kierownicy dysponowali odpowiednimi narzędzia i byli odpowiednio przeszkoleni do przeprowadzania takich rozmów ze swoimi zespołami. 

6. niekorzystanie z technologii i danych

Badania pokazują, że tylko jeden na trzech specjalistów ds. HR uważa, że w procesie planowania zatrudnienia skutecznie korzysta z technologii i danych. To niestety niski odsetek, zwłaszcza że odpowiednia technologia i dane mogą pomóc uprościć proces planowania zatrudnienia i osiągnąć lepsze wyniki.

Jednym z obszarów, w których dane odgrywają kluczową rolę, jest prognozowanie. W planowaniu zatrudnienia chodzi o to, by pracownik o odpowiednich talentach i umiejętnościach znalazł się we właściwym miejscu i czasie. Zespołowi byłoby niezmiernie trudno tworzyć dokładne prognozy dotyczące przyszłości bez użycia technologii i gromadzenia danych. 

Na szczęście większość pracodawców już gromadzi mnóstwo danych dotyczących zatrudnienia. Kluczem jest wiedza, jak wykorzystać te dane, aby miały rzeczywistą wartość dla zespołu. 

Na przykład dane zgromadzone za pomocą oprogramowania do zarządzania pracownikami mogą zawierać informacje na temat aktualnych umiejętności pracowników firmy, wskazywać obszary, gdzie występują niedobory wykwalifikowanych pracowników, śledzić wakaty i przewidywać przyszłe potrzeby w miejscu pracy. Z kolei oprogramowanie do zarządzania relacjami z pracownikami może stanowić skuteczne narzędzie do przekazywania informacji na temat możliwości szkolenia i rozwoju zawodowego w firmie. 

Już dziś pobierz nasz przewodnik dotyczący planowania zatrudnienia zawierający nasze najlepsze praktyki i uzyskaj wskazówki na temat budowania skutecznego procesu planowania zatrudnienia.