Jeżeli obawiasz się, że Twoja firma, jak wiele na świecie, nie pozyska utalentowanych pracowników, których potrzebuje, aby z powodzeniem działać na rynku po pandemii, nie jesteś sam. Z badania przeprowadzonego niedawno wśród niemal 1500 członków wyższej kadry kierowniczej na świecie wynika, że wyzwania związane z utalentowanymi pracownikami pozostaną w nadchodzącej dekadzie problemem numer jeden.
Nie jest to niczym zaskakującym, jeżeli weźmiemy pod uwagę, że niedobory pracowników nieustannie nękają branże na całym świecie. W samych Stanach Zjednoczonych w październiku 2021 r. nieobsadzonych było 11 milionów wakatów, zaś w Wielkiej Brytanii od sierpnia do października 2021 r. – niemal 1,2 miliona wakatów.
Niedobory pracowników nie są jedynym wyzwaniem, z jakim zmagają się pracodawcy. Po pierwsze rosnący niedobór wykwalifikowanych pracowników napędzany przez zapotrzebowanie na umiejętności cyfrowe ze względu na zwiększenie automatyzacji i rozwój technologii w miejscu pracy niepokoił pracodawców na długo przed wybuchem pandemii. Po drugie w efekcie pandemii w istotny sposób zmieniły się ich oczekiwania.
Nikt nie mógł przewidzieć wybuchu pandemii ani wyzwań, jakie spowodowała w firmach na całym świecie, a dodatkowo uwypukliła znaczenie wdrożenia procesu planowania zatrudnienia. Ze względu na te czynniki wielu pracodawców rozumie obecnie konieczność lepszego planowania aktualnych i przyszłych potrzeb. A mimo to nadal brakuje im pełnego obrazu sytuacji.
Jeżeli to brzmi aż nazbyt znajomo, jednym z najlepszych sposobów, po jakie firma sięgnąć w celu zadbania o swój sukces w przyszłości, jest opracowanie skutecznego procesu planowania zatrudnienia. Niniejszy artykuł powstał celem wyjaśnienia, z czym wiąże się planowanie zatrudnienia i w jaki sposób może ono stanowić wartość dodaną dla firmy. Ponadto sporządziliśmy listę kroków, jakie może podjąć Twoje przedsiębiorstwo już dziś, aby tworzyć zróżnicowany model planowania zatrudnienia.
czym jest planowanie zatrudnienia?
Planowanie zatrudnienia to nieustanny proces oceny aktualnego i przyszłego zapotrzebowania na utalentowanych pracowników w celu rozpoznania braków pracowników z odpowiednimi kompetencjami, jak również opracowywanie, wdrażanie i monitorowanie ustrukturyzowanego planu zarządzania kadrami spełniającego potrzeby w zakresie kapitału ludzkiego firmy obecnie i w przyszłości.
Bardzo możliwe, że Twoja firma już prowadzi jakiegoś rodzaju planowanie zatrudnienia, nawet jeżeli skupia się przy tym wyłącznie na aktualnym zapotrzebowaniu na utalentowanych pracowników. Jednak aby zbudować i utrzymać wykwalifikowaną kadrę obecnie i w przyszłości, firma musi opracować ustrukturyzowany model planowania zatrudnienia, w który zaangażowany będzie zespół ds. HR, kierownicy oraz członkowie wyższej kadry kierowniczej.
Przeczytaj też nasz artykuł: Jakie są przyczyny niedoboru pracowników w branży produkcyjnej?
Tylko 40–50% wszystkich pracodawców ma długoterminowy plan.
operacyjne a strategiczne planowanie zatrudnienia
Skuteczne planowanie zatrudnienia obejmuje operacyjne planowanie zatrudnienia i strategiczne planowanie zatrudnienia (strategic workforce planning, SWP). Oba te modele planowania zatrudnienia są bardzo różne, ale oba mają kluczowe znaczenie dla ogólnego procesu planowania zatrudniania utalentowanych pracowników. Przed rozpoczęciem planowania należy zrozumieć te różnice.
operacyjne planowanie zatrudnienia
Operacyjne planowanie zatrudnienia obejmuje zaspokajanie aktualnego zapotrzebowania firmy na utalentowanych pracowników. Jest to proces planowania krótkoterminowego, który polega na przyjrzeniu się codziennym operacjom firmy, takim jak tworzenie harmonogramów i zapełnianie aktualnych wakatów. Ten rodzaj planowania zazwyczaj przeprowadza dział HR oraz kierownik zatrudniający pracownika i kierownicy ds. operacyjnych.
Niemal wszyscy pracodawcy korzystają z jakiegoś procesu planowania zatrudnienia, ponieważ jest to niezbędny etap procesu pozyskiwania utalentowanych pracowników. Niestety niektórzy pracodawcy polegają wyłącznie na nieformalnym, niezbyt ustrukturyzowanym procesie planowania zatrudnienia, który w bardzo niewielkim stopniu przekłada się na wzrost wyników. Jeżeli jednak chcesz, aby wyniki rekrutacji w Twojej firmie w zakresie zatrudniania uległy poprawie, należy stworzyć dobrze opracowany proces służący spełniający potrzeby bieżącego zarządzania procesem zatrudnienia i kadrami.
strategiczne planowanie zatrudnienia
Strategiczne planowanie zatrudnienia dotyczy z kolei zaspokajania długoterminowego zapotrzebowania firmy na utalentowanych pracowników. Wiąże się to z przewidywaniem przyszłości rynku pracy i zapotrzebowania firmy na pracowników z odpowiednimi umiejętnościami oraz opracowywaniem planu pozyskiwania pracowników z umiejętnościami i talentami potrzebnymi w okresie kolejnych 2, 3, 5 czy 10 lat. Skuteczne strategiczne planowanie zatrudnienia musi obejmować współpracę między działem kadr, działem finansowym, przełożonymi, członkami wyższej kadry kierowniczej i innymi kluczowymi graczami.
Co prawda strategiczne planowanie zatrudnienia może mieć wpływ na sukces biznesowy w przyszłości, jednak z danych szacunkowych wynika, że tylko 40–50% wszystkich pracodawców wdrożyło plan długoterminowy. Jeżeli firma nie prowadzi strategicznego planowania zatrudnienia lub jeżeli minęło sporo czasu od ostatniej oceny tego planu, nadszedł czas, by się tym zająć. Z kolei w innym badaniu przeprowadzonym przez HCI 38% respondentów stwierdziło, że w ich przedsiębiorstwie brakuje odpowiednich inwestycji pod względem czasu, ludzi i pieniędzy na wsparcie działań związanych ze strategicznym planowaniem zatrudnienia (strategic workforce planning, SWP).
w jaki sposób planowanie zatrudnienia zwiększa wartość Twojego przedsiębiorstwa?
Kluczowe jest zrozumienie wartości planowania zatrudnienia oraz korzyści, jakie zapewnia ono firmie. Tylko w ten sposób można uzyskać poparcie ze strony wyższej kadry kierowniczej, które jest podstawą sukcesu. Planowanie zatrudnienia może stanowić wartość dodaną dla przedsiębiorstwa na wiele sposobów, między innymi:
- przygotowanie się na przyszłość: Najbardziej oczywistą korzyścią strategicznego planowania zatrudnienia jest fakt, iż może pomóc przygotować firmę na przyszłość. Żaden pracodawca nie może przewidzieć przyszłych wyzwań związanych z kadrami, jednak dysponowanie ustrukturyzowanym planem może pomóc firmie złagodzić skutki każdej przeszkody.
- przezwyciężenie niedoboru wykwalifikowanych pracowników: Według przeprowadzonego ostatnio badania 60% specjalistów HR twierdzi, że ich najwyższym priorytetem jest budowanie kluczowych umiejętności i kompetencji w miejscu pracy. Zapewnienie firmie pracowników o odpowiednich umiejętnościach można uzyskać na różne sposoby, na przykład poprzez selektywne zatrudnianie, rozwijanie umiejętności dotychczasowych pracowników lub ich ponowne szkolenie. Jeżeli jednak działania takie nie będą spójne z ustrukturyzowaną strategią planowania zatrudnienia, mogą okazać się daremne. Natomiast dobrze opracowana strategia planowania zatrudnienia może pomóc w przezwyciężeniu niedoboru wykwalifikowanych pracowników obecnie i w przyszłości.
- opracowanie skutecznej strategii planowania sukcesji stanowisk: Każdy pracodawca powinien mieć plan sukcesji stanowisk dla kluczowych członków firmy. Dostosowanie tego planu do ogólnej strategii planowania zatrudnienia nie tylko pozwoli stworzyć proces płynnego przejścia, ale również pozwoli firmie iść naprzód, w razie potrzeby wprowadzając korekty przy każdej zmianie na stanowisku.
- zwiększenie skuteczności operacyjnej: Operacje biznesowe są optymalne, gdy działanie sprzętu, zaopatrzenia, logistyki i utalentowanych pracowników jest ze sobą zsynchronizowane. Jeżeli jeden z tych obszarów nie osiąga spodziewanych wyników, wpływa to na wydajność operacyjną. Na przykład w pandemii liczebność zatrudnienia uległa zmniejszeniu z powodu kwarantanny i choroby, co spowodowało spadek produkcji. Dodatkowo nawet firmy, które były w stanie utrzymać wystarczający wskaźnik produkcji, często borykały się z zakłóceniami łańcucha dostaw, który hamował ich zdolność dostarczenia produktów konsumentom.
- napędzanie wzrostu biznesowego: Fakt jest taki, że zarządzanie firmą bez strategii planowania zatrudnienia w pewnym momencie utrudni jej rozwój. Przewiduje się, że braki wykwalifikowanych pracowników z czasem będą się jedynie pogłębiać, zaś technologia z całą pewnością będzie się rozwijać. Bez podjęcia teraz kroków w celu przygotowania się na przyszłość Twoja firma może nie być w stanie pozyskać pracowników o odpowiednich talentach i umiejętnościach potrzebnych do dalszego rozwoju.
- uzyskanie oszczędności kosztów: Dysponowanie strategicznym planowaniem zatrudnienia może pomóc firmie zaoszczędzić pieniądze na kilka sposobów. Po pierwsze odpowiedni plan zapewnia firmie maksymalne wykorzystanie aktualnej zatrudnienia. Po drugie poprzez szkolenia strategiczne i programy rozwojowe firma może zadbać od wewnątrz o pozyskanie nowych umiejętności, których potrzebuje, co znacznie poprawia wskaźniki utrzymania pracowników. Po trzecie można obniżyć koszty zatrudnienia poprzez usprawnienie rekrutacji na podstawie prognozowanych potrzeb firmy.
planowanie zatrudnienia w pięciu krokach
Planowanie zatrudnienia jest ustrukturyzowanym procesem, w którym powinny uczestniczyć wszyscy kluczowi gracze i piony, w tym dział HR, dział finansowy, liderzy pierwszego szczebla i przełożeni oraz wyższa kadra kierownicza. Współpraca na tak wysokim szczeblu może wpłynąć na poprawę ogólnych wyników i zapewnić ich zgodność z celami firmy. Poniżej przedstawiono pięć etapów, jakie powinien uwzględniać każdy skuteczny model planowania zatrudnienia.
1. dostosowanie planowania zatrudnienia do celów biznesowych
Pierwszym etapem procesu planowania zatrudnienia jest określenie ogólnych celów i dążeń firmy. Ważne jest, aby cały zespół ds. planowania spotkał się i omówił krótko- oraz długoterminowe cele firmy, a także określił kierunek planu. Należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak to czy firma chce się rozwijać w ciągu najbliższych trzech lat, jakie nowe produkty są wprowadzane i jaka jest ogólna wizja firmy na przyszłość.
Bez odpowiedniego dopasowania trudno będzie opracować strategię planowania zatrudnienia, która przyniosłaby firmie rezultaty niezbędne do pozyskania umiejętności i kompetencji potrzebnych w przyszłości.
2. przeprowadzenie analizy zatrudnienia
Kolejnym etapem jest przeprowadzenie kompleksowej analizy zatrudnienia. Proces ten wymaga od zespołu oceny aktualnych umiejętności i kompetencji w miejscu pracy, jak również przewidzenia potrzeb firmy w przyszłości. Można ustalić stan aktualnych umiejętności poprzez ocen opisów stanowisk, spotkanie z pracownikami i przełożonymi oraz ocenę różnych zadań we własnym miejscu pracy. Śledzenie pojawiających się trendów na rynku, jak również prowadzenie badań konkurencji, może pomóc firmie lepiej zrozumieć przyszłe potrzeby firmy.
Po zakończeniu analizy ważne jest porównanie aktualnych kompetencji utalentowanych pracowników z przewidywanymi potrzebami firmy w przyszłości. Porównanie to pozwoli zespołowi dostrzec potencjalne rozbieżności między aktualnymi atrybutami utalentowanych pracowników a przyszłymi potrzebami firmy.
Na przykład analiza zatrudnienia może wykazać, że w firmie bardzo brakuje umiejętności technicznych, jakie będą potrzebne w przyszłości. Z drugiej strony może również wykazać, że ze względu na zwiększoną automatyzację ogólna liczebność zatrudnienia może ulec zmniejszeniu o 10% w ciągu kolejnych pięciu lat.
3. opracuj plan działania
Po zakończeniu kompleksowej analizy zatrudnienia i rozpoznaniu wszelkich niedoborów kwalifikacji pracowników lub spodziewanych przesunięć w obrębie zatrudnienia zespół może rozpocząć opracowywanie planu działania. Ten plan powinien uwzględniać jak najwięcej potrzeb, które wykazała analiza zatrudnienia. Przykładowa strategia planowania zatrudnienia może obejmować takie elementy, jak:
- rozwijanie dotychczasowych umiejętności lub przekwalifikowanie
- rozwój zawodowy
- planowanie sukcesu
- rekrutacja
- outsourcing
- restrukturyzacja firmy
Jest to tylko próbka niektórych strategii, których uwzględnienie w planie działania firmy może być konieczne. Ważne jest jednak, aby zdać sobie sprawę z tego, że każde przedsiębiorstwo musi opracować indywidualny plan działania będący odpowiedzią na szczególne potrzeby danej firmy.
4. wdrożenie planu działania
Wdrażanie planu działania może być najtrudniejszym krokiem w procesie planowania zatrudnienia. Wymaga to silnego zaangażowania ze strony kierowników operacyjnych, gdyż to właśnie im często powierza się wdrożenie planu. Z drugiej strony niezbędne jest zaangażowanie wyższej kadry kierowniczej, ponieważ należy zabezpieczyć zasoby, np. technologie, potrzebne do opracowania skutecznego planu.
Kolejnym kluczowym elementem wdrażania planu jest komunikacja. Na przykład, w zależności od wyniku analizy zatrudnienia, może być konieczne przekazanie pracownikom informacji na temat zmiany ścieżki kariery i rekruterzy powinni wiedzieć dokładnie, jakiego rodzaju kandydatów potrzebuje firma.
5. monitorowanie, ocenianie i dostosowywanie
Planowanie zatrudnienia nie jest procesem jednorazowym, ale raczej ciągłym działaniem, która należy monitorować, poddawać ocenie i w razie potrzeby korygować. Kamienie milowe i ustalone wskaźniki należy opracować w ramach pierwszego etapu procesu. Możesz wykorzystać różne wskaźniki do pomiaru sukcesu strategii planowania zatrudnienia bądź do korekty aktualnego planu, aby lepiej zaspokajał on zapotrzebowanie firmy na utalentowanych pracowników.
Okresowo zespół będzie musiał również ponownie weryfikować każdy z kroków, aby potwierdzić, że strategia planowania zatrudnienia jest aktualna i może zaspokoić każde zapotrzebowanie na utalentowanych pracowników, jakie może powstać, w tym na nowe zestawy umiejętności.
Pobierz nasz przewodnik po najlepszych praktykach w zakresie planowania zatrudnienia, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak opracować strategię, która przygotuje Twoją firmę i jej pracowników na przyszłość.
Joanna Skoropacka
senior process manager randstad inhouse services
Joanna Skoropacka posiada ponad 14 letnie doświadczenie w prowadzeniu zespołów oraz w zaawansowanym doradztwie w obszarze pracy tymczasowej i strategii zatrudnienia dla kluczowych Klientów. Jako senior process manager w linii biznesowej randstad inhouse services, zajmuje się projektowaniem i ciągłym doskonalenie procesów pracy oraz jakości obsługi Klienta.