etapy procesu planowania zatrudnienia.

Czy wyzwaniem w Twojej organizacji jest pozyskanie pracowników o odpowiednich umiejętnościach, talentach i możliwościach. Czy już dziś ta kwestia jest przeszkodą lub widzisz, że może być kłopotem w kolejnych latach? Jeżeli tak, nie tylko Ty z tym problemem się mierzysz. Według przeprowadzonego ostatnio badania liderzy biznesowi na całym świecie za wyzwanie numer jeden na najbliższą dekadę uznają kwestie związane z pozyskaniem i utrzymaniem utalentowanych pracowników.

Trudność wielu przedsiębiorstw polega na tym, że mierzą się z wieloma wyzwaniami dotyczącymi utalentowanych pracowników, w tym zwiększonym zapotrzebowaniem na umiejętności techniczne, globalnym niedoborem pracowników, starzejącą się populacją i bardzo konkurencyjnym rynkiem. Współwystępowanie tych czynników utrudnia pracodawcom przyciąganie i utrzymywanie utalentowanych pracowników, których potrzebują w celu utrzymania ciągłości biznesowej czy też realizacji założonych celów.

Przygotuj się na przyszłość - poznaj skuteczny proces planowania zatrudnienia. W dalszej części przedstawimy więcej informacji na temat planowania zatrudnienia i tego, jakie kroki Twoje przedsiębiorstwo może podjąć dzisiaj, aby zacząć działać w imię swej przyszłości.

planowanie wykorzystania zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia to proces polegający na ocenie aktualnego zestawu umiejętności pracowników przedsiębiorstwa oraz kandydatów obecnych na rynku pracy. Następnie na te dane należy spojrzeć z perspektywy prognozy i założeń na przyszłe potrzeby w celu rozpoznania potencjalnego niedoboru wykwalifikowanych pracowników. Proces obejmuje opracowywanie i wdrażanie skutecznych planów działania, ułatwiających rozwiązanie problemu niedoboru wykwalifikowanych pracowników i umożliwiających firmie budowanie pożądanej wysokości zatrudnienia obecnie jak i w przyszłości.

Celem wdrożenia procesu planowania zatrudnienia jest zarządzenie niedoborem wykwalifikowanych pracowników, zanim problem się nasili. Prawda jest taka, że bez odpowiedniego procesu planowania zatrudnienia pracodawcom może być bardzo trudno znaleźć pracowników o odpowiednich kwalifikacjach, gdy pojawi się taka potrzeba.

Kolejną korzyścią związaną z procesem planowania zatrudnienia jest dodatkowa zdolność dostosowania się i elastyczność w kwestiach kadrowych. Planowanie zatrudnienia może również dostarczyć firmie cennych spostrzeżeń na temat obecnych pracowników, dzięki czemu w razie potrzeby będzie możliwe szybkie dostosowanie się do zachodzących zmian.

Przeczytaj też: jakie są przyczyny globalnego niedoboru pracowników?

proces planowania zatrudnienia

Planowanie zatrudnienia nie jest działaniem jednorazowym. To ciągły, wieloetapowy proces, który musi być w pełni zgodny z ogólnymi celami firmy. Ważne jest, aby do zespołu, który zajmuje się planowaniem nie należeli wyłącznie pracownicy działu HR, ale również członkowie wyższej kadry kierowniczej, kierownicy ds. finansów i kierownicy operacyjni.

Taka współpraca między pionami umożliwi zespołowi ds. planowania określenie dokładnej wizji kadry w przyszłości i wdrożenie w całej firmie przynoszących efekty planów działania.

1.  stworzenie poczucia mobilizacji

Skuteczne planowanie zatrudnienia wymaga silnego i ciągłego zaangażowania na wszystkich szczeblach firmy. Dział HR, kadra zarządzająca i kierownicy operacyjni muszą rozumieć potrzebę planowania zatrudnienia na przyszłość.

Stworzenie takiego poczucia mobilizacji często należy do zadań działu HR, który pomaga innym członkom zespołu zrozumieć stojące przed firmą wyzwania takie jak: niedobór kandydatów o pożądanych kwalifikacjach na rynku, niska ilość pracowników o preferowanych kwalifikacjach w organizacji, konkurencyjny rynek pracy, starzejący się personel przedsiębiorstwa czy trudności z utrzymaniem obecnych talentów w firmie. Podtrzymywanie poczucia mobilizacji jest szczególnie istotne w przypadku kadry zarządzającej i niezbędne w celu zapewnienia inwestycji w zasoby i wdrożenia planów działania. 

Przed przejściem do kolejnego kroku należy również zadbać czy powołany zespół ds. planowania zatrudnienia w pełni rozumie postawione przed nim cele i deklaruje pełne zaangażowanie.

2.  od strategii do zasobów ludzkich

Gdy wszyscy już rozumieją potrzebę planowania zatrudnienia, można przejść do procesu scalania strategii organizacyjnej z celami w zakresie zasobów ludzkich. Zespół powinien się gruntownie zastanowić nad następującymi kwestiami: „Gdzie firma widzi się za dwa-trzy lata?” oraz „W jakich obszarach firma przewiduje wzrost lub zmianę?”.

Podstawą planowania zatrudnienia jest zrozumienie ogólnej wizji i przyszłych celów firmy. Na przykład chęć zwiększenia automatyzacji w kolejnych latach będzie wiązać się ze zwiększonym zapotrzebowaniem na umiejętności techniczne w firmie oraz prawdopodobnie ograniczeniem liczby pracowników.

Kluczowe jest, aby podczas wyznaczania celów dotyczących zasobów ludzkich wziąć pod uwagę czynniki zarówno jakościowe, jak i ilościowe. Na przykład ilu więcej kierowników będzie potrzebnych w kolejnych latach (aspekt ilościowy) oraz jakie konkretne umiejętności są potrzebne w firmie teraz, a jakie będą potrzebne w przyszłości (aspekt jakościowy). Dzięki temu procesowi firma zyska jasną wizję zatrudnienia obecnie i w przyszłości.

3.  analiza zatrudnienia

Kolejnym etapem procesu planowania zatrudnienia jest przeprowadzenie kompleksowej analizy zatrudnienia. Wymaga to dokładnego określenia, jakie umiejętności są już dostępne w firmie, rozróżnienia, które z nich będą nadal potrzebne w niedalekiej przyszłości, a które staną się przestarzałe. 

Na tym etapie należy zapoznać się z perspektywą liderów oraz kierowników działów firmy na temat kierunku działań przedsiębiorstwa. To te osoby dysponują bezpośrednią wiedzą na temat tego, jakiego rodzaju umiejętności są potrzebne do prowadzenia codziennej działalności. Informacje te pozwolą zespołowi uzyskać kompleksową wiedzę na temat  obecnej sytuacji zatrudnienia w firmie, oraz stworzenia wizji na przyszłość.

Taką ogólną analizę najłatwiej przeprowadzić, wyróżniając różne kategorie umiejętności, możliwości i talentów. Na potrzeby planowania zatrudnienia mówimy o siedmiu potencjalnych grupach; są to:

1. kluczowi gracze – pracownicy stali potrzebni w firmie obecnie i w przyszłości
2. niewykorzystany potencjał – pracownicy stali, którzy prawdopodobnie będą potrzebni w przyszłości
3. do przeniesienia – pracownicy stali, którzy być może będą musieli zmienić stanowisko w firmie
4. aktualnie niezbędny personel – pracownicy stali, którzy teraz są niezbędni, ale w przyszłości mogą nie być potrzebni
5. pracownicy tymczasowi
6. najbardziej poszukiwani – pracownicy o umiejętnościach potrzebnych w firmie teraz i w przyszłości
7. potencjalnie poszukiwani – pracownicy o umiejętnościach, których firma prawdopodobnie będzie potrzebować w przyszłości

4.  okres przejściowy

Po przeprowadzeniu analizy zatrudnienia można rozpocząć fazę przejściową procesu. Na tym etapie zespół określa, które działania kadrowe są najskuteczniejsze i rozpoczyna się proces wdrażania.

Kluczowe jest opracowanie osobnych działań kadrowych wobec każdej z wyżej wymienionych grup pracowników. W przypadku grupy do przeniesienia niezwykle ważne będzie budowanie programów szkoleniowych czy projektów rozwojowych, aby wyposażyć pracowników w umiejętności, których dziś nie posiadają, a w przyszłości będą potrzebne. Takie działanie będzie miało ogromny wpływ na satysfakcję z pracy i przywiązanie do pracodawcy. Z drugiej strony równie ważne jest stworzenie skutecznych planów rekrutacyjnych i kampanii marketingowych, które pomogą nam dotrzeć do kandydatów z grupy potencjalnie poszukiwani, aby zabezpieczyć przyszłość naszej organizacji. Przygotowanie oddzielnego, dostosowanego planu działania dla każdej kategorii znacząco poprawia ogólne wyniki i efekty całego przedsięwzięcia.

Choć prawdą jest, że zwykle to zespół HR kieruje wieloma częściami procesu planowania zatrudnienia, to jednak za wdrażanie działań kadrowych przeważnie odpowiadają kierownicy operacyjni. Zazwyczaj jest to najbardziej racjonalne rozwiązanie, ponieważ kierownicy mają bezpośredni kontakt z pracownikami.

Na etapie wdrażania kluczowa jest komunikacja. Należy przemyśleć czy osoby które mają być nośnikiem komunikatu są wyposażone w narzędzia, aby go skutecznie przekazać, warto jest wdrożyć szkolenia dla tej grupy, jeśli widzimy taką potrzebę. Bardzo ważne jest, aby kierownicy operacyjni nie tylko informowali pracowników o planach działania, ale również zachęcali ich do skorzystania z dostępnych możliwości. Bezpośredni dialog z kierownikami może pomóc pracownikom zrozumieć, jak ważne jest rozwijanie przez nich umiejętności i kariery.

A co najważniejsze – wszystkie działania w obszarze kadr muszą cechować się uczciwością i obiektywnością. Wszyscy pracownicy o takich samych talentach powinni mieć dostęp do takich samych możliwości.

Przeczytaj także: kandydaci aktywni i pasywni - różnica w strategiach dotarcia.

5.  włączenie planu do strategii

Ostatnim krokiem jest włączenie planu do strategii firmy, jednak proces zarządzania pracownikami na tym się nie kończy. Przeciwnie – planowanie zatrudnienia to proces cykliczny, wymagający nieustannej oceny i korekty w celu zaspokojenia zarówno zmieniających się potrzeb firmy, jak i bardzo dynamicznego rynku pracy.

Planowanie zatrudnienia powinno być procesem ciągłym i uznanym jako stały element strategii organizacyjnej.

Ważnym elementem tego procesu jest również cykliczna ocena skuteczności przedłożonych planów działania. Na podstawie dokonanej oceny firma może wprowadzić zmiany w poszczególnych planach albo zmienić sposób, w jaki są one wdrażane w ramach procesu.

Aby dowiedzieć się więcej na temat tego, jak planowanie zatrudnienia może pomóc Twojej firmie przygotować się do pracy w przyszłości, pobierz nasz poradnik zawierającą szczegółowe informacje na temat procesu planowania zatrudnienia.