strategie redukcji kosztów, które umożliwiają zatrzymanie pracowników przy jednoczesnym zwiększeniu elastyczności.

Znalezienie odpowiednich osób z odpowiednimi umiejętnościami jest wartościowym celem dla każdego managera HR. W obliczu wpływu wywieranego przez wahania gospodarcze i światowe konflikty na popyt rynkowy, zdolność do dostosowania zatrudnienia staje się kluczowa dla sukcesu przedsiębiorstwa.

Zwalnianie i ponowne zatrudnianie pracowników w zależności od potrzeb jest rozwiązaniem co najmniej niepraktycznym, które z czasem przynosi negatywne skutki. Zamiast tego należy skupić się na elastyczności i umiejętności adaptacji pracowników, opracowując długo- i krótkoterminowe strategiczne plany HR, które pomogą wspierać cele przedsiębiorstwa.

zrozumienie strategicznego planowania zatrudnienia

Mówiąc prościej, strategiczne planowanie zatrudnienia to strategia albo plan opracowane z wyprzedzeniem, dotyczące pracowników i ich umiejętności. Plan ten powinien uzupełniać cele przedsiębiorstwa i uwzględniać czynniki zewnętrzne, takie jak popyt ze strony klientów i sytuacja gospodarcza.

Przewidując wymogi stawiane w przyszłości przed Twoimi pracownikami możesz zapewnić sobie odpowiednią liczbę pracowników z umiejętnościami niezbędnymi do wykonania pracy – mając zbyt wielu pracowników poniesiesz wysokie koszty, z kolei mając ich zbyt mało nie osiągniesz założonej wydajności. Celem jest osiągnięcie złotego środka, a temu służy efektywne zarządzanie wydajnością.

Nagłe zwolnienia i wstrzymanie zatrudniania nie są rozwiązaniem w obliczu zmian popytu rynkowego. Takie działania podważają Twoją markę pracodawcy.

Natomiast strategiczne planowanie HR zapewnia długoterminowe rozwiązania, które uwzględniają zarówno zarządzanie pracownikami, jak i aspekty finansowe. Pomaga to stworzyć zespół pracowników, którzy będą w stanie sprostać rosnącym wymaganiom, obsługiwać nowe technologie i uzupełniać luki w umiejętnościach. Jest to również najlepszy sposób na reagowanie na wahania gospodarcze w inny sposób niż poprzez impulsywne działania. Opisane poniżej kroki mogą pomóc w stworzeniu strategicznego planu HR w przedsiębiorstwie.

ocena bieżących potrzeb w zakresie zatrudnienia

Każda droga zaczyna się od pierwszego kroku. Aby rozpocząć planowanie zatrudnienia, potrzebne są informacje. Powinieneś na przykład wiedzieć, ile stanowisk czy ról jest niezbędnych do pomyślnego funkcjonowania firmy. Ilu pracowników potrzeba do obsadzenia tych stanowisk? Jakie umiejętności są konieczne?

Aby znaleźć odpowiedzi na powyższe i inne niezbędne pytania, należy dogłębnie przeanalizować obecne zatrudnienie i swoje przedsiębiorstwo.

Pomocne może być rozpoczęcie od spojrzenia z perspektywy przedsiębiorstwa. W ten sposób nie ulega się wpływowi aktualnego poziomu zatrudnienia.

• określ, jakie role są niezbędne dla uzyskania optymalnej wydajności. Możesz podzielić je na kategorie, takie jak kierownictwo wyższego i średniego szczebla, pracownicy produkcyjni, pracownicy IT i pracownicy biurowi.
• rozważ, ilu pracowników jest potrzebnych do skutecznej obsługi każdej roli.

Teraz nadszedł czas na pracę z danymi o liczbie obecnie zatrudnionych.

• określ liczbę pracowników i ich role w przedsiębiorstwie.
• zidentyfikuj pożądane umiejętności. Szczegółowa inwentaryzacja umiejętności jest przydatna na potrzeby szkolenia przekwalifikowującego i oceny możliwości rozwoju przedsiębiorstwa.
• przejrzyj dane dotyczące pracowników w tym liczbę przepracowanych godzin, produktywność, wskaźniki rotacji i absencji.

Teraz porównaj te dwa zestawy informacji. Możesz być zaskoczony wnioskami. W niektórych obszarach może brakować personelu, podczas gdy w innych będzie zbyt wielu nieproduktywnych pracowników. Może się okazać, że dział osiąga ponadprzeciętne wyniki przy zatrudnieniu mniejszej liczby osób, niż wydawało się konieczne. Po przeanalizowaniu wyników, wyróżnij role, umiejętności albo konkretnych pracowników o krytycznym znaczeniu dla ciągłości działalności.

dostosowanie planowania zatrudnienia do celów biznesowych

Zanim stworzysz własny plan, musisz doprowadzić do porozumienia między kierownictwem a działem HR, co oznacza pełne zrozumienie krótko- i długoterminowych celów przedsiębiorstwa. Zwiększenie udziału w rynku albo wdrożenie nowej linii produktów może znacząco wpłynąć na liczbę i rodzaj potrzebnych pracowników. Weź również pod uwagę decyzje dotyczące działalności operacyjnej, takie jak chęć wprowadzenia cyfryzacji albo zwiększenia wykorzystania technologii czy automatyzacji.

Po pełnym zrozumieniu celów stawianych na przyszłość możesz ustalić priorytety dotyczące kluczowych ról i umiejętności niezbędne do reagowania na problemy. Możesz także zidentyfikować osoby, które są niezbędne do osiągnięcia celów biznesowych. W razie potrzeby konieczna może być restrukturyzacja zatrudnienia, aby zapewnić stałą równowagę między produktywnością pracowników a zapotrzebowaniem rynkowym.

Rozważ możliwość przekwalifikowania albo podniesienia kwalifikacji pracowników, aby pokryć pojawiające się w przyszłości niedobory. Awansowanie aktualnych pracowników pozwala wykorzystać osoby osiągające wysokie wyniki, zapewniając objęcie krytycznych ról przez sprawdzonych, niezawodnych pracowników.

Jeśli wahania gospodarcze powodują, że kierownictwo najwyższego szczebla zmniejsza zatrudnienie, należy znaleźć sposoby na utrzymanie aktywności aktualnych pracowników. Oceń możliwości przekwalifikowania pracowników do różnych ról albo zezwól na większą elastyczność w harmonogramach.

opracuj strategię zatrzymywania talentów

W okresie spowolnienia gospodarczego myślenie o redukcji zatrudnienia może być kuszące. Jednak, jak widzieliśmy powyżej w przypadku Schiphol, może to prowadzić do długoterminowych trudności i utraty przychodów. Utrata jednego albo większej liczby kluczowych pracowników czy też krytycznych umiejętności może szybko zniweczyć próby naprawy sytuacji przedsiębiorstwa. Może się też okazać, że ponowne zatrudnienie osób w miejsce tych, które zostały zwolnione, może kosztować więcej niż zaoszczędzone kwoty. Znalezienie sposobów na zatrzymanie najbardziej utalentowanych pracowników ma kluczowe znaczenie, podobnie jak utrzymanie lojalnego personelu wsparcia.

Okresy niskiego popytu rynkowego stwarzają możliwości szkolenia i rozwoju. Strategia ta pozwala pracownikom na natychmiastowe wkroczenie do akcji, gdy tylko wzrośnie popyt, dzięki nowym umiejętnościom i wiedzy oraz jeszcze większe zaangażowanie się w działalność przedsiębiorstwa. Przeprowadzona już ocena zatrudnienia i zapewnienie zgodności z celami mogą pomóc w określeniu, na czym należy się skupić. Na przykład, aby upewnić się, że szkolisz i rozwijasz właściwe umiejętności i właściwych pracowników:

• wykorzystaj analizę zatrudnienia, aby określić, którzy pracownicy w ramach Twojej przedsiębiorstwa mają największy potencjał.
• skonsultuj krótko- i długoterminowe cele biznesowe w celu określenia przyszłych potrzeb HR.
• skorzystaj z wykazu umiejętności do określenia niedoborów.

przyjmij elastyczną organizację pracy

Zwinni pracownicy pomogą Ci zaoszczędzić na kosztach operacyjnych, jednocześnie poprawiając morale załogi. Zbadaj sposoby na wprowadzenie większej elastyczności w miejscu pracy. Ponieważ nie każde stanowisko sprzyja pracy zdalnej, znajdź inne sposoby na zapewnienie pracownikom większej elastyczności.

Rozważ planowanie pracy w niepełnym albo elastycznym wymiarze godzin, dzielenie pracy, czterodniowy tydzień pracy albo hybrydowe modele pracy, aby zachęcić pracowników bez zwiększania wynagrodzeń. Elastyczna organizacja pracy może również obniżyć koszty operacyjne, takie jak koszty sprzątania, mediów, ochrony i wyposażenia biura.

Dzielenie pracy i praca w niepełnym wymiarze godzin zwiększają zaangażowanie i lojalność pracowników, ponieważ mogą oni zorganizować swoje życie osobiste (np. jeśli chodzi o dzieci, starszych rodziców, wizyty u lekarza) dzięki bardziej elastycznym harmonogramom. Można nawet zaplanować nakładanie się obowiązków w przypadku, gdy popyt na rynku nagle wróci do normy. Niektóre osoby dzielące pracę mogą być skłonne zrezygnować ze świadczeń dodatkowych, aby cieszyć się większą elastycznością.

Niezależnie od tego, w jaki sposób zdecydujesz się zrestrukturyzować swoje środowisko pracy, jednym z podstawowych elementów jest stała komunikacja. Pracownicy zdalni muszą czuć się tak samo częścią zespołu, jak pracownicy stacjonarni. Pozostają oni integralną częścią zespołu i powinni być na bieżąco informowani o wyzwaniach, zarówno gospodarczych, jak i innych. Ponadto należy zapewnić pracownikom zdalnym równe szanse w zakresie udziału w szkoleniach i rozwoju oraz ubiegania się o awans.

wykorzystanie technologii w celu zwiększenia wydajności

McKinsey & Company, współpracując z firmami produkcyjnymi, odkryła, że wdrożenie narzędzi cyfrowych i analitycznych pomogło obniżyć koszty o 5%, czyli znacznie więcej niż 2% przypisywane tradycyjnym metodom, takim jak redukcja zatrudnienia. Przedsiębiorstwa wykazujące się odpornością odkryły, że technologia, jeśli jest używana prawidłowo może znacznie poprawić wydajność.

Pracownicy uwolnieni od powtarzalnych, ręcznych zadań mogą zostać przydzieleni do innych ról, w których mogą się wykazywać większą inicjatywą i zaangażowaniem. Oszczędności wynikające z technologii mogą obejmować zarówno zmniejszenie liczby błędów, jak i zwiększenie produktywności. Używanie maszyn do wykonywania powtarzalnych albo uciążliwych czynności może zapobiec urazom pracowników i utracie czasu. Wideokonferencje i współdzielone miejsca pracy pomagają zapewnić współpracę między pracownikami zdalnymi i pracującymi na miejscu.

Przed zainwestowaniem w nową technologię należy policzyć oszczędności netto, biorąc pod uwagę początkowe nakłady, koszty szkoleń i wymagania dotyczące aktualizacji albo odnowienia w zestawieniu z ogólnym wzrostem wydajności.

niestabilna gospodarka wymaga strategicznego planowania HR

Jeśli chodzi o niepewność gospodarczą, potrzebna jest strategia, która wykracza poza to, co dzieje się tu i teraz. Reaktywny styl zarządzania może sprawić, że pozostaniesz w tyle za konkurencją. Przygotuj się na wahania rynkowe, spadki i wzrosty, tworząc plan obejmujący każdy scenariusz.

Podejmowanie decyzji w oparciu o informacje wymaga danych na temat pracowników, ich umiejętności oraz krótko- i długoterminowych celów przedsiębiorstwa. Uzbrojony w plan i poparty autentycznymi danymi, możesz stworzyć zwinną załogę, która będzie się dostosowywać do potrzeb, eliminując potrzebę zwolnień.

Sukces Twojej firmy zależy od jej pracowników. Jako specjalista obszaru HR możesz wzmocnić swoją organizację poprzez poprawę zarządzania ludźmi. Skuteczny strategiczny plan zatrudnienia ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu i krótkoterminowego przetrwania.