zatrudnianie pracowników sezonowych przed szczytem sezonu

Dla przedsiębiorstw ze znacznymi wahaniami zapotrzebowania szczyt sezonu to bardzo ważny czas – sprzedaż w tym okresie może przesądzić o ich wyniku końcowym. Zatrudnienie pracowników sezonowych jest jednym ze skutecznych sposobów na zaspokojenie zwiększonego zapotrzebowania na personel w tym okresie. 

Jeżeli już teraz polegasz na pracownikach sezonowych, którzy pomagają Twojej firmie sprostać wyzwaniom w najbardziej pracowitych miesiącach roku, kluczowa jest realizacja. Opracowanie planu z wyprzedzeniem zapewnia sukces, gdyż daje możliwość wykorzystania dodatkowej siły roboczej do osiągnięcia celów biznesowych.

W tym artykule nakreślimy nasze najlepsze praktyki zatrudniania i zarządzania pracownikami sezonowymi. Ale zanim się tym zajmiemy, poświęćmy trochę czasu na rozważenie zalet i wad zatrudniania pracowników sezonowych.

Zalety posiadania pracowników sezonowych:

• elastyczność, możliwość zwiększania i zmniejszania liczby personelu w zależności od potrzeb;
• dostęp do specjalistycznych umiejętności;
• mniej intensywne procesy rekrutacji;
• bardziej opłacalne niż zatrudnianie personelu na stałe;
• możliwości „testowania” potencjalnych kandydatów do stałego grafiku.

Wady posiadania pracowników sezonowych:

• mniejsze zaangażowanie i lojalność;
• ograniczony czas na szkolenie i wdrażanie;
• zmniejszenie wskaźników utrzymania pracowników i powiązana z tym utrata wiedzy.

przed szczytem sezonu

Planowanie pracy sezonowej jest czasochłonnym procesem. Dla osiągnięcia najlepszych wyników zacznij ten proces, zanim rozpocznie się szczyt sezonu i stosuj te najlepsze praktyki:

zebranie informacji

Skuteczne planowanie pracowników na szczyt sezonu zaczyna się od danych. Należy zgromadzić wszystkie istotne informacje z poprzednich lat, jakie możesz znaleźć: dane dotyczące sprzedaży, raporty dotyczące wyników, poziom zapasów i harmonogram personelu. Następnie uzyskaj prognozy zapotrzebowania i sprzedaży na pracowite miesiące. Dzięki tym informacjom możesz ustalić możliwości dostępnego personelu i oszacować wymagania dotyczące dodatkowej pracy na nadchodzący szczyt sezonu.

Patrząc na poprzednie lata, weź pod uwagę rejestry dotyczące:

• nadgodzin;
• dni urlopu chorobowego pracowników;
• skarg klientów.

Wzrost w którejkolwiek z tych kategorii może wskazywać na potrzebę zatrudnienia większej liczby pracowników sezonowych. Gdy Twój zespół jest przepracowany, wyższy poziom stresu może prowadzić do zwiększenia liczby problemów technicznych albo konfliktów pomiędzy pracownikami. Większa liczba pracowników sezonowych pomaga zarządzać indywidualnym nakładem pracy.

zrozum przepisy dotyczące zatrudniania pracowników sezonowych

Przepisy prawa pracy dotyczące zatrudniania pracowników sezonowych różnią się w zależności od regulacji miejscowych, stanowych, regionalnych i krajowych. Dlatego też kluczowe jest uzyskanie porady partnera HR znającego daną branżę i lokalizację. Przed zatrudnieniem pracowników sezonowych warto w pełni zrozumieć następujące wymogi prawne:

• płaca minimalna; 
• świadczenia dodatkowe, w tym urlop wypoczynkowy albo zwolnienie chorobowe;
• stawki w godzinach nadliczbowych;
• dopuszczalny wiek.

Ponadto wiele krajów wdrożyło przepisy dotyczące zatrudniania obcokrajowców. Jednym z przykładów jest amerykańska Ustawa o ochronie imigrantów i sezonowych pracowników rolnych, która obejmuje nie tylko wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe, ale również zakwaterowanie i transport. Unia Europejska promuje również pracę imigrantów i obcokrajowców w celu rozwiązywania problemu niedoboru wykwalifikowanych pracowników dzięki krajowym zezwoleniom na pracę, w tym Niebieskiej Karcie UE.

Możesz zminimalizować ryzyko komplikacji prawnych poprzez dokładne weryfikowanie i przestrzeganie wszystkich wymaganych przepisów prawa pracy.

zidentyfikuj wymogi dotyczące umiejętności pracowników sezonowych

Twoje przedsiębiorstwo wymaga połączenia umiejętności pracowników, aby mogło wydajnie funkcjonować. Prawdopodobnie masz stanowiska, które wymagają wysoce technicznej wiedzy i doświadczenia, oraz inne, które polegają bardziej na dobrej etyce pracy i doświadczeniu życiowym. Dobierając parametry do swoich pracowników sezonowych, należy rozważyć, które umiejętności są łatwiejsze do znalezienia i mogą łatwo przełożyć się na znalezienie wydajnego pracownika. Typowe stanowiska dla pracowników sezonowych obejmują pracowników rolnych, personel obsługi klienta i ładowaczy magazynowych.

Podobnie warto zastanowić się, jakich umiejętności należy szukać u członków stałego personelu, aby uzupełnić umiejętności pracowników sezonowych. Najprawdopodobniej będą to umiejętności specjalistyczne albo umiejętności przywódcze, które zapewniają podstawy dla działalności biznesowej.

W niektórych sytuacjach może być konieczne zatrudnienie pracowników sezonowych z zaawansowanymi umiejętnościami, którzy pomogą przy realizacji konkretnego projektu. Jest to powszechne w takich obszarach jak budownictwo albo imprezy sportowe. Podczas gdy wymogi dotyczące poziomu umiejętności są zróżnicowane, proces jest ten sam. Uważnie rozważ, czego potrzebujesz od pracowników sezonowych, a następnie ustal, w jaki sposób mogą się oni włączyć w pracę Twojego stałego personelu, aby zrealizować Twoje cele.

planowanie szkolenia i wdrażania pracowników sezonowych

Gdy będziesz mieć wyraźny obraz tego, ilu pracowników sezonowych zatrudnić i jakie stanowiska muszą zająć, czas pomyśleć o szkoleniach i wdrażaniu do pracy. W charakterze przewodnika wykorzystaj istniejący program szkoleniowy dla każdego stanowiska. Następnie poszukaj sposobów na usprawnienie procesu bez narażania bezpieczeństwa ani produktywności:

• wypełnij dokumenty online przed datą rozpoczęcia;
• połącz szkolenie podstawowe z oprowadzaniem po zakładzie;
• wykorzystaj szkolenie praktyczne, aby ograniczyć czas zajęć teoretycznych i zwiększyć wydajność;

Ze względu na krótki czas, najbardziej skuteczne programy szkoleniowe priorytetowo traktują kluczowe umiejętności, których potrzebują pracownicy, aby pracować bezpiecznie. Aby zmaksymalizować wartość, należy przejrzeć raporty dotyczące incydentów i wskaźniki błędów z poprzednich lat i odpowiednio dostosować treści edukacyjne do powszechnie występujących problemów. Dobieranie odpowiednich tematów i czasu trwania wymaga odpowiedniego wyważenia – w niektórych przypadkach lepiej jest wydać więcej pieniędzy na szkolenie, jeżeli może ono zapobiec kosztownym albo czasochłonnym błędom i przestojom.

Nie dziw się, jeżeli odkryjesz, że niektóre stanowiska nie nadają się dla pracowników sezonowych ze względu na konieczność ukończenia długiego szkolenia. Na stanowiska wymagające skomplikowanych praktyk dotyczących zgodności, niebezpiecznego sprzętu albo szerokiej wiedzy instytucjonalnej lepiej przyjmować stałych pracowników.

zatrudnienie pracowników sezonowych

Zatrudnienie dużej liczby pracowników sezonowych wymaga nieco innej taktyki niż tradycyjny proces rekrutacji. Restrykcyjny proces weryfikacji może nie być konieczny i prawdopodobnie szukasz mniej konkretnych umiejętności albo wiedzy. Masz również dostęp do większej liczby dostępnych kandydatów, takich jak obcokrajowcy, dorabiający emeryci albo młodsi pracownicy. Ze względu na niedobór pracowników na świecie ta dodatkowa elastyczność jest najkorzystniejsza. 

zacznij wcześnie

Na trudnym rynku pracy potrzeba więcej czasu, aby znaleźć satysfakcjonujących pracowników sezonowych. Firmy na całym świecie zmagają się z rekrutacją. Niezależnie od branży, lokalizacji i wskaźników bezrobocia. Zaczynając wcześniej niż zwykle, możesz ograniczyć straty i zyskać przewagę nad konkurencją.

Stosując sezonową strategię zatrudniania, zaktualizuj witrynę internetową przedsiębiorstwa i oferty pracy oraz wydrukuj materiały z najnowszymi informacjami. Jeżeli Twój zespół będzie uczestniczył w targach kariery w celu rekrutowania pracowników, zamów broszury i oznaczenia. Spotkaj się z działem HR i zespołem rekrutacyjnym, aby zweryfikować tegoroczną strategię i przeprowadzić burzę mózgów. Gdy wszystko jest ustalone i zespół dojdzie do porozumienia, proces rekrutacji idzie gładko i skutecznie.

stosuj dokładne opisy stanowisk dla pracy sezonowej

Spójrz wstecz: kiedy ostatni raz ktokolwiek odświeżał opisy pracy sezonowej w firmie? Wiele spółek co roku ponownie wykorzystuje ten sam tekst – ale jeżeli potrwa to zbyt długo, oferty prawdopodobnie nie będą odzwierciedlać aktualnych uwarunkowań na danym stanowisku.

Atrakcyjny opis stanowiska jest szczery, dokładny i zwięzły. Ważne jest, aby zamieścić co najmniej kluczowe obowiązki, wynagrodzenie i lokalizację miejsca pracy. Należy pamiętać, że pracownicy sezonowi nie zawsze szukają opcji rozwijania kariery, więc długa lista obowiązków i wymagań może być dla nich przytłaczająca.

Kiedy wyraźnie określisz, czego mogą się spodziewać kandydaci do pracy na danym stanowisku, pozwoli im to podjąć świadomą decyzję, czy aplikować. Kandydaci, którzy samodzielnie podejmą decyzję o udziale w procesie rekrutacyjnym, będą dobrze rozumieć specyfikę stanowiska, co zmniejszy prawdopodobieństwo, że odpadną przed etapem składania oferty. 

skontaktuj się z byłymi pracownikami

Byli pracownicy są idealnymi kandydatami do pracy sezonowej, ponieważ posiadają już pewien poziom wiedzy na temat firmy i mogą szybko zacząć pracę bez większego szkolenia. Przejrzyj grafiki zatrudnienia z poprzednich lat i zidentyfikuj osoby, które mogą być zainteresowane pracą tymczasową. Warto zacząć od byłych pracowników sezonowych, ale możesz również uwzględnić osoby, które pracowały w niepełnym wymiarze czasu pracy, w pełnym wymiarze czasu pracy albo tymczasowo. Sporządź listę wg przełożonych i zespołu ds. HR. Wyeliminuj osoby, które odeszły, pozostawiając po sobie złe wrażenie.

Gdy liderzy firmy zatwierdzą listę, wyślij zbiorczą wiadomość e-mail z ogłoszeniem dotyczącym stanowisk sezonowych. 

szukaj umiejętności miękkich u osób aplikujących na stanowiska sezonowe 

Sezonowa rekrutacja zawsze jest mniej restrykcyjna niż tradycyjna, ale gdy konkurencja o utalentowanych pracowników jest duża, możesz potrzebować jeszcze większej elastyczności niż zwykle. Najłatwiejszym sposobem na dopasowanie istniejącej strategii jest skupienie się na umiejętnościach miękkich, które w nienamacalny sposób pomagają kandydatom osiągnąć sukces. Większość kandydatów może nauczyć się obsługiwać maszyny, ale trudnej jest nauczyć ich dbałości o szczegóły i zarządzania czasem, które są kluczowymi umiejętnościami na bezpiecznej, skupionej na jakości linii produkcyjnej.

Skupienie na umiejętnościach miękkich zamiast konkretnych kwalifikacjach zapewnia dostęp do szerokiej puli osób szukających pracy. Są to np. świeżo upieczeni absolwenci, osoby zmieniające ścieżkę kariery i osoby, których umiejętności mogą zostać przekazane innym. Gdy inni pracodawcy ignorują te grupy na korzyść osób z umiejętnościami technicznymi, może to zmniejszyć zarówno konkurencję, jak i koszty.

rozszerz swój zasięg

Wykorzystaj maksymalnie strategię zatrudniania na podstawie umiejętności miękkich poprzez docieranie z opisami stanowisk do większej liczby osób. Gdy nie szukasz umiejętności twardych, nie ma potrzeby ograniczać się do witryn branżowych i targów kariery – przejdź na nowe strony internetowe i w nowe lokalizacje. Jeżeli firma oferuje zakwaterowanie dla pracowników sezonowych, postaraj się wziąć udział w wydarzeniach rekrutacyjnych w innych częściach kraju. Możesz nawet aplikować o specjalne programy wizowe, aby przyciągnąć pracowników z zagranicy.

Jeżeli najbardziej pracowity sezon pokrywa się z przerwą letnią albo świętami, rekrutuj bezpośrednio na uczelniach i uniwersytetach. Prace sezonowe zapewniają dodatkowy dochód i doświadczenie do CV, którego potrzebują studenci.

współpracuj z partnerem ds. rozwiązań HR

Dla niektórych firm liczba pracowników sezonowych jest trzy albo cztery razy wyższa niż liczba członków personelu pracujących cały rok. W takim przypadku ma sens zatrudnienie partnera ds. rozwiązań HR. Outsourcing zatrudniania pracowników sezonowych zapewni, że będziesz mieć odpowiedni personel, jednocześnie pozwalając stałym pracownikom skupić się na aktualnych projektach i przygotować się na szczyt sezonu.

W Randstad specjalizujemy się zarówno w zatrudnianiu na stałe, jak i w zatrudnianiu elastycznym. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc Ci zaspokoić zapotrzebowanie na pracowników sezonowych. Stworzyliśmy również listę kontrolną, aby pomóc Ci przygotować się na szczyt sezonu i zatrudnić pracowników sezonowych. 

najczęściej zadawane pytania na temat zatrudniania pracowników sezonowych

jak długo mogą pracować pracownicy sezonowi?

Długość umowy sezonowej zależy od kodeksu pracy w Twoim regionie. W Stanach Zjednoczonych IRS definiuje pracę sezonową jako pracę trwającą mniej niż 12 miesięcy i odnawianą co roku. We Francji zezwolenie dla pracownika sezonowego obowiązuje do sześciu miesięcy w okresie dowolnych następujących po sobie 12 miesięcy.

czy pracownicy sezonowi otrzymują wynagrodzenie za urlop?

Niektórzy pracownicy sezonowi otrzymują wynagrodzenie za urlop, podczas gdy inni nie. Jeżeli przepisy obowiązujące w Twoim kraju wymagają otrzymywania przez pracowników wynagrodzenia za urlop, musisz im je wypłacać. Na przykład w Wielkiej Brytanii Sąd Najwyższy orzekł, że pracownicy sezonowi są upoważnieni do otrzymywania tego samego wynagrodzenia za urlop co pracownicy pracujący w pełnym wymiarze czasu pracy. W przeciwnym razie zależy to od polityki firmy i warunków umowy.

czy pracownicy sezonowi otrzymują wynagrodzenie za nadgodziny?

W niektórych regionach pracownicy sezonowi są wyłączeni z wymogów prawnych dotyczących wynagrodzenia za nadgodziny. Gdy mają zastosowanie zasady dotyczące nadgodzin, wiele firm po prostu ustala harmonogram pracy w taki sposób, aby uniknąć godzin nadliczbowych.

czy pracownicy sezonowi mogą korzystać z zasiłku dla bezrobotnych?

Przepisy dotyczące bezrobocia różnią się w zależności od lokalizacji. Świadczenia mogą zależeć od rodzaju pracodawcy, czasu obowiązywania umowy, historii zatrudnienia pracownika i zapewnienia zatrudnienia sezonowego w przyszłości.

czy pracownicy sezonowi posiadają ubezpieczenie zdrowotne?

Podobnie jak w przypadku innych świadczeń, warunki dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego różnią się w zależności od lokalizacji. W Stanach Zjednoczonych ubezpieczenie sponsorowane przez pracodawcę jest wymagane na podstawie rozmiarów firmy i długości umowy. W krajach, w których istnieją narodowe systemy opieki zdrowotnej, ubezpieczenie zazwyczaj zależy od obywatelstwa i składek. Na przykład przedsiębiorstwa w Niemczech muszą zapewniać ubezpieczenie dla pracowników sezonowych, którzy nie posiadają ubezpieczenia społecznego albo innej ważnej polisy.