czym jest analiza zasobów ludzkich?

Coraz częściej mówi się, że Big Data to ropa naftowa XXI wieku. Jednak czy dane są naprawdę tyle warte? To zależy od sposobu ich wykorzystania.

Przedsiębiorstwa już od lat gromadzą i przechowują dane. Tak naprawdę wiele firm gromadzi szeroki zakres danych dotyczących ich obecnych i potencjalnych pracowników, na przykład dane demograficzne, wskaźniki efektywności, dane dotyczące zachowania, osobowości i czynników motywacyjnych. Obecnie różnica polega na tym, że przedsiębiorstwa mają dostęp do zaawansowanych technologii, co pozwala przekształcić te dane w wyniki analityczne, co nazywamy analizą zasobów ludzkich.

Zanim jednak będzie można zmaksymalizować możliwości płynące z tej strategii biznesowej, trzeba najpierw zrozumieć, czym jest analiza zasobów ludzkich oraz jaką wartość może przynieść przedsiębiorstwu.

czym jest analiza zasobów ludzkich?

Najkrócej rzecz ujmując, analiza zasobów ludzkich to strategiczny proces gromadzenia i analizy danych dotyczących utalentowanych pracowników w celu podejmowania świadomych decyzji biznesowych i dotyczących pracowników. Od lat przedsiębiorstwa wykorzystują analizę zachowań konsumentów, aby dowiedzieć się więcej o zachowaniach zakupowych i czynnikach motywujących konsumentów. Te dane oraz ich analiza pozwalają firmom dostosować ofertę produktową oraz strategię marketingową do potrzeb docelowych klientów albo konsumentów. 

Obecnie pracodawcy mogą wykorzystywać te same analizy oparte na danych, aby lepiej zrozumieć zachowania, potrzeby i czynniki motywujące pracowników. Przedsiębiorstwa wykorzystują te dane analityczne do podejmowania szybszych i bardziej trafnych decyzji dotyczących pracowników oraz całości swojej działalności.

Na przykład, globalny producent chemikaliów BASF wykorzystał analizę zasobów ludzkich do budowy różnorodności i inkluzywności w miejscu pracy. Dzięki wykorzystaniu właściwych danych analitycznych firma była w stanie wyznaczyć klarowne cele oraz opracować wskaźniki służące do pomiaru osiągniętych postępów, jak również opracować odpowiednią strategię przyciągania i angażowania kandydatów wysokiej jakości. Połączenie to pozwoliło spółce zrealizować cele interesariuszy. 

Innym przykładem tego jak pomocna może być analiza zasobów ludzkich w podejmowaniu decyzji opartych na danych może być tworzenie pakietów wynagrodzeń. Solidna strategia analizy zasobów ludzkich pomaga firmie zidentyfikować optymalny przedział wynagrodzeń na danym stanowisku albo w ramach oferty oraz określić jakie świadczenia dodatkowe będą najatrakcyjniejsze dla najbardziej pożądanych kandydatów. Stworzenie konkurencyjnego pakietu wynagrodzeń, który przynosi wyniki, może usprawnić wysiłki rekrutacyjne firmy oraz poprawić wskaźniki retencji.

analiza zasobów ludzkich a analiza HR

Choć w wielu firmach używa się terminów analiza HR i analiza zasobów ludzkich wymiennie, to ich cele oraz zakresy różnią się od siebie. Zrozumienie różnicy między tymi dwoma strategiami jest ważne w kontekście maksymalizacji potencjału działań podejmowanych w zakresie analizy zasobów ludzkich.

Choć analiza HR korzysta w pewnym zakresie z tych samych danych co analiza zasobów ludzkich, na płaszczyźnie strategicznej ma usprawniać funkcje HR oraz poprawiać wyniki zespołu HR. Dodatkowo skupia się wyłącznie na pracownikach w miejscu pracy. Śledzi na przykład podstawowe wskaźniki HR, takie jak wskaźniki rotacji, retencję oraz czas do zatrudnienia, aby umożliwić ocenę wyników zespołu HR.

Analiza zasobów ludzkich jest podobna, ale idzie o krok dalej. Strategia ta skupia się na ogólnych wynikach biznesowych oraz bada ogólną sytuację pracownika, nie tylko jego wskaźniki w pracy. Może ona na przykład obejmować kompleksową analizę równowagi między życiem zawodowym i prywatnym oraz co to znaczy dla pracowników albo zwracać baczniejszą uwagę na dobrostan pracowników.

Celem analizy zasobów ludzkich jest wesprzeć przedsiębiorstwa w podejmowaniu decyzji opartych na danych, które mają pomóc w realizacji celów HR, takich jak osiąganie lepszych wyników rekrutacji, poprawa wydajności oraz zwiększone wskaźniki retencji, jak również ogólnych celów biznesowych, w tym budowy zróżnicowanego zespołu i skutecznego planowania zatrudnienia. 

dlaczego analiza zasobów ludzkich jest obecnie tak ważna?

W ostatnich latach przedsiębiorstwa musiały zmierzyć się z globalną pandemią, trwałym niedoborem pracowników, rosnącym niedoborem wykwalifikowanych pracowników, zwiększonymi wskaźnikami rotacji oraz zakłóceniami w łańcuchu dostaw. Jeżeli te wyzwania czegoś nas nauczyły, to tego jak ważna jest odporność w niestabilnych czasach. To dążenie do osiągnięcia odporności zmieniło zarówno cele przedsiębiorstw, jak i oczekiwania pracowników.

Niedawne badania wskazują na przykład, że dwie trzecie przedsiębiorstw planuje zwiększyć poziom automatyzacji w firmie. W miarę przechodzenia na automatyzację, struktura ich zatrudnienia będzie musiała ulec istotnym zmianom. Liczba zatrudnionych spadnie, a rodzaje umiejętności potrzebnych w zespole się zmienią. Z perspektywy zasobów ludzkich, zakłócenia występujące na przestrzeni ostatnich lat przyniosły presję na zwiększenie wynagrodzeń oraz potrzebę większej elastyczności planowania czasu pracy.

Jak pokazał ten czas występowania poważnych zakłóceń i zmian, tradycyjne wskaźniki HR, takie jak czas do obsadzenia stanowiska, koszty nadgodzin czy nadmierna absencja nie odzwierciedlają całego obrazu sytuacji. Tak naprawdę wskaźniki te często były wypaczane przez siły pozostające poza kontrolą przedsiębiorstwa. Na przykład częste kwarantanny i lockdowny w istotny sposób wpłynęły na absencje, co jednak nie oznacza, że firma miała problemy z absencją pracowników spowodowane czynnikami innymi niż ograniczenia pandemiczne.

W tym zakresie istotną rolę w budowaniu odpornego zespołu może odegrać analiza zasobów ludzkich. Strategia ta nie bierze pod uwagę wyłącznie podstawowych wskaźników, które pokazują jedynie wycinek sytuacji w danym momencie. Zamiast tego przygląda się powodom, dla których te liczby wyglądają tak, a nie inaczej. Na przykład strategie analizy zasobów ludzkich mogą pomóc firmie ustalić dlaczego wskaźniki rotacji rosną. Dzięki tej wiedzy firma nie musi mierzyć się z problemem wysokiej rotacji na ślepo. Może wykorzystać solidne dane analityczne do rozwinięcia skutecznej strategii retencji utalentowanych pracowników.

Jako że analiza zasobów ludzkich to proces ciągły, uzyskane dane analityczne pozwalają firmie szybko dostosowywać się do wszelkich zmian w oczekiwaniach pracowników, zmian sposobów pracy czy zakłóceń pojawiających się na rynku. Wykorzystana w odpowiedni sposób, analiza zasobów ludzkich może zupełnie zmienić sytuację Twojej firmy oraz być źródłem przewagi konkurencyjnej niezbędnej do osiągnięcia sukcesu dziś i w przyszłości.

jaką wartość analiza zasobów ludzkich może wnieść do Twojej firmy?

Czy analiza zasobów ludzkich jest super mocą, której Twoja firma potrzebuje? Może nią być. Tak naprawdę może przynieść wartość Twojej firmie w kilku obszarach.

proces rekrutacji

Analiza utalentowanych pracowników, część składowa analizy zasobów ludzkich skupiająca się przede wszystkim na pozyskiwaniu utalentowanych pracowników, może usprawnić proces rekrutacji, odgrywając kluczową rolę na każdym etapie zatrudniania, w tym:

• pozyskiwanie kandydatów: Analiza zasobów ludzkich może zapewnić wgląd w czynniki motywujące pożądanych kandydatów, jak i ich zachowań online. Informacje te mogą pomóc w określeniu najlepszych metod pozyskiwania kandydatów i komunikowania się z potencjalnymi kandydatami, jak na przykład media społecznościowe, serwisy z ogłoszeniami rekrutacyjnymi, poczta elektroniczna czy wiadomości tekstowe.
• proces rekrutacyjny: Wskaźniki HR mogą pomóc w określeniu, czy potencjalni kandydaci nie są w stanie przejść dalej w procesie rekrutacyjnym, natomiast analiza zasobów ludzkich może pomóc ustalić dlaczego tak się dzieje. Na przykład proces rekrutacyjny może być zbyt długi albo niewystarczająco przejrzysty?
• proces prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych: Korzystanie ze standardowych technik prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych samo w sobie może prowadzić do uprzedzeń w decyzjach dotyczących zatrudnienia. Jednakże jeżeli połączy się techniki ustrukturyzowanych rozmów kwalifikacyjnych z wiedzą płynącą z analizy zasobów ludzkich, takich jak osobowość, zainteresowania czy oczekiwania, można uzyskać czytelniejszy obraz każdego kandydata. Wiedza ta pozwoli zespołowi HR zatrudniać kandydatów dopasowanych zarówno do stanowiska jak i do szefa.
• wybór właściwego kandydata: Oparta na danych strategia pozyskiwania utalentowanych pracowników może pomóc w zidentyfikowaniu kandydatów najlepiej pasujących do stanowiska jak i do firmy.
• pakiet wynagrodzeń: Wybór właściwego kandydata to dopiero połowa sukcesu. Trzeba jeszcze zachęcić kandydata do przyjęcia złożonej im oferty. Jeżeli w Twojej firmie wskaźnik ofert przyjętych przez kandydatów jest niższy niż pożądany, analiza zasobów ludzkich może pomóc opracować pakiety wynagrodzeń, które spełnią oczekiwania pożądanych kandydatów.
• retencja nowo zatrudnionych pracowników: Jednym z najlepszych sposobów na śledzenie sukcesów w realizacji strategii rekrutacji jest kontrola retencji nowo zatrudnionych pracowników. Choć podstawowe wskaźniki HR mogą pomóc w śledzeniu tych wskaźników, analiza zasobów ludzkich pozwala określić przyczyny, dla których nowo zatrudnieni pracownicy odchodzą, jak na przykład nieadekwatne szkolenie czy toksyczni menedżerowie.

Analiza danych w rekrutacji pozwala lepiej zrozumieć dlaczego konkretne wskaźniki wyglądają tak, a nie inaczej, dzięki czemu Twoja firma może zidentyfikować elementy procesu rekrutacji, które działają oraz te aspekty, które wymagają dostosowania.

produktywność w miejscu pracy

Analiza zasobów ludzkich pozwala formułować wnioski w czasie rzeczywistym, dzięki czemu Twoje przedsiębiorstwo może podejmować decyzje biznesowe w oparciu o aktualny stan zatrudnienia. Ta zdolność jest kluczowa przy budowaniu odpornego na pojawiające się trudności zespołu. Na przykład analiza w czasie rzeczywistym zapewnia Twojej firmie przewagę polegającą na możliwości jednoznacznego wskazania niedoborów umiejętności w obrębie zespołu, zwiększenia zaangażowania pracowników na wszystkich poziomach, konfiguracji i przydzielania zespołów oraz zidentyfikowania pracowników najlepiej nadających się do awansu.

Na przykład rosnące niedobory umiejętności zmuszają firmy do skupiania się na rozwijaniu posiadanych umiejętności i rozwijaniu zatrudnionych już utalentowanych pracowników. Badanie pokazuje, że oceny wyników mogą tu bardziej zaszkodzić niż pomóc oraz że są kiepskim narzędziem do identyfikowania talentów. Problem stanowi fakt, że niektórych rzeczy nie da się ocenić na skali oceny wyników i ostateczne wyniki często odzwierciedlają opinie a nie fakty. Z drugiej strony analiza zasobów ludzkich pozwala zgromadzić w jednym miejscu wszelkie informacje o pracowniku, takie jak informacje o przebytych szkoleniach specjalistycznych, poziom produktywności, stanowiska liderskie, jakość i wcześniejsze zatrudnienie, co daje lepszy wgląd w ogólne talenty pracownika.

Niezależnie czy przeglądasz dane analityczne dotyczące utalentowanych pracowników w ujęciu indywidualnym czy też uogólnione dane dotyczące całego zespołu, te dane pozwolą Twojej firmie podejmować świadome decyzje, które mogą znacząco zwiększyć produktywność.

budowanie różnorodności

Niedawne badania pokazują, że firmy o zróżnicowanej strukturze zespołów często osiągają wyniki lepsze od innych spółek nawet o 36%. Jeśli Twoja firma, tak jak wiele innych, postawiła sobie cele sprawiedliwego i inkluzywnego kształtowania zatrudnienia, analiza zasobów ludzkich może pomóc w ich osiągnięciu. Ważne jest wykorzystanie aktualnych danych analitycznych do określenia czy istnieją powody, dla których Twoje przedsiębiorstwo może mieć kłopot z przyciąganiem i zatrzymaniem różnorodnych kandydatów.

Być może w firmie brakuje kobiet na kierowniczych stanowiskach. Korzystanie z analizy utalentowanych pracowników do lepszego zrozumienia tego co odstręcza kobiety w danej firmie od ubiegania się o stanowiska kierownicze może pomóc w opracowaniu skutecznych strategii realizacji firmowych celów różnorodności.

oszczędność kosztów

W ostatecznym rozrachunku wiedza dostępna w czasie rzeczywistym w oparciu o analizę pozyskiwania utalentowanych pracowników może pomóc firmie oszczędzać pieniądze. Po pierwsze, lepsze wyniki rekrutacji mogą pozwolić obniżyć koszty rekrutacji i wdrożenia. Po drugie, możliwość dokładnego przewidywania przyszłego zapotrzebowania na utalentowanych pracowników pozwala przygotować firmę na nadchodzące zmiany.

przeszkody w analizie zasobów ludzkich

Analiza zasobów ludzkich to podejście, które zrewolucjonizuje sposób przechowywania i wykorzystywania danych pracowniczych, tak aby firmy mogły podejmować świadome decyzje. Jednakże istnieje kilka spraw, na które trzeba uważać, formułując swoją strategię analizy zasobów ludzkich.

technika zastępuje kontakt

Dane analityczne mogą dostarczyć wiele cennych informacji, ale nie mogą zastąpić ludzkiego aspektu. Kluczowym jest, żeby Twoja firma powstrzymała się od skupienia nadmiernej uwagi na danych technicznych do tego stopnia, że straci z oczu aspekt budowania relacji z pracownikami. W Randstad wiemy, że tylko dzięki połączeniu techniki i kontaktu można wprowadzić istotne zmiany na lepsze.

uprzedzenia w analizie

Istnieje również niebezpieczeństwo pojawienia się uprzedzeń w procesie analizy zasobów ludzkich. W niektórych przypadkach liderzy biznesowi mają z góry przyjęte przekonania dotyczące gromadzonych przez nich danych. Choć często nieuświadomione, takie myślenie może wpływać na wyniki. Może zachęcać do gromadzenie wyłącznie tych danych i informacji analitycznych, które potwierdzają ich przekonania. Kluczowym jest takie ustalenie parametrów, aby zapewnić, że tego rodzaju uprzedzenia nie wpłyną na wyniki.

zagadnienia dotyczące ochrony prywatności

Wszystkie procesy gromadzenia danych wiążą się z obawami naruszenia prywatności. Twoja firma musi koniecznie potraktować te obawy poważnie i opracować system zgodny ze wszystkimi przepisami prawa pracy oraz wymogami RODO.

zapotrzebowanie na utalentowanych pracowników

Zanim będzie można skutecznie zarządzać strategią analizy zasobów ludzkich, trzeba zdobyć odpowiednie umiejętności, żeby odpowiednio gromadzić i analizować te dane.

Odpowiednio zastosowana, analiza zasobów ludzkich może zwiększyć odporność Twojej firmy w stopniu wystarczającym do przetrwania obecnych i pojawiających się w przyszłości zakłóceń w miejscu pracy.

Pobierz nasz przewodnik zatytułowany „Siedem rzeczy, które powinieneś wiedzieć na temat analizy zasobów ludzkich” i dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób to narzędzie analityczne może pomóc Twojej firmie.