dlaczego zmiany w firmie zaczynają się od procesu zatrudnienia?

Niewiele pomyłek w biznesie jest bardziej kosztownych niż zatrudnienie niewłaściwej osoby. Zatrudnienie osoby, której kompetencje nie są adekwatne do tego, czego potrzebuje w danym momencie firma, w najlepszym wypadku zmusza do rozpoczęcia procesu rekrutacji od nowa w celu obsadzenia stanowiska. W najgorszym – może przyczynić się do powstania toksycznego środowiska pracy, które odciąga wartościowych pracowników, obniża morale i zmniejsza produktywność. Tak czy inaczej, wyniki mogą być dość kosztowne dla firmy.

W czasach, gdy rosnące koszty i obawy związane z recesją stanowią wyzwanie dla firm z różnych branż, pracodawcy nie mogą pozwolić sobie na koszty związane z zatrudnieniem niewłaściwej osoby. Pracodawcy muszą opracować skuteczny proces rekrutacji, który prowadzi do szybszych, mądrzejszych i lepszych decyzji rekrutacyjnych.

W tym artykule pokażemy, w jaki sposób można usprawnić proces zatrudniania, aby zminimalizować ryzyko podejmowania złych decyzji rekrutacyjnych. Udostępniamy tu również bezpłatny przewodnik tworzenia skutecznych opisów stanowisk pracy, dzięki któremu wśród kandydatów, z którymi nawiążesz kontakt, będą od samego początku tylko osoby spełniające wymagania dotyczące pracy na danym stanowisku. Na koniec będziesz mieć przejrzysty plan działań pozwalających uniknąć zatrudnienia złych pracowników i zmaksymalizować zatrudnienie tych dobrych.

koszt zatrudnienia pracownika

Wiele firm nie docenia tego, jak wiele może je kosztować zatrudnienie niewłaściwej osoby. Koszt zatrudnienia pracownika waha się średnio od trzykrotności do czterokrotności rocznego wynagrodzenia na danym stanowisku. Koszty te obejmują wydatki przed zatrudnieniem takie jak opłaty za ogłoszenia, weryfikacja i rozmowy kwalifikacyjne, a także wydatki po zatrudnieniu, w tym wdrożenie i szkolenia. Koszty te obejmują również wydatki pośrednie, od zmniejszonej produktywności po obniżoną satysfakcję klienta, które firma może ponieść do czasu obsadzenia stanowiska.

Konsekwencje zatrudnienia osoby o niedopasowanych do potrzeb pracodawcy kompetencjach mogą znacznie wykraczać poza te koszty. Jeśli będziesz mieć wystarczająco dużo szczęścia, aby wcześnie zidentyfikować fakt błędu w zatrudnieniu i podjąć kroki w celu dobrowolnego albo przymusowego rozwiązania stosunku pracy, koszty mogą zostać ograniczone.

Z drugiej strony pozostawienie niewłaściwej osoby w firmie może przynieść daleko idące szkody. Wystarczy jeden niewłaściwie zatrudniony pracownik, aby stworzyć toksyczne środowisko pracy, które wpływa na wszystkich wokół. Warunki te mogą powodować lawinę zakłóceń w miejscu pracy, w tym:

• spadek wydajności: obsadzenie toksycznej osoby na stanowisku może mieć bezpośredni wpływ na poziom produktywności całej załogi. Czynnik ten jest szczególnie istotny w branżach, które w dużym stopniu opierają się na pracy zespołowej i współpracy, takich jak produkcja i budownictwo.

• wzrost wskaźników rotacji: Toksyczne środowisko pracy często skutkuje wyższymi wskaźnikami rotacji. Jedna niewłaściwa osoba może odstraszyć nawet najlepszych i najbardziej lojalnych pracowników, jeśli nie zostanie odpowiednio potraktowana.

• spadek jakości towarów lub usług: wyobraźmy, jakie szkody może wyrządzić niewykwalifikowany pracownik na linii produkcyjnej, nieprzeszkolony robotnik w ekipie budowlanej lub nieetyczny przedstawiciel handlowy w zespole. Dokładnie to może być skutkiem podejmowania złych decyzji dotyczących zatrudnienia.

• zwiększone obawy dotyczące bezpieczeństwa: niewłaściwi pracownicy, którzy nie są w stanie albo nie chcą przestrzegać protokołów bezpieczeństwa, mogą narazić firmę na zwiększone ryzyko związane z bezpieczeństwem. Zagrożenia dla bezpieczeństwa w miejscu pracy mogą być niebezpieczne dla pracowników i dość kosztowne, a nawet narażać firmę na wysokie kary finansowe.

jak dochodzi do zatrudnienia niewłaściwej osoby?

Stwierdzenie, że zatrudnienie odpowiedniego pracownika zwiększa wartość przedsiębiorstwa, a zatrudnienie pracownika o nieodpowiednich kompetencjach zmniejsza ją, wydaje się bezdyskusyjne. Dlaczego zatem tak wiele przedsiębiorstw prowadzi rekrutację w sposób nieefektywny?

Główną przyczyną jest brak komunikacji między pracownikami działu HR a managerami zajmującymi się kierowaniem zespołami. W związku z tym zidentyfikowaliśmy cztery kluczowe czynniki, które przyczyniają się do złych procesów rekrutacyjnych, a w rezultacie do zatrudnienia niewłaściwej osoby.

1. menedżerowie zajmujący się rekrutacją nie zdają sobie sprawy z kosztów złego zatrudnienia.

Podczas gdy zespoły ds. HR mogą dobrze rozumieć, ile kosztuje zastąpienie niewłaściwej osoby, kierownicy zatrudniający mogą nie mieć tej świadomości. Gdy kierownicy zatrudniający nie rozumieją całości skutków swoich decyzji rekrutacyjnych, mogą być mniej rygorystyczni, jeśli chodzi o wybór odpowiedniego kandydata.

2. kierownicy zatrudniający nie są przeszkoleni w zakresie dobrych praktyk zatrudniania.

Nieporozumieniem jest stwierdzenie, że kierownik zatrudniający to najlepsza osoba do rekrutowania członków własnego zespołu. Bez odpowiedniego szkolenia taka sytuacja może być zagrożeniem dla firmy. Dla przykładu, kluczowe jest, aby kierownicy zatrudniający posiadali wyjątkowe umiejętności prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych w celu pozyskania idealnych kandydatów.

3. managerowie czują presję, by szybko zapełnić wakat.

Firmy zatrudniają nowych pracowników, gdy są w potrzebie; stąd wewnętrzna presja, by sfinalizować proces jak najszybciej. Przyczyną może być przeciążenie zespołu obowiązkami lub nagłe odejście jednego z pracowników, a w konsekwencji wakat na którymś z kluczowych stanowisk. Manager może wtedy podjąć pochopną decyzję o zatrudnieniu, lekceważąc braki kandydata, bądź znaczne niedopasowanie do stanowiska.

4. kierownicy zatrudniający nie stosują ustandaryzowanego procesu rekrutacji

Pomimo faktu, że ustandaryzowane praktyki rekrutacyjne mogą przyspieszyć proces rekrutacji i doprowadzić do uzyskania lepszych wyników rekrutacji, wielu firmom wciąż brakuje standaryzacji. Jej brak pozwala kierownikom zatrudniającym, którzy mogą mieć ograniczone doświadczenie w rekrutacji, na tworzenie własnych praktyk, co potencjalnie zwiększa ryzyko podejmowania złych decyzji rekrutacyjnych.

W każdym z tych scenariuszy złe decyzje rekrutacyjne są spowodowane brakiem współpracy między działem kadr a kierownikami zatrudniającymi. To, że zespół HR może nie podejmować ostatecznych decyzji o zatrudnieniu, nie oznacza, że nie odgrywa on kluczowej roli w procesie rekrutacji. Zespoły HR muszą nakierować kierowników zatrudniających i nowych pracowników na sukces. Muszą też z nimi współpracować – szczególnie na etapie rozmów kwalifikacyjnych, gdy kluczowe są zarówno kompetencje w zakresie prowadzenia takich rozmów, jak i wiedza specjalistyczna w danej dziedzinie. W dalszej części zobaczymy, jak obie strony mogą osiągnąć te cele. 

jak zagwarantować zatrudnienie właściwej osoby za każdym razem?

Jako wiodący globalny dostawca usług HR Randstad współpracuje z wieloma firmami z różnych branż, pomagając im w pozyskiwaniu najlepszych utalentowanych pracowników. Wiemy, że efektywny proces rekrutacji ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia długoterminowego sukcesu firmy i jej pracowników. Właśnie dlatego zidentyfikowaliśmy pięć kluczowych obszarów, w których trzeba się wyróżniać, aby za każdym razem zainteresować, odkryć i wybrać odpowiednich pracowników:

1. optymalizacja opisu oferty pracy i publikacji ogłoszeń.

Opisy ofert pracy to drzwi do pozyskania nowych kandydatów, jest zatem bardzo ważne, aby rezultaty tych działań były dla pracodawcy korzystne. To z nich bierze się różnica między możliwością wyboru spomiędzy grona świetnych kandydatów a koniecznością wyboru spośród kandydatów słabych. Na początek należy całościowo pomyśleć o potrzebach zespołu i przedsiębiorstwa. Polecamy też nasz przewodnik dotyczący tworzenia skutecznych opisów stanowisk i ofert pracy, który zawiera bardziej szczegółowe porady

2. skuteczne kreowanie marki firmy i jej kultury organizacyjnej. 

 Nowy pracownik będzie osiągał mizerne rezultaty, gdy kultura organizacyjna firmy okaże się inna niż zapowiadano. Nasze badania pokazują, że więcej niż co drugi pracownik odszedłby z pracy, gdyby czuł, że do niej nie pasuje. Dobra wiadomość jest taka, że poczucie przynależności może poprawić produktywność i zatrzymać pracowników, jednocześnie zmniejszając nadmierną absencję.

Upewnij się, że potencjalni kandydaci czytający opis stanowiska rozumieją kulturę Twojej firmy. Dodatkowo zadbaj o to, by podczas rozmowy kwalifikacyjnej przekazać kluczowe aspekty kultury firmy. Ustalenie realistycznych oczekiwań dotyczących danego stanowiska zapobiegnie prześlizgnięciu się niedopasowanych kandydatów. Ten krok daje również kandydatom możliwość określenia, czy dane stanowisko jest dla nich odpowiednie.

3. nadanie rozmowom kwalifikacyjnym odpowiednich formalnych ram

W bardzo wielu firmach brak jest standardów prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Utrudnia to kierownikom zajmującym się zatrudnieniem przekazanie i uzyskanie najważniejszych informacji, na przykład o sposobie zachowania kandydatów, reakcji w określonych sytuacjach i zdolności technicznych. Co więcej, kierownicy zatrudniający nie mogą dokładnie porównać wyników wielu rozmów kwalifikacyjnych, jeśli nie korzystają z.

Ponadto nie należy zakładać, że kierownicy zatrudniający mają doświadczenie w przeprowadzaniu odpowiednich rozmów kwalifikacyjnych. Zamiast tego warto upewnić się, że Twoja firma zapewnia kompleksowe szkolenia z zakresu rozmów kwalifikacyjnych dla wszystkich kierowników zatrudniających. Krok ten zapewni spójny proces rozmów kwalifikacyjnych na wszystkich poziomach zarządzania. 

W 2019 roku spółka McKinsey zaleciła stosowanie standardów oceny rozmów w ramach uporządkowanego schematu gromadzenia informacji na temat kandydatów do zatrudnienia. „Jeżeli nie można w sposób bezpośredni i ścisły powiązać oceny pracy z jej wynikami lub z cechami potrzebnymi do jej wykonywania, nie należy się na takiej ocenie opierać” – wyjaśniają autorzy.

4. znalezienie uniwersalnych cech pracowników, na których zależy organizacji.

Oprócz tego, że managerowie zajmujący się zatrudnieniem powinni znajdować pracowników z odpowiednim doświadczeniem i właściwymi umiejętnościami, powinni także wiedzieć, jakich cech szukać u każdego nowo zatrudnianego pracownika – bez względu na stanowisko. Cechy te to między innymi naturalny talent, chęć uczenia się, empatia i wiara we własną umiejętność podejmowania decyzji. Managerowie zajmujący się zatrudnieniem powinni także wiedzieć, jakich cech nie chcą znaleźć u kandydata i dlaczego; należy je nazwać i określić zawczasu. 

Istnieje szereg ocen umiejętności, które mogą pomóc w ocenie twardych i miękkich umiejętności kandydata. Oceny te zapewniają pracodawcom bezstronny sposób dokładnego porównania umiejętności i zdolności kandydatów przed zatrudnieniem, co może pomóc w uniknięciu zatrudnienia niewłaściwej osoby.

5. zainwestuj w technologię HR

Na współczesnych, szybko rozwijających się rynkach, pracodawcy powinni wykorzystywać technologię HR do usprawnienia procesu rekrutacji. Na przykład wykorzystanie technologii do automatyzacji procesu sprawdzania referencji pozwala firmie opracować szybszy i dokładniejszy proces weryfikacji. Dodatkowe narzędzia technologiczne HR, takie jak rozmowy wideo, mogą zapewnić lepsze doświadczenie kandydata i umożliwić lepszą współpracę między wszystkimi pracownikami zaangażowanymi w proces rekrutacji.

Wybierając odpowiednie narzędzia technologiczne HR dla swojego przedsiębiorstwa, upewnij się, że w pełni rozumiesz potencjał i korzyści, jakie ta technologia ma do zaoferowania. Zapewnij także swojemu zespołowi ds. HR szkolenie niezbędne do wdrożenia technologii i zarządzania nią. Ten krok może pomóc firmie zmaksymalizować inwestycje w technologie HR.

przyszłość skutecznego zatrudnienia w zasięgu ręki

Sukces związany z zatrudnianiem nowych pracowników zaczyna się od dotarcia do właściwych kandydatów, a to z kolei zaczyna się od opisu oferty pracy i ogłoszenia o pracy. Zachęcamy do wykonania kolejnego kroku związanego z rekrutacją: pobrania naszego bezpłatnego przewodnika tworzenia skutecznych opisów ofert pracy i publikacji ogłoszeń.