rozmowa kwalifikacyjna: czy podejmujesz odpowiednie działania, żeby znaleźć utalentowanych pracowników?

W procesie rekrutacyjnym występuje wiele ważnych elementów, od pisania dobrych opisów stanowisk, które przedstawiają dokładne informacje na temat stanowiska i przyciągają nietuzinkowe utalentowane osoby, po rzetelne sprawdzanie referencji.

Jeżeli chodzi o ocenę umiejętności, jednym z najbardziej zasadniczych etapów w cyklu zatrudniania jest rozmowa kwalifikacyjna, która umożliwia uzyskanie większej ilości informacji niż tylko te, które można wyczytać z CV i profili LinkedIn. Rozmowy kwalifikacyjne zapewniają możliwość dowiedzenia się więcej na temat doświadczenia i zdolności kandydata, a także lepszego poznania jego osobowości i zrozumienia, co czyni kandydata wyjątkową osobą. Ma to kluczowe znaczenie przy ocenie tego, jak dobrze dana osoba będzie pasować do ewentualnych współpracowników, przełożonego i całej firmy.

Mając to na uwadze, warto rozważyć, jak można dostosować strategię dotyczącą rozmowy kwalifikacyjnej, aby uzyskać maksymalne efekty z procesu i znaleźć utalentowanych pracowników najwyższej jakości na stanowiska administracyjne i biurowe.

W tym artykule przyjrzymy się zastosowaniu następującego trójetapowego podejścia:

• Planowanie i przygotowanie
• Rozmowa kwalifikacyjna
• Dalsze działania po rozmowie kwalifikacyjnej

planowanie i przygotowanie

Tak samo jak w przypadku większości aspektów HR i działalności biznesowej ogółem, dokładne zaplanowanie procesu prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych sprawia, że jest on bardziej wydajny i produktywny. W krótkim czasie trzeba dowiedzieć się możliwie jak najwięcej o każdym kandydacie, więc przygotowanie jest niezwykle istotne, żeby jak najlepiej wykorzystać każdą rozmowę kwalifikacyjną.

kwestie praktyczne

Na początek dobrze jest jeszcze raz sprawdzić odpowiednie przygotowanie praktycznych kwestii organizacyjnych, tak aby zapewnić niezakłócony i punktualny przebieg rozmowy kwalifikacyjnej. Oznacza to, że należy potwierdzić rezerwacje sali konferencyjnej w biurze i upewnić się, że zaplanowało się wystarczającą ilość czasu na przeprowadzenie dokładnej rozmowy kwalifikacyjnej. Należy również zapewnić sobie trochę wolnego czasu przed spotkaniem, żeby być gotowym rozpocząć je punktualnie, jak również bezpośrednio po spotkaniu, żeby móc zanotować swoje pierwsze przemyślenia i wrażenia.

Pamiętaj, że w procesie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych nie chodzi tylko o ocenę osób poszukujących pracy. Proces ten zapewnia również poszczególnym kandydatom możliwość lepszego poznania Was i wyrobienia sobie jasnej opinii na temat tego, czy chcą dla Was pracować.

Problemy, takie jak rozpoczęcie rozmowy kwalifikacyjnej z opóźnieniem albo pomieszanie rezerwacji sal konferencyjnych, odbijają się źle na wrażeniu, jakie sprawia firma, a tym samym zwiększają ryzyko, że niezwykle poszukiwani kandydaci zdecydują się wykorzystać swoje talenty gdzieś indziej.

sprawdzenie informacji na temat kandydata

Kolejną nieodzowną częścią planowania rozmowy kwalifikacyjnej i przygotowania się do niej jest sprawdzenie informacji na temat osoby ubiegającej się o stanowisko.

Zarezerwuj sobie czas na zweryfikowanie wszystkich posiadanych informacji na temat tej osoby, od umiejętności, doświadczenia, kwalifikacji i innych cech wymienionych w CV, po wszystkie informacje, które można wyczytać z profilu LinkedIn. Zastanów się również, jak dokładnie chcesz przyjrzeć się jej aktywności na innych platformach społecznościowych, aby wyrobić się dokładniejsze wyobrażenie na temat, jaka ta osoba jest.

Lepsze poznanie poszczególnych kandydatów będzie pomocne na kolejnym etapie planowania rozmowy kwalifikacyjnej: planowaniu pytań.

przygotowanie pytań

Niektóre z pytań zadawanych podczas rozmów kwalifikacyjnych będą takie same w przypadku każdego kandydata. Przy ocenie dopasowania do stanowiska biurowego i administracyjnego można zadać na przykład następujące pytania:

• Jakie były Pana/Pani główne obowiązki na poprzednio zajmowanym stanowisku?
• Czy może Pan/Pani opisać problem, z którym spotkał się Pan/spotkała się Pani w poprzednim biurze, wraz ze sposobem jego rozwiązania?
• Jakie aspekty byłby dla Pana/Pani najbardziej stresujące w poprzedniej pracy?
• W jaki sposób poradził Pan/poradziła Pani sobie z tym?

W celu zapewnienia sprawiedliwości i spójności należy mieć przygotowany zestaw podstawowych pytań, które zadaje się każdej osobie, jednak zdarzają się również okazje, kiedy trzeba dostosować swoje pytania do konkretnych kandydatów. Niektórych kandydatów można chcieć zapytać na przykład o przerwy w przebiegu ich zatrudnienia albo o to, czego nauczyli się na zajmowanych wcześniej stanowiskach.

Korzystne może również być wymyślenie nietypowych albo otwartych pytań kwalifikacyjnych, które zachęcą kandydata do „nietuzinkowego myślenia” i komunikowania się w bardziej naturalny i improwizowany sposób. Takie zachęcanie do odstąpienia od udzielania utartych bądź przygotowanych odpowiedzi może okazać się dobrym sposobem, aby dowiedzieć się więcej o potencjalnych pracownikach.

gotowość do odpowiadania na pytania

Oprócz tego ważne jest również, aby pamiętać, że rozmowy kwalifikacyjne zapewniają nie tylko możliwość przeprowadzenia oceny umiejętności, ale również okazję dla osoby szukającej pracy, żeby dowiedziała się więcej o firmie. W praktyce stanowią one kolejny sposób, żeby reklamować pracodawcę wśród poszczególnych kandydatów.

W związku z tym trzeba przygotować się, żeby opowiedzieć kandydatom więcej o swojej organizacji i odpowiedzieć na wszystkie ewentualne pytania ze strony kandydatów.

W trakcie przygotowań do rozmów kwalifikacyjnych można przewidzieć prawdopodobne pytania, pytając się o kwestie takie jak:

• Jaka jest historia naszej działalności i naszej marki?
• Jakie są niepowtarzalne mocne strony firmy?
• Z jakimi wyzwaniami mierzymy się obecnie?
• Dlaczego to stanowisko jest obecnie dostępne?
• W jaki sposób uznajemy i nagradzamy swoich pracowników?
• Jakie cele firma chce osiągnąć w nadchodzących latach?

rozmowa kwalifikacyjna

Jeżeli chodzi o faktyczne prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej, zawsze doradza się, żeby mieć jasno określone to, jak chcemy, żeby rozmowa przebiegała, i czego chcielibyśmy się z niej dowiedzieć. W przypadku wielu przedsiębiorstw ważne jest, żeby skoncentrować się na trzech konkretnych wymiarach oceny kandydatów do pracy:

• dopasowanie do stanowiska
• dopasowanie do szefa
• dopasowanie do firmy

Może to pomóc w nakreślić kompleksowy obraz kompetencji i potencjału danej osoby, a także jej dopasowania do kultury firmy i osób, z którymi będzie pracować.

początek

Niektórzy kandydaci będą zdenerwowani, szczególnie na samym początku rozmowy kwalifikacyjnej, więc warto zastanowić się jak można ich rozluźnić. Może to obejmować zachowanie spokojnej postawy, zadanie paru nieformalnych pytań dotyczących ich dojazdu do biura czy też przyjęcie przyjaznego tonu, żeby pomóc im się uspokoić i wypowiadać bez skrępowania. Ma to znaczenie, ponieważ ciężko jest rzetelnie ocenić, jak ktoś będzie pasował do Twojego przedsiębiorstwa, jeżeli zdenerwowanie wpływa na jego zachowanie.

Kolejnym istotnym etapem na początku rozmowy kwalifikacyjnej jest przedstawienie się i opowiedzenie pokrótce o swoim doświadczeniu i stanowisku w firmie, a także o samej jednostce biznesowej i powodzie prowadzenia rekrutacji na to konkretne stanowisko.

Przed przystąpieniem do samej rozmowy należy również poświęcić chwilę, żeby wytłumaczyć, jaką formę będzie miała rozmowa kwalifikacyjna, jak długo ona potrwa i co będzie po jej zakończeniu.

Po przedstawieniu się i omówieniu planu przebiegu rozmowy kwalifikacyjnej można przejść do zgłębiania kwestii dopasowania kandydata do określonego stanowiska i przedsiębiorstwa.

dopasowanie do stanowiska

Ocena zdolności kandydata do wykonywania pracy z zachowaniem wysokich standardów powinna stanowić najwyższy priorytet każdej rozmowy kwalifikacyjnej. Należy szukać osób, które posiadają niezbędne kluczowe umiejętności i doświadczenie niezbędne do pełnienia danej funkcji, ale są również szczerze zainteresowane wykonywaniem solidnej pracy i dalszym uczeniem się i rozwijaniem w Twojej firmie.

Jest wiele ewentualnych pytań, które mogą pomóc ocenić dopasowanie do stanowiska, takich jak:

• Podczas ostatniej oceny wyników, jakie cechy Pana/Pani przełożony wskazał jako Pana/Pani najmocniejsze strony?
• Jakie były Pana/Pani najważniejsze obszary wymagające poprawy?
• Które aspekty tej pracy byłyby Pana/Pani zdaniem najciekawsze albo najprzyjemniejsze?
• Która część tej pracy stawiłaby Pana/Pani zdaniem największe wyzwanie?

Pomimo przygotowania większości pytań z wyprzedzeniem należy być gotowym również na improwizację i zadawać dodatkowe pytania zależnie od odpowiedzi udzielonych przez kandydata. Możesz chcieć, żeby Twój rozmówca rozwinął określoną kwestię, albo może okazać się, że w celu uzyskania bardziej pouczającej odpowiedzi konieczne jest przeformułowanie albo dostosowanie pytania.

W toku rozmowy kwalifikacyjnej zwracaj uwagę na sposób formułowania odpowiedzi przez kandydata i notuj wszystko, co zauważysz. Na przykład w przypadku zadania pytania o popełnione w przeszłości błędy albo słabe strony zwróć uwagę na oznaki, że kandydat zdaje sobie sprawę z własnych niedociągnięć, ale jest chętny, żeby rozwijać i rozszerzać zakres swoich umiejętności. Ktoś sumienny i chętny do nauki może być lepszym pracownikiem niż ktoś, kto jest kompetentny technicznie, ale brakuje mu motywacji.

dopasowanie do szefa

Relacje pomiędzy przełożonymi i pracownikami stanowią kluczowy czynnik wpływający na dobry stan ogólny, wydajność i produktywność Twojej firmy, więc zawsze należy starać się ocenić, jak dobrze kandydat będzie dogadywać się ze swoim potencjalnym szefem.

Dostosuj swoje pytania tak, aby uzyskać odpowiedzi, które pozwolą osądzić, czy kandydat będzie podzielać wartości, zrozumienie stanowiska i ogólne poglądy osoby, z którą będzie pracować.

Możesz rozważyć zadanie następujących pytań:

• Kto był najlepszym przełożonym, jakiego kiedykolwiek Pan miał/Pani miała, i dlaczego lubił Pan/lubiła Pani z nim pracować?
• Proszę mi opowiedzieć o przypadku, w którym praca z określonym szefem sprawiała Panu/Pani trudności?
• Co konkretnie przeszkadzało Panu/Pani najbardziej w jego podejściu i jak Pan sobie radził/Pani sobie radziła w takiej sytuacji?

Następnie możesz przeanalizować odpowiedzi kandydata w kontekście stylów zarządzania powszechnie stosowanych w Twojej firmie. Ma to szczególne znaczenie, jeżeli osoba, z którą dany kandydat mógłby pracować – Ty albo ktoś inny – ma bardzo indywidualne podejście do zarządzania albo w wyjątkowy specyficzny sposób komunikuje się ze swoimi pracownikami albo motywuje ich.

dopasowanie do firmy

Skoncentrowanie się na tym, jak dobrze potencjalny nowy pracownik będzie pasował do Twojej firmy, może pomóc uniknąć różnych kosztów związanych z zatrudnieniem niewłaściwej osoby – od wydatków związanych z ponownym publikowaniem ogłoszeń o pracę do strat w zakresie produktywności, które występują, podczas gdy stanowisko pozostaje nieobsadzone. Dopasowanie kandydata do środowiska pracy, obecnego zespołu i wartości Twojej firmy powinno stanowić ważny temat i należy skupić na nich uwagę w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej.

Można zacząć nakreślać wyobrażenie na temat tych cech, zadając pytania, takie jak:

• Dla której z firm, której pracował Pan/pracowała Pani w przeszłości, najlepiej się Panu/Pani pracowało i dlaczego?
• Czy może mi Pan/Pani opowiedzieć o sytuacji, w której należał Pan/należała Pani do zespołu odnoszącego duże sukcesy?
• Co było kluczem do sukcesu tego zespołu?
• Co Pan/Pani wie o naszej firmie?

Kluczowe oznaki, na które należy zwrócić uwagę w odpowiedziach, obejmują częste stosowanie zwrotów „my”, „nas” i „nasze”, co można uznać za oznakę, że ta osoba jest naturalnie potrafi pracować zespołowo, w przeciwieństwie do stosowania zwrotów „ja”, „mnie” i „moje”. Warto również pamiętać, że konflikty i różnice zdań w miejscu pracy są nieuniknione, a najważniejszą kwestią, na której należy się skoncentrować, jest zdolność pracownika do radzenia sobie z takimi sytuacjami, kiedy już wystąpią.

Ocena dopasowania do firmy jest jednym z różnych punktów w procesie rekrutacyjnym, w przypadku którego korzystne może być wykorzystanie technologii, w szczególności w obecnej erze zdalnego zatrudniania i wdrażania. Narzędzia, takie jak Modern Hire, zapewniają możliwość wyświetlania materiałów wideo, pozwalających zapoznać się z życiem w Twojej firmie albo przedstawić rzeczywiste scenariusze i studia przypadków, które kandydat ma omówić.

dalsze działania po rozmowie kwalifikacyjnej

Po zakończeniu oceny, zadaniu pytań i zapewnieniu kandydatowi możliwości zadania własnych pytań, można zakończyć rozmowę, dziękując kandydatowi za wzięcie w niej udziału i opowiadając o kolejnych etapach. Szczególnie ważne jest, żeby określić sposób i termin, w jakim kandydat może oczekiwać informacji zwrotnej.

Bezpośrednio po zakończeniu rozmowy kwalifikacyjnej poświęć trochę czasu na zapisanie swoich pierwszych przemyśleń i wrażeń.

Użyteczne może okazać się udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie są najbardziej wyraźne mocne i słabe strony kandydata?
• Czy braki w zakresie zdolności i doświadczenia można zniwelować poprzez szkolenia i rozwój?
• Czy ta osoba wydaje się w naturalny sposób pasować do reszty zespołu i jednostki biznesowej?

Po wyklarowaniu własnych przemyśleń na temat kandydata można podzielić się wynikami i spostrzeżeniami z rozmowy kwalifikacyjnej z odpowiednimi współpracownikami i interesariuszami – to kolejne zadanie, które można sobie ułatwić korzystając z narzędzia, takiego jak Modern Hire – przed podjęciem decyzji dotyczącej dalszego postępowania.

Pamiętaj, że kandydat poświęcił swój czas, żeby wziąć udział w rozmowie kwalifikacyjnej, więc ważne jest, żeby w miarę możliwości jak najszybciej poinformować go o podjętej decyzji. Jeżeli nie przejdzie do kolejnego etapu rekrutacji pracowników, przedstaw mu informację zwrotną dotyczącą wyników rozmowy kwalifikacyjnej oraz powodów podjęcia takiej decyzji.