Niezależnie od tego, jak duże jest Twoje doświadczenie w prowadzeniu rekrutacji powinieneś pamiętać, że dbałość o kandydata w tym procesie jest bardzo istotna. Jednocześnie potknięcia w rekrutacji mogą zdarzyć się każdemu – zarówno Tobie, jak i kandydatowi. Brzmi jak truizm, jednak z moich rozmów z klientami oraz kandydatami, a także własnych obserwacji wiem, że bardzo często zapominamy o tym aspekcie. Rekrutacje zaczynamy traktować jako coś w rodzaju automatycznego procesu, zapominając o ludzkim aspekcie. Możesz jednak zminimalizować możliwość pojawienia się błędów, jeśli zwrócisz uwagę na kilka z pozoru drobnych aspektów.
brak odpowiedniej reakcji
Pierwszym czynnikiem, na który nie wszyscy zwracają uwagę jest czas, w którym rekruter zareaguje na otrzymaną aplikację. Postaraj się nie odwlekać rozmowy na przyszły tydzień. Niezależnie od decyzji poinformuj kandydata o tym, czy znalazł się w kolejnym etapie czy nie. Nawet jeśli otrzymałeś interesującą aplikację nie musisz od razu umawiać się na spotkanie. Krótki screening telefoniczny często wystarcza, aby dowiedzieć się, czy chcesz zaprosić tę osobę do kolejnej fazy. Podczas rozmowy staraj się nie ograniczać do standardowych pytań dotyczących powodu aplikacji, motywacji czy oczekiwań finansowych. Już na tym etapie postaraj się dowiedzieć czegoś, co pozwoli Ci dokonać porównania między poszczególnymi kandydatami.
atrakcyjność oferty w oczach kandydata
Konkurencja między przedsiębiorstwami o pracowników jest dziś bardzo duża. Najlepsi specjaliści mogą często przebierać w ofertach. Twoim zadaniem powinno zatem być zainteresowanie kandydata nie tylko stanowiskiem, ale i samą firmą. Spróbuj nie ograniczać się zatem tylko do ogłoszenia rekrutacyjnego. Technologia odgrywa dziś ogromną rolę i z jednej strony usprawnia Twoją komunikację z kandydatem, z drugiej daje potencjalnemu pracownikowi możliwość zaznajomienia się z Twoją firmą. Zastanów się, co wyróżnia Cię spośród innych organizacji. Jeśli zapewniasz swoim pracownikom jakieś inne benefity niż tylko klasyczną kartę sportową i dofinansowanie do opieki medycznej, np. godziny dla rodziny, czyli wcześniejsze wyjście z pracy, fajny ‘pull car’ czy zniżki na zakupy, kursy języków obcych albo możliwość pracy zdalnej nie bój się tego pokazać – to Twój atut.
Naturalnie przed spotkaniem szczegółowo zapoznaj się z aplikacją kandydata, warto przygotować sobie listę pytań. Dobrze przygotowany rekruter, który wie z kim rozmawia, podnosi nie tylko ogólne zadowolenie stron z całego procesu, ale wpływa na dobry odbiór firmy w oczach kandydata.
odpowiedni czas
Planując spotkanie dokładnie przeanalizuj swój kalendarz i ustal termin, z którego na pewno się wywiążesz – odwołanie spotkania w ostatniej chwili nie zostanie dobrze odebrane. Weź pod uwagę, że kandydaci, którzy zmieniają pracę bardzo często biorą wolne we wciąż aktualnym miejscu zatrudnienia, by spotkać się właśnie z Tobą. Dostosowują do tego swój grafik i robią wszystko by dotrzeć na czas. Jedną z reguł, którą kierujemy się w Randstad jest wyjście naprzeciw potrzebom kandydata. Nie ograniczamy się tylko do bezpośrednich spotkań. Jesteśmy otwarci na wideokonferencje czy rozmowy telefoniczne. Kandydat biorący udział w rekrutacji do Twojej firmy może pochodzić z innej miejscowości, bierze więc pod uwagę relokację. Wideorozmowa jest zatem dla niego ogromnym ułatwieniem i stawia Twoją firmę w dobrym świetle. Pamiętaj także, by nie umawiać kilku kandydatów na tę samą godzinę. Jedna z kandydatek opowiadała mi, że wyszła z rozmowy właśnie dlatego, że na tę samą godzinę umówiono kilka osób. Pamiętaj, by uprzedzić, ile osób z firmy będzie obecnych na spotkaniu, a jeśli planowane są dodatkowe testy lub kolejne etapy, kandydat powinien posiadać tę wiedzę przed spotkaniem. Poinformuj kandydata, jeśli rozmowa będzie przeprowadzona w obcym języku.
miejsce spotkania
Podobnie, jak w przypadku godziny spotkania równie ważne jest jego miejsce. Raz na jakiś czas zdarza się, że firma, której pomagam pozyskać pracownika prosi mnie, bym umówiła kandydata na spotkanie w kawiarni lub hotelowym lobby. Zawsze odradzam ten pomysł. Swoboda w rozmowie jest bardzo ważna. Wspólnie z kandydatem możecie poruszać istotne aspekty, takie jak wynagrodzenie. Zadbaj zatem o to, by nikt Wam nie przeszkadzał. Jeśli z pewnych powodów, np. Twoja firma dopiero otwiera biuro w danym mieście, nie masz gdzie przeprowadzić rozmów kwalifikacyjnych, rozważ wynajęcie salki w przestrzeni co-workingowych. W ten sposób nie tylko zyskujecie komfortowe miejsce do rozmowy, ale także pokazujesz kandydatom, że poważnie podchodzisz do rekrutacji. Laptop i telefon komórkowy też raczej się nie przydadzą. Im bardziej będziesz skupiony na rozmowie z kandydatem, będzie ona krótsza i bardziej efektywna. Trzymaj się (w miarę możliwości) ram czasowych, nie przedłużaj, ale też ich nadmiernie nie skracaj.
zadbaj o odpowiednią atmosferę
Podczas spotkania postaraj się zadbać o dobrą atmosferę. Każdy z nas brał udział w rekrutacji i niezależnie od stanowiska rozmowa kwalifikacyjna wzbudza wiele emocji. Kandydat może być zestresowany, przez co nie na wszystkie pytania odpowie zgodnie z rzeczywistością. Jeśli unikniesz pewnych zachowań kandydat zyska komfort, a Ty poznasz jego prawdziwe predyspozycje. Miej świadomość możliwości wystąpienia efektu aureoli, czyli przypisywaniu osobie cech na podstawie pierwszego wrażenia. Nie potęguj nadmiernie napięcia zadając zbyt trudne pytania, a niedopuszczalne są te, poruszające sferę prywatną kandydata. Warto zatem poruszyć temat sukcesów, dokonań, którymi kandydat może się pochwalić.
działaj szybko
Bardzo często spotykam się z sytuacją, w której firma jest zachwycona zarekomendowanym kandydatem, jednak dla porównania chciałaby otrzymać kolejne rekomendacje. To może rodzić pewne problemy, bo trzeba wznowić poszukiwania, a sam proces się wydłuża. Tymczasem kandydaci bardzo często podejmują pracę tam, gdzie pojawiła się pierwsza oferta spełniająca ich oczekiwania. W efekcie bardzo prawdopodobne, że idealny pracownik podejmie pracę u konkurencji – jest przecież specjalistą w swoim fachu i nie narzeka na brak zainteresowania. Oczywiście różna perspektywa jest ważna, ale jeśli masz możliwość pozyskania perełki, nie wahaj się.
pamiętaj o informacji zwrotnej
Jak już wspominałam, niezależnie od tego, jaką decyzję podejmiesz pamiętaj, by poinformować o tym kandydata. Informacja zwrotna jest bardzo ważna a nie każdy z nią wraca. Jeśli nie jesteś w stanie odpisać na każdą złożoną aplikację dobrym rozwiązaniem będzie automatyczna odpowiedź z podziękowaniem. Wielokrotnie słyszałam od kandydatów, że mnóstwo firm nie odzywa się też po zakończonej rekrutacji. Jeśli osoba nie odpowiadała Ci profilowo na stanowisko, w przyszłości może idealnie pasować do innego, ale pozostawiona bez informacji zwrotnej raczej nie będzie miała dobrej opinii o Twojej firmie.
Niezależnie od tego, na jakie stanowiska prowadzimy rekrutację, każdy ma prawo popełniać błędy. Ważne jest aby mieć świadomość i starać się ich nie popełniać. Dbajmy o relacje z kandydatami, a także o ich dobre doświadczenia w procesie rekrutacji. Coraz więcej firm dostrzega korzyści działań employer brandingowych oraz wdraża dobre praktyki w tym zakresie, co przekłada się na coraz większe zadowolenie u potencjalnych pracowników, podnosząc jednocześnie renomę firmy.
Autor: Agnieszka Skuczyńska
Zespół Randstad Polska
lider branży hr