Niezależnie od tego czy firma dopiero raczkuje, czy jest już dojrzałą organizacją z ugruntowaną pozycją na rynku, może się zdarzyć, że nie posiada wewnętrznego działu księgowego, lecz korzysta z usług biura rachunkowego. Takie rozwiązanie może być korzystne na przykład w niewielkich przedsiębiorstwach, w których nie powstają tony dokumentacji. Jednak gdy firma chce mieć większą kontrolę nad procesami (obieg dokumentów, ich dostarczanie na czas), warto mieć dział księgowy pod ręką. Nawet jeśli ma to być niewielka komórka, to jej stworzenie może być procesem czasochłonnym i kosztownym. W wielu działaniach może Cię jednak wesprzeć agencja rekrutacyjna, która nie tylko pozyska dla Ciebie niezbędnych specjalistów (na czele z główną księgową), ale także pomoże w zaplanowaniu działań oraz dokona analizy procesów.
zapoznanie się z procesami
Agencja, przy wsparciu swoich wewnętrznych specjalistów z księgowości, może dokonać wstępnej analizy procesów w firmie. Może podpowiedzieć Ci jakiego systemu finansowo-księgowego potrzebujesz (np. SAP czy Symfonia), wskazując dlaczego akurat to rozwiązanie jest lepsze dla Twojej organizacji. Po dokonaniu takiej analizy, zarekomenduje rekrutacje konkretnych specjalistów w odpowiedniej liczbie. Agencja, której eksperci każdego dnia rekrutują księgowych, spotykają się z nimi na rozmowach kwalifikacyjnych, bardzo dobrze zna rynek – wie na czym zależy kandydatom, jakie aspekty biorą pod uwagę poszukując miejsca pracy. Dzięki tej wiedzy jest w stanie pomóc Ci w doborze stawek wynagrodzenia czy ustaleniu benefitów, które są w stanie skutecznie przyciągnąć dobrych specjalistów.
ułożenie planu działania
Tworząc wewnętrzny dział księgowości, bardzo istotne jest to, by przejście ze współpracy z zewnętrznym biurem rachunkowym odbyło się płynnie. Agencja rekrutacyjna może pomóc Ci ułożyć harmonogram takiego procesu. Doradzi, że jeśli chcesz, by wewnętrzna księgowość rozpoczęła pracę 1 lipca, to niezbędne będzie pozyskanie głównej księgowej do 1 lutego, a dwa miesiące później pracę powinni zacząć kolejni specjaliści. Oczywiście te terminy nie są sztywne i zależą od wielkości firmy, ilości procesów, branży. Warto zaplanować więcej czasu na stworzenie tej komórki. Zwłaszcza, że jej rola jest niezwykle istotna w każdej organizacji. Źle zaksięgowana faktura, błędnie rozliczony projekt – to wszystko może mieć bolesne skutki. Zwłaszcza, że praktycznie każdy rok przynosi nowe zmiany w przepisach.
rekrutacja zespołu
główna księgowa
Wsparcie agencji w analizie procesów, stworzeniu planu działania czy określeniu stawek i benefitów to bardzo istotne aspekty. Jednak jej głównym zadaniem będzie pozyskanie odpowiednich specjalistów, na czele z główną księgową, od której przecież bardzo wiele zależy. Właściwe zweryfikowanie umiejętności osoby na tym stanowisku wymaga dostępu do wyspecjalizowanych narzędzi. Agencja przeprowadzi testy z rachunkowości, dzięki którym sprawdzi kompetencje twarde kandydatki na główną księgową. Jednak taka osoba, najważniejsza w całym dziale, powinna posiadać także odpowiednie umiejętności miękkie. Agencja, przeprowadzając test badania osobowości zawodowej (np. facet5) dowie się, jaki jest styl przywódczy tej osoby, w jaki sposób deleguje zadania i czy potrafi pracować w grupie. Nie zawsze świetny specjalista jest dobrym przełożonym. Jednak aspekty, które o tym decydują nie muszą być widoczne na pierwszy rzut oka. Chcąc sprawdzić to we własnym zakresie, trzeba liczyć się ze sporymi kosztami licencji na zaawansowane narzędzia umożliwiające weryfikację kompetencji kandydatów. Gdy współpracujemy w tym zakresie z agencją, koszty te są dużo mniejsze.
specjaliści
Poza główną księgową, agencja pozyska dla Twojej firmy także pozostałych członków zespołu (poza księgowymi mogą to być np. specjaliści ds VAT). Jest w stanie zrobić to szybko, między innymi dlatego, że dysponuje bazą kandydatów. Agencja sprawdza wiedzę tych osób, ich oczekiwania. Dzięki temu może zarekomendować Ci kandydata, z którym jest w stałym kontakcie, wie, że szuka pracy, a Twoje warunki są dla niego atrakcyjne. W ten sposób rekrutacja jest dużo efektywniejsza. Spójrz, ile rzeczy musiałoby się stać, zanim nastąpiłoby spotkanie z kandydatem - zredagowanie ogłoszenia, zamieszczenie go na portalach pracy, dokonanie selekcji CV, umówienie spotkań. W tym czasie agencja może już pozyskać sprawdzonego specjalistę. Co więcej, zaangażowanie w ten proces także Twojej głównej księgowej zwiększy szanse na to, że zespół będzie złożony z osób podobnych pod względem wyznawanych wartości, wpisujących się w kulturę organizacyjną firmy.
Olga Lekh
młodszy analityk finansowy