jak przygotować skuteczny proces rekrutacji?

Celem każdej rekrutacji jest obsadzenie wakatów odpowiednimi kandydatami, którzy będą wywiązywać się ze swoich zawodowych obowiązków. Skuteczność rekrutacji można zatem oceniać przede wszystkim, badając po upływie pewnego czasu, jak sprawdzają się zrekrutowani kandydaci. Efektywność będzie zależała od takich czynników, jak: trafność rozpoznania i zdefiniowania rzeczywistych potrzeb kadrowych firmy, trafność określenia istotnych umiejętności zawodowych oraz cech osobowościowych, skuteczność w dotarciu do odpowiednich kandydatów, rozpoznawanie i ocena umiejętności i wreszcie właściwa decyzja o wyborze najbardziej odpowiedniego z potencjalnych kandydatów. Jak przygotować proces rekrutacji, tak by spełniał wszystkie te elementy?

zdiagnozowanie potrzeb

W praktyce bardzo często niedoceniane lub zaniedbywane jest dokładne zbadanie i określenie potrzeb kadrowych przed przystąpieniem do działań rekrutacyjnych. Chodzi tu nie tylko o  to, aby określić, jakich kandydatów potrzebuje firma. Przede wszystkim należy stwierdzić, przed jakimi wyzwaniami stoi obecnie firma i jakimi sposobami najlepiej można go rozwiązać. Nie zawsze najlepszym lekarstwem na wyzwania musi być zatrudnianie nowych pracowników. Kwestie, które należy rozpatrzyć na wstępie, podczas procesu rekrutacji to: 

• co ma być zadaniem osoby zatrudnionej na danym (nowym) stanowisku,
• co konkretnie pracownik ma robić, jakie cele osiągać,
• kto jeszcze w firmie realizuje podobne cele,
• ile czasu dziennie, tygodniowo, miesięcznie, rocznie może zająć wykonywanie tych prac,
• w którym miejscu struktury organizacyjnej (komórce, dziale) stanowisko ma być zlokalizowane?

Analiza sytuacji może wykazać, że cele, o które chodzi w przypadku danego stanowiska, są już w  firmie realizowane przez inne komórki organizacyjne albo że dla lepszego funkcjonowania firmy stanowisko należy przesunąć w inne miejsce w strukturze organizacyjnej.

analiza opłacalności

Warto zastanowić się również czy względy ekonomiczne uzasadniają istnienie danego stanowiska pracy, a w szczególności: jaki będzie całkowity koszt funkcjonowania konkretnego wakatu (kalkulacja powinna objąć nie tylko pensję z narzutami, przewidzianą dla danej funkcji w organizacji, lecz także koszty rekrutacji, szkolenia, dodatkowych świadczeń oraz koszty biurowe). W analizie warto uwzględnić oczekiwania finansowe kandydatów, obecną sytuację na rynku pracy oraz to, czy kandydatów na takie stanowisko łatwo pozyskać. Należy zastanowić się nad alternatywnymi kosztami rekrutacji. Czasem wyszkolenie osób z wewnątrz lub reorganizacja, choć pociągają za sobą pewne koszty, są nieporównywalnie bardziej opłacalne.

opis stanowiska

Każdy opis stanowiska pracy musi w sposób jasny i precyzyjny określać kompetencje i oczekiwania, a także zadania związane z konkretnym stanowiskiem. Powinien zawierać pełną nazwę, musi też zawierać cel, w jakim konkretne stanowisko powstało i czemu służy w organizacji. Prawidłowo stworzony opis powinien zawierać: nazwę stanowiska pracy, cel stanowiska pracy, obowiązki na stanowisku pracy, nazwa firmy oraz działu, miejsce w strukturze organizacyjnej (dyrektor, specjalista etc.), warunki pracy – miejsce i czas wykonywania pracy.

Pobierz przewodnik: rozmowa kwalifikacyjna na stanowiska biurowe i administracyjne.

odpowiednie ogłoszenie

Jeśli chodzi już o samo ogłoszenie należy dokładnie przemyśleć, gdzie zostaną opublikowane oferty pracy. Warto skorzystać nie tylko z portali ogłoszeniowych i agencji czy urzędów pracy, ale także stworzyć zakładkę kariery na stronie internetowej i fanpage firmy oraz wspomagać się możliwościami dawanymi przez social media: grupami dla osób szukających zatrudnienia czy reklamami. Jeśli pracodawca nie chce lub nie może sobie pozwolić na korzystanie z drogich rozwiązań w poszukiwaniu pracownika, warto poszukać tych darmowych propozycji. Należą do nich tablica ogłoszeń w urzędzie pracy, nawiązanie współpracy z biurami karier, własna strona internetowa i media społecznościowe. Z zasady również ogłoszenia w gazecie lokalnej to bardzo niewielki koszt.

Bardzo dobrze sprawdzają się również systemy poleceń między pracownikami. Niektóre firmy oferują premie swoim pracownikom, jeżeli zatrudnią kandydata z ich polecenia. Korzystanie z usług  firm rekrutacyjnych nie koniecznie musi być zarezerwowane dla dużych firm. W niektórych przypadkach jest to po prostu niezbędne. Szczególnie w sytuacji, kiedy potrzebujemy znaleźć wysokiej klasy specjalistę, z doświadczeniem, o określonych kompetencjach i oczywiście zależy nam na czasie. Powierzenie takiej rekrutacji specjalistom HR jest potrzebne, jeśli taki pracownik jest kluczowy dla dalszego funkcjonowania organizacji lub jego rozwoju. Cena korzystania z profesjonalnych rekruterów najczęściej zależy od poziomu specjalistycznych kompetencji, które musi posiadać nowy pracownik.

rekrutacja właściwa 

Przed przejściem do selekcji kandydatów należy pamiętać o tym, że dla wszystkich z nich kryteria muszą być takie same. Nie można pozwolić sobie na żadnego rodzaju dyskryminację. Selekcja nie może więc opierać się o sytuację życiową; stan cywilny, posiadanie dzieci, orientację seksualną, kolor skóry czy wyznanie. Początkowa selekcja odbywa się za sprawą oceny umiejętności i kompetencji kandydatów względem wymagań firmy. To trudny moment w procesie rekrutacji, zwłaszcza gdy nadesłanych aplikacji jest bardzo dużo. Są jednak metody, które znacznie go upraszczają. W takiej sytuacji sprawdzają się narzędzia wspomagające rekrutera, umożliwiające automatyzację tego kroku. To między innymi formularze rekrutacyjne czy ankiety rekrutacyjne, umożliwiające wygenerowanie raportu i wygodne wyłonienie na jego podstawie najlepszych kandydatów.

Nie ma określonego czasu na przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej. Równie skuteczne spotkanie może trwać zarówno 20 minut, jak i 2 godziny. Decyduje o tym przebieg spotkania. W tej samej firmie czas rozmowy może się znacząco różnić. Jednak minimum świadczące o doskonałym przygotowaniu rekrutera to pół godziny, a czas powyżej półtorej godziny świadczy zwykle o nadmiernym odbieganiu od tematu. Przed zaproszeniem kandydatów warto więc przeanalizować ilość pytań koniecznych do zadania oraz przećwiczyć wstępne przedstawienie informacji o firmie. Dodając do tego czas na pytania osoby zaproszonej, zyskamy zwykle rozmowę trwającą około 1-1,5 godziny. W tym przedziale rekruter jest w stanie pozyskać wszystkie najważniejsze dane na temat kandydata oraz przedstawić zarówno stanowisko pracy, jak i samą firmę.

wybór odpowiedniego kandydata i feedback dla uczestników

Wybór właściwej osoby powinien być odpowiednio przygotowanym procesem selekcji i rekrutacji. Jeśli na wcześniejszym etapie będziemy zbyt szybko lub wprost przeciwnie zbyt wolno podejmować decyzję może to przysporzyć nam trudności. Konsekwencją może być niedopasowanie do profilu albo utratę wartościowego kandydata, który wybierze ofertę konkurencji przez naszą zwłokę.

Warto też, jeśli jesteśmy już do kogoś przekonani możemy sprawdzić jego referencje. Opinia opisująca kandydata jest niezwykle ważnym źródłem informacji dotyczącym jego pozycji zawodowej. Dzięki referencjom można sprawdzić wiarygodność dokumentów przedstawionych przez kandydata. Podejście do referencji w Polsce jest zmienne. Opinie często są napisane szablonowo i w dodatku przez osoby, które nie współpracowały bezpośrednio z kandydatem.

Co z osobami, które nie zostały wybrane? Koniecznie zadbaj o odpowiedź zwrotną. Dzięki szczerości w feedbacku unikniemy nieprzyjemnych sytuacji. Warto pamiętać też, że w zdecydowanej większości kandydat doceni szczerą informację zwrotną. Dzięki temu wie, w jakich obszarach musi się poprawić. Niektóre osoby właśnie dlatego chodzą na rozmowy – aby się sprawdzić. Kandydaci docenią prawdę oraz taką postawę i w przyszłości będą chcieli ponownie aplikować do firmy. Szczerość ma zatem pozytywny wpływ na markę pracodawcy. Warto oprzeć się na faktach i przedstawić jasny powód odrzucenia kandydatury. Dobrze byłoby dla równowagi podkreślić również pozytywne aspekty rozmowy.

wprowadzenie w organizację, czyli onboarding

Dla wielu osób rozpoczynających swoją przygodę z nową firmą pierwsze momenty po zetknięciu się z obowiązkami są bardzo stresujące. Nic w tym dziwnego: zupełnie inne środowisko, kultura pracy, oczekiwania i organizacja wymagają pewnego czasu na wdrożenie. Jednocześnie wiele świeżo zrekrutowanych osób uważa brak systemowego podejścia do tego zagadnienia za jeden z największych problemów, utrudniających lub wręcz uniemożliwiających właściwą realizację powierzonych zadań.

W okresie następującym pomiędzy zakończeniem rekrutacji a właściwym rozpoczęciem współpracy warto postawić także na dobrą komunikację z nowym pracownikiem. W wielu firmach niestety nadal standardem jest, że w tym czasie kontakt właściwie zamiera. Wprawdzie większość kwestii formalnych zapewne została już ustalona, jednak bierne oczekiwanie na stawienie się talentu w progu firmy to nienajlepsze rozwiązanie, zwłaszcza że często pomiędzy zakończeniem rekrutacji a podjęciem obowiązków mija nawet kilka miesięcy. W tym czasie można już powoli wdrażać nowego współpracownika do nowej rzeczywistości i kultury pracy. 

Pierwsze dni w nowej pracy warto poświęcić na efektywne wdrożenie, nieograniczające się jedynie do przeprowadzenia koniecznych szkoleń. Należy skupić się na przedstawieniu informacji o firmie, uwzględniających wszystkie kluczowe kwestie dla prawidłowego odnalezienia się w nowym środowisku. Podczas przygotowywania skutecznego onboardingu pracownika warto pomyśleć również o dodatkowych materiałach, które okażą się ważnym wsparciem w czasie procesu adaptacji. Nie mówimy w tym przypadku jedynie o gadżetach reklamowych i pakietach startowych. Niektóre firmy decydują się np. na stworzenie podręcznika zawierającego zbiór informacji na temat firmy, przyjętych standardów czy ciekawostek, które umożliwią łatwiejsze odnalezienie się w nowym środowisku i zwiększą zaufanie do pracodawcy. Cyfrowy świat daje nam zupełnie inne możliwości komunikacyjne. Warto wykorzystać ich potencjał, aby przeprowadzić onboarding w ciekawy i nieszablonowy sposób. Można więc stworzyć platformę, na której znajdą się interesujące materiały dotyczące nie tylko samej organizacji, ale również innych członków zespołu.