rzeczywisty koszt rotacji pracowników.

Trudny europejski rynek pracy jest powodem do niepokoju dla wielu pracodawców, zwłaszcza tych, którzy na dużą skalę zatrudniają pracowników w produkcji oraz logistyce. Niestety, zbyt często kadra kierownicza koncentruje wszystkie swoje wysiłki na poszukiwaniu utalentowanych pracowników, a nie na ich zatrzymywaniu.

Zamiast tego powinna skupić się na śledzeniu i podjęciu działań związanych z utrzymaniem korzystnego wskaźnika rotacji. Koszt związany z rotacją pracowników, który jest widoczny w przychodach, nastrojach i wydajności może być szokujący, zwłaszcza w sytuacji, gdy pomnoży się go przez setki albo tysiące pracowników.

Przy użyciu danych dotyczących zatrudnienia można obliczyć średni koszt związany z rotacją i zobaczyć, jak niekorzystnie wpływa na przedsiębiorstwo oraz wyniki. Tylko wtedy można znaleźć opłacalne rozwiązania, które poprawią wskaźniki zatrzymywania zatrudnionych. A co za tym idzie, sprawią, że firma i pracownicy będą się rozwijać.

dlaczego rotacja pracowników jest obecnie tak wysoka?

Firmy na całym świecie borykają się ze zwiększoną rotacją pracowników spowodowaną zarówno przez zmieniający się sposób myślenia pracowników, jak i praktyki związane z pracą. Pandemia mogła przyczynić się do powstania w Europie trudnego rynku pracy, ale podstawowy czynnik, który napędzał Wielką Rezygnację, istnieje już od pewnego czasu.

Raport Gallupa dotyczący globalnego stanu miejsc pracy w 2022 roku wskazuje, że niezadowolenie z pracy w Europie jest wyższe niż w innych regionach, gdyż jedynie 14% pracowników wykazuje zaangażowanie w miejscu pracy. Pozbawione jasno określonych więzi z przedsiębiorstwem, pozostałe 86% może odejść, jeżeli pojawi się ku temu okazja albo pojawią się skargi dotyczące ich pracy.

zmieniające się oczekiwania pracowników

W ramach badania ankietowego Randstad Workmonitor 2023 przeprowadzonego wśród 35 000 pracowników na 34 globalnych rynkach zgromadzono informacje na temat przemyśleń pracowników dotyczących wykonywanej przez nich pracy oraz kwestii zachowania przez nich równowagi między pracą a życiem prywatnym.

• Prawie 50% wszystkich pracowników jest gotowych odejść, aby poprawić swoją równowagę pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym.
• Jedynie 63% pracowników w Europie Północno-Zachodniej stawia pracę na pierwszym miejscu, czyli najmniej w badanych regionach.
• Niewiele ponad połowa pracowników w Europie wychodzi z założenia, że ich praca daje im poczucie ogólnego celu.

Jeżeli pracownicy nie czują się związani z firmą, czy to za poprzez kwestie społeczne, czy wykonywane obowiązki, możesz liczyć się z wyższym niż przewidywano wskaźnikiem rotacji pracowników.

nowe technologie sprawiają, że pracownicy się stresują

W miarę jak firmy zmierzają w kierunku cyfrowych i zautomatyzowanych procesów, pracownicy muszą cały czas opanowywać umiejętności obsługi nowego oprogramowania i technologii, co nie zawsze działa na ich korzyść. Wyniki przeprowadzonej ostatnio wśród pracowników w Europie kontynentalnej ankiety wskazują, że 36% pracowników odczuło, że ostatnie inwestycje w technologię w obrębie ich firmy nie poprawiły ich komfortu pracy.

Bardzo istotne jest, aby pracodawcy konsultowali się z pracownikami, zwłaszcza jeżeli chodzi o platformy oprogramowania, które w bezpośredni sposób wpływają na ich codzienną pracę. Ciągła komunikacja może pomóc rozpoznawać problemy i zapewnić, że zespół zaangażuje się we wdrożenie technologii. Ponadto należy wybrać odpowiedni format szkoleń, w ramach którego dostępna będzie informacja zwrotna i zachęty.

ile kosztuje zastąpienie pracownika?

Jeżeli chce się pozostać produktywnym i wypłacalnym, nie można pozwolić sobie na mimowolną utratę pracowników. Według danych Instytutu Pracy każda utrata pracownika kosztuje firmę średnio 1/3 jego rocznego wynagrodzenia.

Gallup donosi, że te wartości są jeszcze wyższe, ustanawiając koszt znalezienia odpowiedniego zastępstwa na poziomie od połowy do dwukrotności wynagrodzenia pierwotnego pracownika. W rezultacie, jeżeli firma napotyka trudności związane z zatrzymywaniem pracowników, może to równocześnie znacząco wpłynąć na wyniki i zaszkodzić marce organizacji.  

Aby precyzyjnie oszacować, ile kosztuje zastąpienie pracownika w przedsiębiorstwie, należy wziąć pod uwagę koszty bezpośrednie i pośrednie (a nawet pewne wartości niematerialne).

bezpośredni koszt zatrudnienia pracownika

Najbardziej oczywisty czynnik w kwestii obliczania wydatków związanych z rotacją stanowią koszty pozyskiwania nowych pracowników. W zależności od procesu rekrutacyjnego i poziomu stanowisk, na które prowadzi się rekrutację, konieczne może okazać się ponoszenie niektórych albo wszystkich następujących wydatków:

• publikacja ogłoszeń
• agencje rekrutacyjne
• pracownicy tymczasowi
• przypisanie wynagrodzeń działu kadr oraz kierowników do weryfikacji i rozmów kwalifikacyjnych z potencjalnymi kandydatami
• wydatki związane z podróżowaniem i przemieszczaniem się
• premie motywacyjne wypłacane po rozpoczęciu współpracy
• koszty związane z wdrożeniem nowego pracownika, w tym koszty szkoleń, przydziału sprzętu oraz konfiguracji technicznej

Jeżeli uwzględni się powyższe wydatki, można zauważyć zdecydowaną przewagę rekrutacji wewnętrznej. Najprawdopodobniej posiadasz już dostęp do wewnętrznej witryny z ofertami pracy i możesz wyeliminować większość czynności związanych z weryfikacją pracowników i wdrażaniem nowych pracowników. Ponadto masz już do dyspozycji statystyki dotyczące wyników pracy i pewne pojęcie na temat posiadanych przez pracownika umiejętności oraz zasobów.

Niezależnie od tego, czy zatrudnia się nowego pracownika ze struktur wewnętrznych, czy spoza przedsiębiorstwa, nie można pozwolić na to, aby kompetentni pracownicy odchodzili z firmy. Zwłaszcza gdy istnieją sposoby na rozwiązanie zaistniałego problemu. Ponadto koszty bezpośrednie stanowią jedynie część kosztów rotacji pracowników.

pośredni koszt utraty pracownika

Rozważając koszty związane z rotacją, kierownictwo często pomija pośrednie wydatki, choć rzeczywiście trudno je zmierzyć. Jednak zdaniem Instytutu Pracy koszty miękkie mogą stanowić ponad dwie trzecie kosztów związanych z utratą pracownika i wywoływać długotrwałe szkody pod postacią erozji marki i spadku morale.

zmniejszenie wydajności

Gdy chociaż jeden pracownik opuszcza przedsiębiorstwo, pojawia się odczuwalny spadek wydajności i zaburzenie ciągłości. Jeśli pula utalentowanych pracowników przypomina drzwi wahadłowe, przez które cały czas przychodzą i odchodzą nowe osoby, mamy do czynienia ze znacznym spadkiem jakości usług albo produkcji. Niedotrzymanie terminów może doprowadzić do tego, że pozyskanie i utrzymanie klientów będzie stanowiło wyzwanie i w znacznym stopniu wpłynie na przepływy pieniężne.

Niedobory personelu prowadzą do opóźnień produkcyjnych. Trzeba mieć na względzie, że nawet po zastąpieniu brakujących pracowników nowymi, ich wdrożenie zajmuje nieco czasu, co skutkuje dalszymi wynikami poniżej normy. Należy rozważyć te ukryte koszty szkoleń pracowników:

• utrata czasu pracy spowodowana procesem wdrażania, wliczając w to koszty związane z obsługą kadrowo-płacową, sprzętem oraz przydzielaniem dostępów
• szkolenia stanowiskowe
• poprawa błędów
• słabsza niż zazwyczaj wydajność spowodowana brakiem znajomości sprzętu oraz procedur

Ponadto każda z wyżej wymienionych sytuacji wymaga wkładu albo pomocy ze strony obecnych pracowników, co wpływa na zmniejszenie ich ogólnej wydajności. Stowarzyszenie Zarządzania Zasobami Ludzkimi zakłada, że kompleksowy program wdrożenia, które obejmowałby szkolenia wprowadzające oraz mentoring, może trwać 12 miesięcy.

W sytuacji, gdy następuje zamiana liderów wysokiego poziomu, cały proces ulega dalszemu wydłużeniu. Firma McKinsey stwierdziła, że nowym członkom wyższej kadry kierowniczej zbudowanie zaufania, wdrożenie strategii i zebranie zespołu może zająć ponad rok.

spadek morale

Utrata współpracownika może być traumatycznym przeżyciem dla obecnych pracowników, zwłaszcza jeśli była to długotrwała albo oparta na szczególnie bliskich więzach relacja. Czasami ludzie spędzają więcej czasu z osobami z pracy niż z własną rodziną albo przyjaciółmi. Pracownik, który zostaje w firmie, może odczuwać rozgoryczenie, że jego pracodawca nie zrobił więcej, aby zatrzymać współpracownika albo być zniechęcony tym, że musi szkolić i poznać nową osobę.

Poza tym rezygnacje mogą być zaraźliwe, a inni pracownicy będą zastanawiać się, czy może w innym miejscu nie czekają na nich lepsze możliwości. Jeżeli pracownik, który pozostał w firmie, podtrzymuje kontakt ze swoimi byłymi współpracownikami, mogą oni zachęcać pozostałych do odejścia z pracy, zwłaszcza w sytuacji, gdy okazało się to dla nich korzystne.

utrata wiedzy

Kiedy pracownicy odchodzą, zabierają ze sobą ogromny zasób wiedzy — począwszy od pomniejszych kwestii taki jak choćby to, który członek zespołu IT najskuteczniej naprawia błędy w obrębie platformy, aż po to, jak w poprawny sposób załadować i obsługiwać skomplikowaną maszynę. Branża hotelarska i handel w dużej mierze opiera się na spersonalizowanej obsłudze klienta, a utrata cenionego członka zespołu może przyczynić się także do utraty klientów.

Jeżeli przedsiębiorstwo oferuje szkolenia oraz możliwości rozwoju, które są niezbędne na współczesnym konkurencyjnym rynku pracy, straty obejmują również środki wydane na doskonalenie pracowników. Tak naprawdę każda złotówka wydana na kształcenie i rozwijanie tego pracownika przyniesie w tym momencie korzyści jego przyszłego pracodawcy.

niekorzystny wpływ na markę

Wysoki wskaźnik rotacji pracowników może być szkodliwy dla marki pracodawcy. Dostęp do mediów społecznościowych ułatwił potencjalnym pracownikom możliwość przeprowadzenia rozeznania w kwestii wszystkich aspektów organizacji, z uwzględnieniem jej reputacji jako pracodawcy.

Chociaż skarga pojedynczego niezadowolonego pracownika może być nieuzasadniona, należy zacząć się obawiać, jeżeli większość byłych pracowników wystawi negatywne oceny. Koniec końców można mieć trudności z przyciąganiem wartościowych utalentowanych pracowników, tworząc błędne koło kiepskich perspektyw, nieszczęśliwych pracowników oraz kurczącego się wskaźnika retencji pracowników.

Jeżeli jednak z drugiej strony kadra pracownicza składa się ze stałych i zadowolonych pracowników, to atmosfera w miejscu pracy staje się od razu bardziej pozytywna. Skupiając się na wewnętrznej rekrutacji celem obsadzenia stanowisk, można podtrzymać zaufanie swoich pracowników i obsadzać role sprawdzonymi ludźmi.

ile kosztuje zastąpienie pracownika?

Choć koszty związane z zastąpieniem pracownika różnią się w zależności od stanowiska i poziomu kompetencji, można przeprowadzić kalkulację kosztów rotacji, biorąc pod uwagę wskaźnik rotacji pracowników oraz średnie roczne wynagrodzenie według typu pracownika.

1. Należy zacząć od zmierzenia procentowego wskaźnika rotacji pracowników w określonym czasie. Należy przykładowo podzielić liczbę pracowników, którzy odeszli w ubiegłym roku, przez średnią liczbę pracowników zatrudnionych w danym roku. W przypadku dużej liczby pracowników pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy można skorzystać z danych w przeliczeniu na pełny etat.
2. Po obliczeniu wskaźnika rotacji pracowników należy sprawdzać go co miesiąc, co kwartał albo co rok, tak abym móc wykrywać niepożądane tendencje. Można także porównać swój wskaźnik z innymi w obrębie branży i kraju, aby mieć pewność, że nie odstaje się od konkurencji.
3. Następnie należy wyznaczyć rodzaje pracowników według wysokości wynagrodzenia albo wykonywanych obowiązków. Można na przykład wyodrębnić pracowników produkcyjnych, kierownictwo oraz liderów najwyższego szczebla.
4. Należy gromadzić informacje od zespołu ds. HR i kadry kierowniczej, aby określić koszty zastąpienia na danym stanowisku i przedstawić te koszty jako odsetek wynagrodzenia. Zastąpienie pracownika produkcyjnego może na przykład być możliwe za 35% jego rocznego wynagrodzenia, podczas gdy zastąpienie dyrektora finansowego może kosztować znacznie więcej.
5. Należy zakończyć obliczenia dotyczące każdego typu pracownika, mnożąc roczne wynagrodzenie przez wartość procentową kosztów związanych z zastąpieniem, a następnie przez liczbę nowych pracowników, którzy są potrzebni po uwzględnieniu wskaźnika rotacji pracowników. Uzyskane dane liczbowe mogą wprawiać w zaniepokojenie i skłonić do całkowitego ponownego przemyślenia strategii związanych z utrzymaniem pracowników.

Przykład

• Roczna rotacja wynosi 20% w przypadku zatrudnianych 400 pracowników produkcyjnych.
• Szacunkowe obliczenia wskazują, że koszt zastąpienia osoby zarabiającej 40 000 EUR rocznie wynosi około 15 000 EUR.
• W ciągu roku, przy założeniu rocznego wskaźnika rotacji na poziomie 20%, zastępuje się 80 takich osób.
• Roczny koszt rotacji pracowników wynosi obecnie 1,2 mln EUR. A dotyczy to jedynie pracowników produkcyjnych. 

Można zatem szybko zauważyć, dlaczego należy zająć się kwestią fluktuacji pracowników.

obniżenie kosztów związanych z rotacją pracowników

Po dokładnym i szczerym przyjrzeniu się kwestii tego, ile kosztuje rotacja pracowników, nadszedł czas na działanie. Chociaż konieczna może być zmiana priorytetów dotyczących poświęcanego czasu i inwestowanych środków, na pewno można poprawić wskaźniki retencji pracowników i warto do tego dążyć. Oto wskazówki dotyczące aktywnych działań związanych z zatrzymywaniem pracowników

• Dowiedz się, dlaczego pracownicy odchodzą, przeprowadzając z nimi rozmowy na zakończenie współpracy.
• Gromadź informacje zwrotne od obecnych pracowników celem określenia problemów oraz osiągnięć.
• Bądź otwarty na wprowadzanie zmian, które mają pomóc pracownikom zaangażować się i rozwijać w Twojej firmie.
• Doskonal oferowane pakiety pracownicze, aby utrzymać konkurencyjność.

Należy obserwować sposób działania innych firm, aby promować wśród pracowników zaangażowanie, a następnie retencję pracowników. Przykładowo korporacyjne cele dotyczące inkluzywności oraz globalnego zrównoważonego rozwoju pomagają pracownikom uzyskać poczucie sprawczości, dając im poczucie tego, że wpływają na zachodzące zmiany. Ponadto należy znaleźć sposób na zwiększenie elastyczności pracy, aby pracownicy mogli odczuć, że mają pewną kontrolę nad tym, kiedy i gdzie pracują.

Nie można pozwolić sobie na to, żeby koszty związane z rekrutacją, szkoleniami i wdrażaniem nowych pracowników doprowadziły do upadku przedsiębiorstwa. Zamiast tego należy odkrywać sposoby na wsparcie swoich pracowników poprzez dbałość o rozwój zawodowy w strukturach firmy. Wydajny personel składający się z wieloletnich pracowników może przynosić korzyści wykraczające znacznie poza same zyski.