matryca kompetencji - rozwój i sprawne zarządzanie zespołem

Właściwa identyfikacja i świadomy rozwój kompetencji pracowników odgrywają kluczową rolę w rozwoju przedsiębiorstwa. To właśnie bowiem kompetencje pracowników stanowią najcenniejszy kapitał, jakim dysponuje organizacja. Część firm jednak wciąż ma problemy z wdrożeniem świadomej polityki ich doskonalenia. Tymczasem wystarczy zastosować jedno proste narzędzie, by przyczynić się do dynamicznego i odpowiednio ukierunkowanego rozwoju zespołu. Mowa oczywiście o matrycy kompetencji. Co zyskasz wdrażając ją w swojej firmie?

czym jest matryca kompetencji?

Mówiąc najprościej, matryca kompetencji to narzędzie, które w graficzny sposób przedstawia Ci umiejętności poszczególnych pracowników. Dzięki niej poznasz odpowiedzi na pytania:

• co członkowie zespołu potrafią zrobić;
• jakie są ich mocne strony;
• które umiejętności wymagają dopracowania.

W swym najprostszym ujęciu matryca kompetencji przypomina tabelę. Zestawia się w niej imiona i nazwiska pracowników z określonymi kompetencjami, umiejętnościami. Nie ma potrzeby uwzględniania wszystkich umiejętności – wystarczą te, które są istotne dla wykonywania danej pracy.

jak korzystać z matrycy?

Żeby oznaczyć stopień zaawansowania danego pracownika, w miejscu, w którym jego nazwisko przecina się z daną umiejętnością, zazwyczaj wpisuje się cyfry od 1 do 5, gdzie 1 oznacza, że pracownik nie posiada tej umiejętności w ogóle, a 5 – że opanował ją na tyle dobrze, iż może szkolić innych. Czasem zamiast cyfr stosuje się okręgi z zamalowanymi ćwiartkami, kolory lub procenty.

Tak naprawdę jednak forma prezentacji jest drugorzędna. Liczy się to, by matryca była czytelna. Wówczas wystarczy jedno spojrzenie, by wiedzieć, na jakim etapie rozwoju konkretnej umiejętności znajduje się pracownik. Ponadto graficzne przedstawienie danych pozwala na ich łatwiejsze i szybsze przyswajanie, co wpisuje się także w coraz popularniejszy nurt zarządzania wizualnego.

jakie korzyści daje matryca kompetencji?

Podstawową korzyścią, którą przyniesie Ci zastosowanie matrycy kompetencji w swojej organizacji jest możliwość szybkiej identyfikacji, na jakim etapie rozwoju umiejętności, kompetencji znajdują się pracownicy. Dzięki zgrupowaniu w jednym miejscu kluczowych kompetencji i umiejętności pracowników jesteś w stanie ocenić:

• czy umiejętności członków zespołu są wystarczająco rozwinięte, by sprostać określonemu zadaniu,
• które umiejętności pracowników należy dodatkowo rozwijać, zapewniając pracownikom odpowiednie wsparcie i szkolenia.

Co więcej, matryca kompetencji pozwala zaplanować rozwój poszczególnych osób w taki sposób, by posiadane przez nich umiejętności możliwie jak najlepiej się uzupełniały. Jest to szczególnie istotne podczas codziennego zarządzania kadrą, zwłaszcza jeśli konieczne jest osiągnięcie zastępowalności w zespole. Matryca kompetencji wskaże Ci bowiem nisze kompetencyjne i zdefiniuje te obszary, które warto rozwinąć, by możliwe było zastąpienie jednego pracownika drugim, np. w sytuacji urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Usprawnia to pracę i pozwala ustalić ścieżkę rozwoju całego zespołu, tak aby stał się on w pełni elastycznym teamem, którego członkowie będą mogli zamieniać się wykonywanymi zadaniami, co zapewni ciągłość prac.

dowiesz się, jak do rozwoju podchodzą pracownicy

Na bieżąco uzupełniana matryca kompetencji pokaże Ci także podejście samych pracowników do kwestii rozwoju. Z łatwością bowiem odczytasz z niej, który pracownik na przestrzeni czasu podniósł swoje umiejętności, a który tego nie zrobił. Matryca pozwala również ocenić sprawność, z jaką zespół radzi sobie z nabywaniem nowych umiejętności, co może działać motywująco na jego członków. Wykorzystywana na co dzień matryca kompetencji stymuluje bowiem pracowników do nauki, ciągłego doskonalenia i podnoszenia swoich kompetencji. To narzędzie, które nieustannie przypomina im o indywidualnym rozwoju i zachęca ich do zaangażowania się w działalność organizacji. By matryca była użyteczna i spełniała swoją rolę w efektywnym zarządzaniu kadrą i doskonaleniu umiejętności Twoich specjalistów, zadbaj o to, by w jej opracowywaniu brali udział główni zainteresowani, czyli właśnie pracownicy. W ten sposób unikniesz sytuacji, w której pracownicy będą podważać zasadność ocen, które im wystawiasz bez konsultacji z nimi. Jeśli doszłoby do takiej sytuacji, matryca zamiast wspierać rozwój pracowników zacznie działać na nich demotywująco i doprowadzi do zmniejszenia ich zaangażowania.

Matryca kompetencji sprawdza się w zwłaszcza w dużych firmach, gdzie przez wzgląd na rozbudowane struktury personalne mogą pojawiać się problemy z przepływem informacji. Matryca kompetencji niweluje ten niekorzystny aspekt, usprawniając procesy toczące się w firmie. Ułatwia również przydzielanie zadań w dużych zespołach. Wystarczy na nią spojrzeć, by wiedzieć, w czym dany pracownik się specjalizuje, a szybki dostęp do takich informacji to klucz do sprawnego zarządzania zespołem.

wolna matryca kompetencji sposobem na samoistny rozwój firmy

Żeby sprawnie zarządzać rozwojem kompetencji personelu, warto stosować także wolną matrycę kompetencji.  To nic innego, jak zbiór zadań, do których pracownicy sami się dopisują, a realizują je wykorzystując kompetencje i umiejętności, o których istnieniu mogłeś nie być świadomy, np. pracownik posiadający wiedzę z jakiegoś obszaru oraz dysponujący określonymi kompetencjami miękkimi może szkolić inne osoby. W ten sposób Twoi specjaliści rozwijają także swoje pasje i nieoczywiste kompetencje, które przydają się w sytuacjach nadzwyczajnych, np. jeśli potrzebne jest tłumaczenie w języku, którego na co dzień nie używa się w środowisku pracy można najpierw sięgnąć do zasobów organizacji, a nie szukać zewnętrznego podmiotu, który się tym zajmie. Stwarzając optymalne warunki do samorozwoju pracownika, rozwijasz swoją firmę, rozszerzając działalność o nowe obszary.